Dù làm ở bất kể vị trí nào trong doanh nghiệp, bạn đều sẽ không tránh khỏi việc nhờ vả sự giúp đỡ của người khác.
Việc nhờ giúp đỡ tưởng chừng như rất khó khăn nhưng lại vô cùng đơn giản nếu bạn áp dụng những cách viết mail nhờ giúp đỡ trong bài viết dưới đây.
Tình huống nào cần viết mail nhờ giúp đỡ?
Sử dụng email đã trở thành một văn hóa đặc trưng của hầu hết các doanh nghiệp. Mail chính là công cụ hỗ trợ đắc lực để trao đổi nội dung công việc và truyền đạt thái độ, suy nghĩ của bạn đến người đọc.
Vì vậy, văn hóa viết mail chính là thước đo thái độ, sự chuyên nghiệp và tôn trọng người khác trong mọi khía cạnh của công việc, đặc biệt là khi cần sự giúp đỡ.
Sử dụng nội bộ trong công ty
Mail nhờ giúp đỡ thường được sử dụng nhiều nhất trong các tình huống thường ngày giữa các bộ phận, phòng ban với nhau. Một số trường hợp cụ thể ví dụ như:
- Nhờ sắp xếp phòng họp, xe đưa đón cán bộ nhân viên
- Nhờ chỉnh sửa lại hợp đồng của khách hàng
- Nhờ thay đổi lịch họp, v.v
Gửi cho khách hàng/đối tác bên ngoài
Để thể hiện sự chuyên nghiệp, trong hầu hết các vấn đề cần sự giúp đỡ, bạn cần gửi cho khách hàng và đối tác bên ngoài. Cụ thể như:
- Nhờ gửi thông tin, hợp đồng
- Nhờ sắp xếp cuộc hẹn
- Nhờ làm phiếu khảo sát, v.v
Bật mí cách viết mail nhờ giúp đỡ tạo ấn tượng và thuyết phục
Thu hút người đọc bằng tiêu đề nhấn mạnh nội dung chính
Tiêu đề mail (hay Subject) là dòng đầu tiên người nhận xem được trước khi mở mail, khái quát và làm nổi bật nội dung chính của mail.
Tiêu đề có vai trò quan trọng trong việc quyết định việc người đọc có bấm vào xem hay cho vào hòm thư rác, thời gian trả lời nhanh hay chậm và là yếu tố chính quyết định họ có đồng ý giúp đỡ bạn hay không.
Những email có tiêu đề hoàn hảo sẽ gây hấp dẫn người nhận hơn, giúp công việc được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả. Thêm vào đó, người nhận sẽ dễ dàng nắm được công việc cần làm, dễ dàng phân loại mail và lưu trữ.
Vì vậy, một trong những cách viết mail nhờ giúp đỡchính là bắt buộc phải có tiêu đề khi gửi mail cho người khác. Đối với các việc gấp, bạn thể thể hiện sự khẩn cấp ngay trong tiêu đề để người nhận có thể hỗ trợ kịp thời.
Tiêu đề mail cần được bằng tiếng Việt không dấu để tránh việc font chữ bị lỗi. Nội dung của tiêu đề cần rõ ràng, bao quát được công việc chính và ngắn gọn. Bạn nên chọn lọc câu từ gây tò mò, hứng thú để kích thích người nhận bấm vào xem nhanh chóng.
Nội dung nhờ giúp đỡ cụ thể, hướng dẫn phản hồi rõ ràng
Một mail chuyên nghiệp nói chung và mail nhờ giúp đỡ nói riêng nên có phần nội dung cụ thể như:
- Chi tiết khối lượng công việc.
- Mức độ thực hiện.
- Thời gian cần hoàn thành.
Về nội dung
Văn phong cần thể hiện sự tôn trọng và khiêm nhường đối với người đọc để tạo cảm giác thoải mái. Bạn nên lựa chọn và sử dụng từ ngữ dễ hiểu, câu văn viết mạch lạc, súc tích và ngắn gọn..
