Trao đổi với cấp trên chưa bao giờ là một điều dễ dàng đối với nhân viên. Một sai lầm nhỏ có thể khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Chính vì vậy mỗi một email gửi cho cấp trên cần được chau chuốt một cách tỉ mỉ.
Thông qua bài viết dưới đây, Masterskills sẽ giới thiệu đến bạn cách viết mail cho sếp chuẩn chỉ giúp bạn ghi điểm ngay lập tức.
Những trường hợp cần viết mail cho sếp
Trước khi tìm hiểu về cách viết mail cho sếp, bạn nên biết đâu là những trường hợp thường hay phải áp dụng phương thức trao đổi này. Ở nơi làm việc, việc liên hệ với cấp trên của bạn khi có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào là điều thường thấy. Dưới đây là một số lý do mà bạn có thể viết email cho sếp của mình:
- Yêu cầu thời gian nghỉ
- Xin nhờ giúp đỡ trong công việc
- Đặt câu hỏi liên quan đến nơi làm việc
- Cung cấp xác nhận về một nhiệm vụ đã hoàn thành
- Yêu cầu gia hạn thời hạn của nhiệm vụ
- Cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn
- Chia sẻ thông tin quan trọng về một nhiệm vụ hoặc dự án
Cách viết mail cho sếp chuyên nghiệp
Dưới đây là cách viết mail cho sếp chuyên nghiệp và hiệu quả nhất được Masterskills tổng hợp:
Xác định rõ mục đích
Trước khi viết email, hãy xác định lý do bạn liên hệ với cấp trên của mình. Điều này có thể giúp bạn đi đúng hướng trong khi soạn thảo email và đảm bảo rằng bạn sẽ bao gồm tất cả thông tin có liên quan. Ví dụ: nếu bạn muốn yêu cầu thay đổi thời hạn cho một dự án, hãy đảm bảo rằng bạn bao gồm thời hạn trước đó, thời hạn được yêu cầu đổi mới và lý do thay đổi.
Phần mở đầu chỉn chu
Tiếp theo đó, một cách viết mail cho sếp hiệu quả khác chính là có một phần mở đầu thật chỉn chu. Dòng chủ đề của email nên tóm tắt ngắn gọn lý do gửi thư của bạn. Gửi một dòng chủ đề có liên quan giúp người giám sát của bạn định vị email, hiểu những gì mong đợi và ưu tiên email dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Dưới đây là một số ví dụ về các dòng tiêu đề mà bạn có thể đưa vào email gửi tới người giám sát của mình:
- [Tên dự án hoặc nhiệm vụ] hoàn thành vào [ngày]
- Câu hỏi về [chủ đề]
- Yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày]
- Yêu cầu gia hạn cho [tên dự án]
- Cảm ơn bạn vì [lý do]
Lời chào là dòng đầu tiên trong email của bạn, ngay sau dòng chủ đề. Xác định tên và chức danh mà người giám sát của bạn muốn được gọi và đưa nó vào lời chào qua email.
Ví dụ: nếu người giám sát của bạn thích được gọi bằng tên của họ, thì đó là cách bạn có thể xưng hô với sếp. Nếu bạn không chắc chắn về tên và chức danh mà người giám sát của bạn thích, thì bạn có thể sử dụng họ của sếp. Dưới đây là một số ví dụ về lời chào:
- Thưa ông Danh Nguyễn
- Xin chào cô Lan
- Chào buổi chiều, Bảo
Nêu rõ nguyên nhân viết email
Sau lời chào của bạn, hãy bao gồm một câu mở đầu cho biết lý do bạn gửi email ngay sau đó. Mở đầu email bằng cách giải thích lý do của bạn sẽ giữ cho email ngắn gọn và rõ ràng. Dưới đây là một số ví dụ về câu mở đầu:
- Tôi gửi email hôm nay để cảm ơn bạn vì [lý do].
- Tôi liên hệ với bạn để xác nhận rằng [tên nhiệm vụ hoặc dự án] đã được hoàn thành vào [ngày và giờ].
- Tôi muốn yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày].
