Chúng ta đã quá quen với việc ghi chép từ những ngày còn đi học. Nhưng một cuộc họp diễn ra với nhịp độ nhanh hoặc việc thu thập thông tin bổ sung một cách ngẫu hứng cho một dự án có thể khiến chúng ta bối rối và muốn nhiều hơn từ những ghi chú rời rạc và lộn xộn của mình.
Thông qua bài viết dưới đây, Masterskills sẽ giới thiệu đến bạn một số phương pháp ghi chú hiệu quả trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Tầm quan trọng của việc ghi chú hiệu quả trong công việc
Ghi chú tốt hơn sẽ giúp bạn ghi nhớ các khái niệm, phát triển các kỹ năng có ý nghĩa và hiểu rõ hơn về một chủ đề hay dự án được giao. Có được một phương pháp ghi chú hiệu quả thậm chí sẽ giúp bạn bớt căng thẳng hơn khi đến giờ họp hay hẹn gặp khách hàng.
Học cách ghi chú thông tin tốt hơn trong công việc giúp cải thiện khả năng ghi nhớ và hiểu những gì bạn đang làm vì:
- Đảm bảo bạn đang tích cực lắng nghe những gì sếp và đồng nghiệp đang cố truyền tải
- Yêu cầu bạn suy nghĩ về những gì bạn đang viết
- Giúp bạn tạo kết nối giữa các chủ đề, công việc và dự án
- Dùng làm tài liệu đánh giá chất lượng sau những giờ họp căng thẳng
Sử dụng các chiến lược và phương pháp ghi chú hiệu quả khác nhau là rất quan trọng, đặc biệt là khi bạn học vừa hoàn thành tấm bằng cử nhân và bắt đầu cho một kỳ thực tập đầy thử thách.
Một vài phương pháp ghi chú hiệu quả trong công việc
Phương pháp Mind Map
Bạn có phải là người có tư duy trực quan? Nếu vậy, đây có thể là phương pháp ghi chú hiệu quả nhất cho bạn. Đây là cách nó hoạt động:
Bạn bắt đầu với một ý chính ở giữa trang. Sau đó, bạn vẽ các nhánh mọc ra từ bong bóng chính đó; mỗi nhánh dành cho một chủ đề phụ và ngoài ra, bạn có thể bao gồm các ghi chú cụ thể hơn tương ứng với từng chủ đề phụ. Mặc dù phương pháp này có thể tốn nhiều thời gian hơn một chút, nhưng nó giúp giữ cho các ý tưởng thực sự có tổ chức và dễ dàng quét theo chủ đề.
Các phiên động não sáng tạo có thể chứa rất nhiều nội dung và tất cả chúng ta nhất định sẽ bị lạc hướng tại một số điểm. Nếu cuộc trò chuyện của bạn đang đi chệch hướng khỏi các chủ đề phù hợp với chủ đề chính trong bản đồ tư duy của bạn, bạn có thể tạo một danh sách nhỏ sang một bên để ghi lại các hướng chuyển hướng để quay lại sau. Có rất nhiều sự tự do với phương pháp ghi chú hiệu quả này để đảm bảo các ghi chú có lợi cho bạn. Thay vì viết ra từng điều nhỏ nhặt, bạn có thể chia chủ đề thành những cách có ý nghĩa nhất đối với bản thân. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu sơ đồ tư duy khác nhau và thiết kế chúng thành của mình.
Phương pháp Cornell
Bạn có thể đã từng vận dụng phương pháp ghi chú hiệu quả này từ khi còn học đại học. Ở phía bên trái của trang ghi chú, bạn đặt các từ khóa hoặc ý tưởng lớn, và ở phía bên phải của trang, được phân tách bằng một đường thẳng đứng đơn giản, bạn sẽ điền ghi chú chi tiết của mình ở đây. Ở phía dưới, bạn viết một bản tóm tắt hoặc bài học rút ra từ các cuộc họp, buổi thảo luận hay họp dự án với khách hàng.
Phương pháp này đã từng giúp bạn tìm hiểu năm chu trình sinh địa hóa và nó cũng có thể giúp bạn trong công việc! Ngay cả khi bạn đang ghi chú cuộc họp về một dự án mới hoặc điều gì đó khá quen thuộc, bạn có thể sử dụng Phương pháp Cornell để theo dõi các ý tưởng lớn và các ghi chú tương ứng.
Phương pháp ghi chú này giúp bạn nghĩ về bức tranh toàn cảnh và tất cả các thành phần cùng một lúc. Sau này, bạn sẽ có thể quay lại ghi chú của mình và nhanh chóng quét qua những nội dung quan trọng một cách chi tiết. Đối với các ghi chú phức tạp hơn, điều này có thể đặc biệt hữu ích vì bạn phải hiểu nội dung để tạo các ghi chú đó.
Phương pháp viết thành câu
Có một số nội dung phức tạp đến mức phải viết càng nhiều ghi chú càng tốt! Phương pháp ghi chú viết thành câu hoạt động như sau: viết thông tin khi bạn nghe hoặc học nó, viết tắt nếu cần. Phương pháp này có thể thực sự hiệu quả nếu mỗi dòng là một ghi chú mới, vì vậy bạn có thể nhanh chóng quét danh sách các khái niệm.
Có thể bạn sẽ có nhiều trang ghi chú, nhưng đôi khi có quá nhiều ghi chú vẫn tốt hơn là quá ít. Nếu tài liệu trở nên quá dài hoặc phức tạp, bạn có thể nhập các ghi chú này vào một dàn bài dễ đọc, có cấu trúc hơn sau cuộc họp.