Nếu nội dung quá dài, bạn có thể chia thành nhiều đoạn để người xem dễ dàng nắm được điều bạn muốn nói. Bố cục và cách phân đoạn nên phù hợp với nội dung. Bạn có thể chia ra mỗi nội dung là một đoạn nhỏ và tuyệt đối không nên tùy tiện ngắt đoạn.
Về thông tin
Thông tin quan trọng nên được làm nổi bật bằng cách in đậm, gạch chân để thu hút sự chú ý. Viết hoa theo đúng nguyên tắc. Tránh việc lạm dụng viết hoa để nhấn mạnh nội dung cần lưu ý vì sẽ làm cho người đọc mất tập trung và khó nắm được thông tin chính.
Cách viết mail nhờ giúp đỡ nói riêng và văn hóa viết mail nói chung đều cần phải tuân thủ đúng quy tắc đặt dấu câu, đảm bảo đúng chính tả. Phần cuối của nội dung, bạn nên đưa ra thời gian cần người nhận phản hồi lại mail để tránh chậm trễ tiến độ công việc.
Đừng quên đính kèm các file thông tin gửi kèm để người nhận có đủ thông tin hỗ trợ bạn nhé.
Nói lý do tại sao bạn cần họ giúp đỡ
Điều đặc biệt tạo nên sự ấn tượng và thuyết phục người đọc chính là lý do tại sao bạn cần họ giúp đỡ mà không phải là người khác.
Điều này sẽ khiến họ trở nên thật đặc biệt, nổi bật giá trị công việc và tạo kết quả phối hợp tối ưu trong công việc.
Không nên sử dụng các từ ngữ mang tính chất đòi hỏi, yêu cầu. Thay vào đó, bạn nên cho người đọc thấy được thái độ khiêm nhường, tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau. .
Thể hiện được sự tương đồng
Sự tương đồng giữa bạn và người nhận mail đóng vai trò là nam châm thu hút các bạn gần lại với nhau hơn, dễ mở lòng để đón nhận và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Thể hiện lòng biết ơn
Lòng biết ơn chân thành luôn tỏa ra nguồn năng lượng tích cực cho những người xung quanh, tạo thiện cảm đặc biệt, mang lại cảm giác được tôn trọng và họ sẽ giúp đỡ bạn trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Vì vậy, đừng ngại thể hiện sự biết ơn của bạn đến người nhận nhé.
Phần kết thúc mail và chữ ký
Tùy vào ngữ cảnh, mức độ và tần suất tương tác giữa bạn và người nhận mail, bạn có thể lựa chọn và sử dụng một số câu chúc để tạo năng lượng tích cực cho người đọc. Kèm theo đó là những câu chào kết để thể hiện sự trang trọng, chuyên nghiệp và ứng xử chuẩn mực.
Chữ ký cũng là một phương tiện hoàn hảo để bạn giới thiệu về bản thân, thông tin liên hệ hoặc một số câu châm ngôn sống, địa chỉ website, v.v Điều này giúp bạn có cơ hội định danh với người khác, khiến họ ấn tượng với bạn hơn.
Bố cục mail nhờ giúp đỡ thường được sử dụng
Cách viết mail nhờ giúp đỡ thường có bố cục như sau:
1. Phần mở đầu
Mail chính là công cụ giao tiếp của bạn với đồng nghiệp, khách hàng. Vì vậy phần mở đầu nên sử dụng lời chào để thể hiện sự thân thiện và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Cụ thể:
- Dear/Hi,
- Em chào Anh/Chị,
- Kính gửi Anh/Chị,
2. Nội dung
Bên cạnh việc diễn giải nội dung chính sao cho mạch lạc và ngắn gọn, dễ hiểu; bạn nên chú trọng vào các tiêu chuẩn tối thiểu như lỗi chính tả, lỗi đánh máy, cách sử dụng dấu câu, v.v để trở nên chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc hơn.
