Nếu bạn muốn thành công trong thế giới kinh doanh, tiếng Anh là một ngôn ngữ rất quan trọng cần biết, đặc biệt là trong thế giới kết nối ngày nay.
Để giúp bạn bắt đầu làm quen với ngôn ngữ tiếng Anh toàn cầu, bạn nên biết một số cụm từ và mẫu câu tiếng Anh giao tiếp công sở thường gặp. Hãy cùng Masterskills tìm hiểu xem chúng là gì và ngữ cảnh sử dụng của chúng thông qua bài tổng hợp dưới đây!
Tổng quan về tiếng anh giao tiếp công sở
Tiếng Anh là ngôn ngữ chính trong kinh doanh quốc tế. Các cá nhân cần nâng cao năng lực và sự lưu loát của mình để duy trì tính cạnh tranh tại nơi làm việc. Các cuộc họp là một phần quan trọng của công sở hiện đại và các cá nhân cần phát triển các kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho họ.
Vì lẽ đó, tiếng Anh giao tiếp công sở rất quan trọng. Hiểu được các cụm từ, ngôn ngữ và giọng điệu đàm thoại phù hợp để sử dụng trong cuộc họp tại nơi làm việc sẽ giúp phát triển nghề nghiệp trong nền kinh tế quốc tế phát triển nhanh chóng của chúng ta.
70 mẫu câu và cụm từ thường gặp trong tiếng anh giao tiếp công sở
Dẫn dắt cuộc họp
Các cuộc họp là nơi tiếng Anh giao tiếp công sở được sử dụng nhiều nhất. Khi điều hành một cuộc họp, điều quan trọng là bạn yêu cầu mọi người giới thiệu bản thân và cung cấp chương trình họp ngắn gọn. Một cuộc họp kinh doanh chính thức có thể bắt đầu theo những cách sau.
Đầu tiên, bạn sẽ muốn bắt đầu cuộc họp bằng cách chào đón những người tham dự và giới thiệu bản thân. Bạn có thể bắt đầu bằng một lời chào đơn giản, sử dụng các cụm từ như:
- “Good morning/afternoon”
- “Let’s begin”
- “I’d like to welcome everyone”
- “Since everyone is here, let’s get started”
- “I’d like to thank everyone for coming today”
Sau khi chào họ, hãy giới thiệu bản thân:
- “I’m [tên của bạn]. I’ll keep this meeting brief as I know you’re all busy people”
- “I’m [tên của bạn] and I arranged this meeting because…”
Để thảo luận hiệu quả trong cuộc họp, điều cần thiết là các cá nhân tham dự cuộc họp phải hiểu rõ về nhau. Người điều khiển cuộc họp có thể yêu cầu mọi người tự giới thiệu về mình theo những cách sau:
- “Let’s go around the table and introduce ourselves, [tên của đồng nghiệp] do you want to start?”
- “Let’s introduce ourselves quickly – please state your name, job title, and why you are here”
Lý tưởng nhất là bạn muốn mọi người nói tên, chức vụ của họ trong công ty và lý do có mặt tại cuộc họp. Điều này sẽ giúp hướng dẫn bất kỳ cuộc thảo luận nào sau đó. Tương tự như vậy, điều quan trọng là bắt đầu cuộc họp bằng cách vạch ra chương trình nghị sự rõ ràng và các mục tiêu chính của cuộc họp. Các mục tiêu có thể được nêu bằng các cụm từ sau:
- “I’ve called this meeting in order to”
- “We’re here today to discuss”
- “There are [số lượng vấn đề trong cuộc họp] items on the agenda. First…”
- “Today I would like to outline our plans for”
Khi cuộc họp kết thúc, hãy đưa ra một cái nhìn tổng quan về những gì cần phải hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo. Sử dụng các cụm từ sau:
- “[Tên đồng nghiệp], can you have these action points finished by next week’s meeting?”
- “Before the next meeting, I want [một mục tiêu nào đó của cuộc họp] completed so we can discuss the results”
- “By the next meeting, we’ll have [một mục tiêu nào đó của cuộc họp] in progress”
Tham gia vào các cuộc họp
Sự tham gia tích cực vào cuộc họp được thể hiện bằng cách đặt câu hỏi và ngắt lời người trình bày một cách lịch sự nếu bạn không hiểu những gì đang được nói hoặc nếu có sự đồng ý / không đồng ý. Bạn nên thể hiện rằng mình đang tích cực tham gia vào cuộc họp. Nếu bạn vô tình lấn át ai đó hoặc muốn bổ sung điều gì đó cho người đang nói, bạn có thể ngắt lời bằng các cụm từ hay được sử dụng trong tiếng Anh giao tiếp công sở như sau:
- “Sorry, but just to clarify”
- “Sorry I didn’t quite hear that, can you repeat it?”
- “That’s an excMasterskillsnt point [tên người được hướng tới, what about doing [vấn đề đang thảo luận] as well?”
- “From our department’s perspective, it’s a little more complicated. Let me explain”
Bạn cũng có thể sử dụng cụm từ như:
- “Excuse me for interrupting”
- “I’ve never thought about it that way before. How does it affect [một phần của các mục tiêu]”
Có nhiều cách khác nhau để đặt câu hỏi trong cuộc họp. Các mẫu câu sau đây phù hợp khi yêu cầu ai đó lặp lại những gì họ đã nói:
- “Can you repeat that please?”
