Làm việc từ xa đem lại cho bạn cảm giác tự do và linh hoạt, không chỉ về cách làm việc mà còn về nơi bạn làm việc. Tuy nhiên, nhiều phiền nhiễu mà bạn phải đối mặt ở nơi công sở vẫn có thể xuất hiện khi làm việc tại nhà. Một cách tuyệt vời để vượt qua những vấn đề đó là sử dụng thời gian hợp lý.
Dưới đây là một số lời khuyên có thể giúp bạn.
Tạo danh sách việc cần làm thực tế
Sự phân tâm là điều rất phổ biến khi làm việc từ xa, vì vậy bạn cần tạo ra một lịch trình thực tế cho mình. Cụ thể:
– Chỉ đưa 3-5 mục vào danh sách việc cần làm mỗi ngày;
– Sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục đó dựa trên nhu cầu của bạn;
– Chia nhỏ các mục tiêu lớn để bạn không cảm thấy choáng ngợp.
Phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ
Cho dù tổ chức các cuộc họp từ xa hay thực hiện công việc hàng ngày, bạn phải cẩn thận về việc dành quá nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, đặc biệt là các công việc đơn giản. Nếu làm vậy, bạn đang lãng phí thời gian quý giá của mình. Chẳng hạn, nếu bạn dành 3 giờ chỉ để thực hiện các báo cáo, thì hoạt động này có thể kéo dài trong toàn bộ thời gian đó và bạn có ít thời gian để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Hãy xác định rõ ràng những gì bạn cần phải làm và thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đó.
Tận dụng thế mạnh của bạn
Khi bạn đã có danh sách việc cần làm và thời hạn cho từng nhiệm vụ, hãy xem xét thứ tự thực hiện để đạt được mục tiêu và giữ cho bạn có động lực.
Nếu bạn làm việc hiệu quả vào buổi sáng, hãy sắp xếp các cuộc họp vào buổi chiều. Nếu bạn cảm thấy có năng suất hơn vào buổi chiều, hãy nói với nhóm liên hệ với bạn vào buổi sáng. Đừng ngần ngại cho người khác biết về sở thích công việc của bạn. Nếu không, bạn sẽ luôn phụ thuộc vào họ và lịch làm việc sẽ có đầy những khoảng thời gian không phù hợp với bạn.
Chuẩn bị sẵn sàng cho mọi cuộc họp
Nếu không chuẩn bị cho các cuộc họp, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn cần thiết. Hãy sẵn sàng cho các cuộc họp bằng cách:
– Đọc tất cả các tài liệu đi kèm với cuộc họp;
– Yêu cầu làm rõ về những vấn đề sẽ được đề cập trong cuộc họp để có thể chuẩn bị trước;
– Xác định mục tiêu và đảm bảo rằng bạn đạt được điều đó vào cuối cuộc họp.
“Bạn càng sử dụng thời gian hợp lý, thì cuộc sống và công việc của bạn càng trở nên cân bằng và êm ả hơn.”
Giao tiếp rõ ràng
Đây là một trong những chiến lược sử dụng thời gian hợp lý được sử dụng khi làm việc tại nhà và bạn thiếu sự kết nối trực tiếp giữa người với người. Vì vậy, hãy lưu ý lựa chọn các công cụ khác nhau giúp bạn giao tiếp nhanh chóng và rõ ràng, tránh những hiểu lầm khiến công việc phải ngừng trệ hoặc cần thực hiện lại gây lãng phí thời gian.
Ngừng di chuyển liên tục giữa các nhiệm vụ
Bạn có thể nghĩ rằng thực hiện nhiều việc cùng lúc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng não của bạn cần khoảng 15 phút để tập trung lại sau khi chuyển đổi nhiệm vụ. Khi thực hiện nhiều hơn hai công việc cùng lúc, não của bạn cần phải di chuyển sự tập trung liên tục và điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất.
Hãy thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và chuyển sang nhiệm vụ khác ngay sau khi đã hoàn thành. Bạn sẽ ít bị phân tâm hơn và thậm chí có thể hoàn thành công việc nhanh hơn so với việc cố gắng thực hiện nhiều việc cùng lúc.
Tránh xa công việc cá nhân
Đây là một trong những yếu tố phổ biến nhất khiến làm việc tại nhà gặp thất bại. Có vẻ như rửa một vài cái bát có vẻ nhanh chóng, nhưng sau đó bạn lại chuyển sang giặt giũ, lau nhà, dọn dẹp. Bạn không làm những việc đó trong văn phòng, vì vậy bạn cần đối xử với công việc ở nhà theo cách tương tự. Nếu bạn nghĩ về các vấn đề cá nhân khi đang làm việc, hãy viết ra và thực hiện chúng khi đã hoàn tất công việc.
Đừng cảm thấy không vui vì những rủi ro trong việc quản lý thời gian
Hối tiếc là một cảm xúc mạnh mẽ, chiếm nhiều năng lượng tinh thần. Luôn có những điều chúng ta có thể có hoặc đáng lẽ phải làm tốt hơn, nhưng bạn không thể thay đổi quá khứ. Tất cả những gì bạn có thể làm là nhìn về tương lai và đảm bảo rằng bạn sẽ làm tốt hơn sau các sai sót trong quản lý thời gian. Thay vì cảm thấy tiếc nuối và lo lắng về điều gì đó đã làm sai, hãy sử dụng năng lượng tinh thần đó để thúc đẩy bản thân về phía trước.
Trên đây là 8 sử dụng thời gian hợp lý dành cho người làm việc từ xa sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày, dẫn đến một ngày làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Hãy dành vài phút để xem xét và áp dụng trong công việc hàng ngày của bạn. Bạn sẽ thực hiện mẹo nào đầu tiên?
Đặng Hảo
