Sự cộng tác và làm việc theo nhóm đem lại nhiều lợi ích trong việc nâng cao năng suất lao động và thành công của doanh nghiệp. Tuy vậy, nếu điều này không được quản lý và thực hiện đúng cách có thể gây ra ảnh hưởng xấu đến các thành viên, trong đó có tình trạng collaboration overload. Vậy collaboration overload là gì? Làm thế nào để tránh quá tải khi làm việc nhóm?
Để đi tìm câu trả lời cho các vấn đề này mời bạn cùng Masterskills tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Collaboration overload là gì?
Khi nào xảy ra tình trạng collaboration overload? Tình trạng quá tải khi làm việc nhóm quá nhiều xảy ra khi các thành viên làm việc cùng nhau và chuyên sâu về duy nhất một vấn đề. Các cá nhân cộng tác với nhau một cách thường xuyên có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và quyền lợi của họ.
Điều này có thể xảy ra do nhiều yếu tố, chẳng hạn như:
- Quá nhiều các cuộc họp thiếu hiệu quả
- Email được gửi đến quá nhiều
- Nhiều người làm việc cùng một dự án trong một thời điểm
Một vài bài báo gần đây trên trang Harvard Business Review đã chỉ ra trong hơn một thập kỷ qua công việc việc cộng tác và thời gian dành cho email, tin nhắn nhanh, trò chuyện điện thoại và video chat đã tăng hơn 50% hoặc thậm chí hơn. Điều này đã tiêu tốn 85% thời gian làm việc trong tuần.
Mọi người dành nhiều thời gian hơn mỗi tuần cho các buổi họp ngắn và rời rạc hơn do tác động của Covid 19, thời gian gọi điện thoại, và video chat tăng lên gấp đôi và lưu lượng IM tăng 65%. Vấn đề trở nên tệ hơn khi hoạt động làm việc nhóm đang dần phổ biến vào buổi chiều muộn hoặc sáng sớm.
Những nhu cầu này có thể cản trở sự đổi mới và tính linh hoạt của công ty, và thường được nhà quản lý bỏ qua. Do đó, sự suy giảm về sức khỏe thể chất và tinh thần là điều khó tránh khỏi.
Hậu quả của collaboration overload
Dưới đây là những hệ quả của tình trạng quá tải khi làm việc nhóm và cộng tác giữa các thành viên trong tổ chức.
Áp lực quá lớn
Nhân viên có thể cảm thấy rất áp lực khi phải trả lời tất cả các email và tin nhắn nếu nơi làm việc quá quan trọng điều này. Đây là một ví dụ điển hình về tình trạng quá tải khi làm việc nhóm và làm giảm hiệu suất công việc.
Đặc biệt với nhân viên có tính cách hướng nội, tình trạng căng thẳng và áp lực có thể trở nên nặng nề hơn.
Tình trạng burnout
Sự hợp tác đòi hỏi sự nỗ lực lớn của từng thành viên rất quan trọng. Các thành viên có thể khó làm tốt tất cả các vai trò của mình.
Và khi công việc chưa hoàn thành, nhân viên thường mang công việc về nhà để hoàn thiện, điều này kéo dài có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức. Do đó, tình trạng kiệt sức có thể xảy ra khi sự căng thẳng và thất vọng gia tăng.
Vì vậy, khi thấy các thành viên trong nhóm đang có dấu hiệu kiệt sức, nhà lãnh đạo cần xem xét mô hình làm việc nhóm của mình.
Cạnh tranh thiếu lành mạnh
Khi làm việc nhóm, các thành viên đều khao khát có sức ảnh hưởng và được công nhận về mặt chuyên môn. Nhiều người cho rằng vai trò của họ là nhiệt tình tham gia vào các buổi thảo luận và đưa ra kiến thức chuyên môn của mình.
Khi đó, sẽ có người muốn trở nên nổi bật hơn so với đồng nghiệp mà vô tình cạnh tranh thái quá. Mặt khác, những người khác có thể ỉ lại vào họ, khiến họ bị quá tải công việc.