- Nhóm của tôi và tôi muốn yêu cầu gia hạn [tên nhiệm vụ hoặc dự án] từ [thời hạn ban đầu] sang [thời hạn mới].
Đề cập đến các đầu việc cần sếp xử lý một cách rõ ràng
Nếu có thể, hãy cung cấp thông tin chi tiết hoặc giải thích về lý do bạn gửi mail. Có thể hữu ích nếu bạn đưa ra lời giải thích để sếp của bạn nắm được bối cảnh của một tình huống, mặc dù bạn có thể bỏ qua bất kỳ thông tin cá nhân hoặc không liên quan nào. Dưới đây là một số ví dụ:
- Điều này quan trọng vì [cung cấp lý do].
- Sự trợ giúp của bạn rất hữu ích để [giải thích lợi ích].
- Thay đổi này là cần thiết vì [cung cấp lý do].
Sau khi giải thích, hãy nhớ bao gồm thông tin về bất kỳ nhiệm vụ nào mà bạn cần người giám sát hoàn thành khi xem xét email của bạn. Điều này có thể bao gồm việc phê duyệt đề xuất dự án hoặc thay đổi thời hạn, kiểm tra lợi ích thời gian nghỉ của bạn hoặc đưa ra quyết định liên quan đến dự án. Dưới đây là một số ví dụ:
- Sau khi xem xét thông tin đính kèm, vui lòng [mô tả các hành động cần thiết].
- Vui lòng cho tôi biết [thông tin về chủ đề].
Phần kết thúc chuyên nghiệp
Phần kết là dòng cuối cùng của email, đây là nơi bạn có thể cảm ơn người giám sát đã dành thời gian cho họ, nhắc lại thông tin quan trọng hoặc mời họ đặt bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến nội dung email của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về một phần kết email chuyên nghiệp:
- Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét email này.
- Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.
- Bạn có thể liên hệ với tôi nếu bạn có thêm câu hỏi hoặc để biết thêm thông tin.
Trong phần chữ ký của bạn, hãy bao gồm họ tên và chức danh công việc để cấp trên có thể nhận dạng bạn.
Một vài tips nhỏ cho mail của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn
Dưới đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng khi soạn thảo email cho sếp của mình:
- Giữ cho mail thật ngắn gọn: Giữ cho nội dung trong email của bạn ngắn gọn, bao gồm các điểm chính và loại bỏ mọi thông tin không cần thiết. Cố gắng sử dụng những câu ngắn gọn và đơn giản để truyền tải thông điệp để cấp trên có thể nhanh chóng hiểu lý do gửi email của bạn.
- Sử dụng email công việc của bạn: Khi gửi email cho cấp trên của bạn, tốt nhất là sử dụng email công việc để duy trì tính chuyên nghiệp và đảm bảo cấp trên nhận được email của bạn kịp thời. Một số nơi làm việc lọc ra các email từ tài khoản email cá nhân dẫn đến lạc hoặc bỏ lỡ mail.
- Đảm bảo nội dung email dễ hiểu: Vì người giám sát nhận được nhiều email khác nhau trong ngày, hãy đảm bảo email của bạn dễ hiểu trong trường hợp họ cần đọc lướt hoặc đọc nhanh. Bạn có thể nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy đọc qua nó để xem họ có thể hiểu nó dễ dàng hay không.
- Hiệu đính: Trước khi gửi email của bạn, hãy nhớ đọc lại nó để tìm bất kỳ lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và các vấn đề về định dạng. Gửi một email không có lỗi cho sếp của bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và đảm bảo người cấp trên hiểu được thông điệp bạn muốn truyền tải.
Lời kết
Trên đây là cách viết mail cho sếp chuyên nghiệp và hiệu quả nhất mà Masterskills có thể gửi đến bạn. Hi vọng thông tin này sẽ hữu ích trong việc duy trì các mối quan hệ trong công ty. Nếu hứng thú với chủ đề tương tự, hãy cùng đến chờ thêm thật nhiều bài viết bổ ích khác đến từ Masterskills nhé!