- “Can you run that by me one more time?”
- “Can you repeat that in a simplified way?”
Để làm rõ hơn các vấn đề bạn đang thắc mắc, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu sau đây:
- “I don’t fully understand what you mean. Could you explain it from a different angle?”
- “Could you explain to me how that is going to work?”
Người điều khiển cuộc họp hoặc thuyết trình cũng có thể hỏi:
- “Are there any more comments?”
- “What do you think about this proposal?”
- “Are there any areas of this project we are not thinking about?”
Trình bày tại một cuộc họp
Trong khi thuyết trình, điều quan trọng là thu hút khán giả của bạn và trình bày rõ ràng cấu trúc của bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng các biểu thức sau để đạt được điều này. Bài thuyết trình nên bắt đầu bằng cách giới thiệu mục đích của nó với các cụm từ như:
- “Thank you for getting here on time. Today we’re here to discuss”
- “We’re here to discuss the progress on [tên dự án] project”
- “Due to issues identified in [tên dự án], we’re here to come up with a quick resolution”
Người trình bày cũng có thể phác thảo thể thức trình bày để đảm bảo rõ ràng, với các mẫu câu và cụm từ như:
- “We’re going to run through the main points of the agenda”
- “The presentation will cover these [số lượng topic sẽ đề cập] topics”
Phần trình bày nên kết thúc bằng cách xem lại ngắn gọn các thông điệp chính và các điểm hành động. Phần kết luận phải đảm bảo rằng các cá nhân có mặt trong cuộc họp ra về với một ý tưởng rõ ràng về các bước tiếp theo. Nó cũng phải đủ lịch sự để cảm ơn khán giả đã tham dự. Các mẫu câu và từ ngữ kết luận trong tiếng Anh giao tiếp công sở có thể là:
- “To summarize then, let me just run through what we’ve agreed here”
- “Before we end, let me just summarize the three main points”
- “To sum up what I’ve presented”
- “That brings me to the end of my presentation, thank you for listening”
Bài thuyết trình cũng có thể kết thúc bằng cách yêu cầu đầu vào hoặc phản hồi từ những người tham gia và trả lời câu hỏi của họ, nếu có. Các cụm từ sau đây sẽ hữu ích cho các tình huống như vậy:
- “Any final thoughts before we close the meeting?”
- “If you have further questions or want to discuss any of it in more detail, we can meet privately or you can send me an email [hãy nhớ để email của bạn trong slide cuối của bài thuyết trình]”
- “I’d like to thank everyone for sharing their time today and any feedback would be valuable”
- “So do we think this is the correct way to proceed?”
- “Are there any objections to what I covered?”
Một vài mẫu câu và cụm từ thường dùng khác
Ngoài những lợi ích điển hình, giao tiếp rõ ràng là cần thiết để ngăn chặn sự gián đoạn, giao nhiệm vụ, xác nhận quyết định, xin lỗi vì đến muộn hoặc xin phép bạn rời cuộc họp sớm. Các cụm từ và mẫu câu tiếng Anh giao tiếp công sở sau đây sẽ hữu ích cho những tình huống như vậy và sẽ giúp đảm bảo một cuộc họp hiệu quả.
Khi ngừng ngắt lời, bạn có thể nói:
- “Can we come back to that point later? Let me just finish what I was saying”
- “Can I just finish making my point?”
Tương tự như vậy, xin lỗi vì đến muộn bằng cách nói:
- “Excuse me for being late, I was”
- “Sorry for not getting here on time, I was”
Một số cụm từ đàm phán hữu ích trong cuộc họp:
- “I hear what you’re saying, however, our senior manager is obvious on this one”
- “I understand that we can’t do that, but can we discuss other alternatives?”
- “I agree with what you are saying, however, have you considered [different methods]?”
- “How about this as an alternative [proceed to explain your alternative method]”
Nếu bạn muốn rời cuộc họp sớm, hãy lặng lẽ thu dọn đồ đạc và lịch sự xin lỗi bằng cách nói:
- “Excuse me, unfortunately, I have to leave early. I need to be [briefly explain where you need to be]”
- “I’ve got to shoot off, I’ve got overlapping meetings”
- “Sorry I’m going to have to leave now, [reason for leaving early]“
Bạn có thể lên kế hoạch cho một cuộc họp trong tương lai bằng cách nói:
- “I’d like to set up a meeting with you at your earliest convenience. When are you free?”
- “I’d love to continue this conversation at a second meeting, when are you next free?”
- “We haven’t covered everything we needed to, shall we set up another meeting?”
Khi cuộc họp có lịch trình chặt chẽ và cuộc thảo luận đang kéo dài, bạn có thể sử dụng các cụm từ và mẫu câu sau:
- “I’m afraid that’s outside the scope of this meeting”
- “Why don’t we return to the main agenda of today’s meeting”
Kết luận
Vậy là Masterskills đã cùng bạn tham khảo một vài mẫu câu tiếng Anh giao tiếp công sở thường gặp trong các cuộc họp.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn nhanh chóng hoà nhập với môi trường làm việc quốc tế.
Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác đến từ Masterskills nhé!