Cần thể hiện thái độ lịch sự, khiêm nhường và chân thành, đặc biệt đối với người nhận là khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.
Nội dung cụ thể nhờ giúp đỡ rõ ràng để người đọc có cơ sở đưa ra quyết định từ chối hay nhận lời đề nghị.
- Giới thiệu đôi nét về bản thân
- Lý do liên hệ với người nhận
- Thể hiện sự chân thành, tương đồng
- Khái quát nội dung công việc
- Cụ thể nội dung cần sự giúp đỡ
- Thể hiện rõ yêu cầu phản hồi và thời gian
- Phần kết thúc mail
Đừng quên sử dụng lời chào, lời chúc để nhấn mạnh sự thân thiện, chuyên nghiệp và tạo năng lượng tích cực để người nhận đồng ý hỗ trợ yêu cầu của bạn.
Hạn chế sử dụng các câu từ quá thân mật như văn nói vì sẽ tạo cho người nhận cảm giác không được tôn trọng.
3. Lời kết thúc
- Lời chào và cảm ơn.
- Lời chúc.
- Chữ ký của mail.
Chữ ký mail cũng là một phần không thể thiếu. Chữ ký với đầy đủ thông tin sẽ tạo cảm giác tin tưởng và tăng mức độ chuyên nghiệp cho người đọc.
Bạn có thể kết hợp thêm nhiều font chữ, màu sắc, hình ảnh khác nhau để tạo nên chữ ký mail nổi bật và thu hút.
Một số lưu ý khi viết mail nhờ giúp đỡ
Trong quá trình sử dụng mail và đặc biệt là trong mail nhờ giúp đỡ, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau:
- Cần phân biệt được To – CC – BCC để tạo sự chuyên nghiệp
- To: gửi thông tin của bạn đến người nhận mail chính
- CC: gửi thông tin cho những người có liên quan đến nội dung công việc trong cùng một mail. Những người được To và CC đều sẽ nhìn thấy danh sách những người nhận mail.
- BCC: gửi thông tin cho nhiều người có liên quan đến nội dung trao đổi cùng lúc. Tuy nhiên, khác với CC, họ sẽ không nhìn thấy tên của nhau trong danh sách những người nhận mail.
- Không đặt tên tiêu đề, tên file là tiếng việt có dấu và luôn sử dụng font Unicode để tránh việc mail bị lỗi font chữ khi người nhận xem trên các thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính bảng, laptop.
- Khi gửi kèm file, bạn nên dùng phần mềm nén file để giảm thiểu dung lượng trước khi gửi, tránh phát sinh bộ nhớ của cả bạn và người nhận mail.
- Cẩn thận trong việc Reply All vì tất cả những người được CC đều sẽ nhận được mail trả lời của bạn. Lưu ý chỉ dùng Reply All khi thật cần thiết vì sẽ dễ gây phiền hà cho những người không có liên quan.
- Nếu đối tượng người nhận là người nước ngoài, bạn nên lưu ý thêm về sự khác biệt văn hóa trong cách giao tiếp nói chung và cách viết mail nhờ giúp đỡ nói riêng. Tùy vào đối tượng, bạn cần có sự điều chỉnh bố cục và nội dung mail cho phù hợp.
- Kiểm tra lại mail về bố cục, câu từ, chính tả, font chữ, file đính kèm, v.v trước khi ấn nút Send để kịp thời phát hiện và chỉnh sửa lỗi sai. Việc này tránh phát sinh những sai sót cơ bản, gây thiếu chuyên nghiệp và mất hình ảnh của cá nhân hoặc công ty.
Kết luận
Qua bài viết trên, Masterskills Việt Nam đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết mail nhờ giúp đỡ tạo ấn tượng và thuyết phục.
Hy vọng bạn có thể áp dụng để phối hợp với đồng nghiệp dễ dàng hơn và nâng cao tối ưu hiệu suất công việc.