Bạn chỉ có thể giữ lại nhiều thông tin như vậy khi một chủ đề hoàn toàn mới hoặc bạn đang tìm hiểu rất nhiều chi tiết. Ngay cả những chi tiết thực sự quan trọng cũng có thể bị bỏ sót nếu bạn tiếp thu quá nhiều. Mặc dù phương pháp này có vẻ không có tổ chức, nhưng mục tiêu ở đây là thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để bạn có thể tổ chức nó sau này. Đây là phương pháp ghi chú hiệu quả ở mặt chi tiết hơn là ý tưởng lớn.
Phương pháp biểu đồ
Nếu bạn xử lý thông tin theo cách được chia thành nhiều ngăn, các ghi chú trông giống biểu đồ hoặc bảng có thể thực sự hữu ích. Bạn có thể tổ chức ghi chú của mình bằng cách đặt một chủ đề phụ mới trong mỗi hàng và các chi tiết hoặc câu hỏi khác nhau dưới dạng các cột, hay bất kỳ điều gì làm bạn thấy hợp lý nhất.
Loại ghi chú này đặc biệt mang tính phân tích, vì vậy nếu bạn đang so sánh nhiều chủ đề hoặc đang tách biệt các chi tiết nhỏ, phương pháp này sẽ tìm cách sắp xếp nhiều thông tin thành một sản phẩm thực tế. Bạn sẽ có thể chọn ra các chi tiết chính xác mà bạn cần sau này. Nếu bạn không muốn tìm kiếm thông qua các ghi chú phức tạp thì đây là một lựa chọn tuyệt vời. Sẽ mất một chút thời gian lập kế hoạch để hoàn thành, nhưng cuối cùng thành quả cũng rất thoả đáng, đặc biệt nếu cuộc họp của bạn có chương trình làm việc rõ ràng để bạn biết trước những danh mục mình sẽ đề cập để có thể sắp xếp nó một cách hiệu quả.
Một vài tips giúp bạn cải thiện khả năng ghi chú của mình
Ghi chú theo kiểu truyền thống hay hiện đại?
Bạn nên sử dụng sổ tay giấy hay ứng dụng ghi chú kỹ thuật số? Với cương vị là biên tập viên của Harvard Business Review, Alexandra Samuel ủng hộ mạnh mẽ việc ghi chú kỹ thuật số. Cô lập luận rằng ghi chú bằng một ứng dụng như Evernote là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất và giúp việc truy xuất sau này trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
Tuy nhiên, không phải ai cũng đồng ý với điều này. Theo Maggy McGloin, một cộng tác viên khác của Harvard Business Review, nghiên cứu đã phát hiện ra rằng việc ghi chú tương tự có những lợi ích cụ thể. Trong một nghiên cứu, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng những người ghi chú kỹ thuật số ghi chú dài hơn so với những người viết tay và làm việc kém hơn đáng kể trong các câu hỏi khái niệm sau này.
Ngay cả khi những người tham gia được hướng dẫn rõ ràng là không ghi chép nguyên văn, những người ghi chú bằng laptop vẫn tiếp tục viết theo cách này. Trong khi việc đánh máy khuyến khích việc ghi chép mà không cần suy nghĩ, thì việc viết tay thúc đẩy chúng ta tạo ra các ghi chú ngắn gọn hơn và chắt lọc thông tin để tăng khả năng hiểu.
Sử dụng máy tính xách tay hoặc máy tính bảng cũng mở ra cho bạn nhiều phiền nhiễu hơn, chẳng hạn như kiểm tra nguồn cấp dữ liệu Twitter của bạn hoặc xem những gì mới trên Facebook. Đáng ngạc nhiên là việc duyệt web của một người có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc học của những người xung quanh. Trong một nghiên cứu, những sinh viên tham gia có thể nhìn thấy màn hình máy tính xách tay đa nhiệm — trong trường hợp này là tra cứu thời gian chiếu phim — đạt điểm thấp hơn 17% trong các bài kiểm tra đọc hiểu so với những sinh viên không bị phân tâm như vậy.
Chuẩn bị kỹ càng
Cho dù bạn chọn phương pháp ghi chú hiệu quả nào, hãy luôn dành chỗ cho những suy nghĩ cá nhân của bạn. Huấn luyện viên Giám đốc điều hành toàn cầu Sabina Nawaz khuyên bạn nên sử dụng lề rộng, nơi bạn có thể ghi lại “ý tưởng, đánh giá, phản bác và câu hỏi của mình cho từng điểm bạn đã viết ra”. Nawaz giải thích: “Bằng cách đánh dấu chúng sang một bên, bạn tách biệt suy nghĩ của mình với những gì người khác nói.”
Kỹ thuật này không chỉ buộc bạn phải liên tục tương tác và phân tích thông tin bạn đang nhận — hỗ trợ việc học và hiểu, thay vì ghi chép thuộc lòng — mà còn cho phép bạn sắp xếp các câu hỏi tiếp theo và các hướng hành động.
Luôn lưu ý đến cấu trúc của mục ghi chú
Một vấn đề khác cần xem xét trước khi bạn ghi lại bất cứ điều gì: cách sắp xếp các ghi chú của bạn. Sử dụng một phương pháp tổ chức nhất quán là chìa khóa để tham khảo lại các ghi chú của bạn sau này.
Kết luận
Vậy là Masterskills đã cùng bạn tìm hiểu một số phương pháp ghi chú hiệu quả trong công việc. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng nhằm cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân. Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác đến từ Masterskills nhé!