Do đó, nên ghi nhớ rằng sự hợp tác hiệu quả là khi các thành viên có thể giúp đỡ các thành viên khác cùng phát triển, thay vì việc cố gắng đạt được mục đích cá nhân.
Dấu hiệu của micromanagement
Một sự thay đổi đáng kể trong làm việc nhóm là khi nó trở thành quản lý vi mô giữa các thành viên trong nhóm. Kiểm tra thường xuyên để duy trì sự cân bằng trong công ty và sự đa dạng của các ý kiến là một nỗ lực tuyệt vời. Tuy vậy, khi bạn xảy ra tình trạng quá tải làm việc nhóm, điều này có thể mở đường cho micromanagement.
Các thành viên cảm thấy được khuyến khích trong việc chia sẻ quan điểm và ý kiến về công việc của người khác. Tuy nhiên, điều này có thể cản trở suy nghĩ và làm việc đồng lập của họ và họ sẽ có thể luôn cần tìm sự trợ giúp từ người khác.
Biện pháp làm việc hiệu quả hơn
Những người biết cách làm việc nhóm hiệu quả sẽ không bị tốn thời gian mà còn có thêm nhiều thời gian riêng cho mình. Điều này đã được tiết lộ trong cuốn sách Beyond Collaboration Overload: How to Work Smarter, Get Ahead, and Restore Your Well-Being (Harvard Business Review Press, 2021) rằng việc cộng tác tốt có thể giúp tiết kiệm từ 18 – 24% thời gian của bạn.
Cùng tìm hiểu các biện pháp giúp bạn làm việc nhóm và cộng tác hiệu quả hơn trong phần dưới đây nhé.
Thiết kế workflow hợp lý
Điều này có thể tránh việc có quá nhiều cá nhân cùng làm một dự án.
Một quy trình đơn giản giúp bạn có thể cắt giảm những cuộc họp không cần thiết và đảm bảo mọi người đều hiệu nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, quy trình làm việc rõ ràng cũng giúp nhân viên quản lý thời gian bên ngoài công việc tốt hơn.
Việc sử dụng checklist để giữ các thành viên tổ chức và theo dõi các công việc tốt hơn, cũng như giảm thiểu tình trạng làm việc trùng lặp, hoặc quên việc.
Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ quản lý cũng cho phép bạn chia sẻ bình luận và cập nhật thông tin trực tuyến với nhau, qua đó hạn chế những cuộc họp không cần thiết.
Dành thời gian tập trung riêng cho mình
Việc đặt ra thời gian làm việc tập trung là một biện pháp quan trọng giúp bạn ngăn chặn tình trạng collaboration overload.
Trong thời gian này bạn sẽ không thực hiện các nhiệm nào trừ các trường hợp khẩn cấp. Bạn có thể chia sẻ khoảng thời gian này trên lịch dùng chung để mọi người cập nhật lịch của nhau.
Đặt thời gian trả lời email trong ngày sẽ giúp bạn không cần phải kiểm tra hộp thư liên tục và giảm áp lực trả lời email ngay lập tức, thay vào đó bạn có thể dành thời gian để tập trung làm việc. Đừng quên cập nhật lịch trình với các thành viên khác để họ biết khi nào sẽ nhận được phản hồi từ bạn.
Giảm thiểu họp online một cách tối đa
Thường xuyên có các cuộc họp là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tình trạng collaboration overload. Do đó, nhà quản lý cần xem xét một cách kỹ càng lượng thời gian mà nhóm của bạn dành cho các cuộc họp online và cắt giảm nếu cần thiết.
Các thông tin trong cuộc họp có thể được tóm tắt trong một email, trừ những trường hợp cần sự tham gia đóng góp ý kiến của các thành viên. Do đó, bạn hãy xem việc tổ chức các cuộc họp online như một phương án sau cùng. Bên cạnh đó, bạn có thể giới hạn số cuộc họp giữa các nhân viên ở cấp công ty.
Một lưu ý rất quan trọng khi tổ chức các cuộc họp, bạn cần chắc chắn rằng những người tham gia có một vai trò cụ thể, và liên quan trực tiếp đến vấn đề/dự án mà cuộc họp đề cập tới. Hạn chế tình trạng các thành viên không liên quan trực tiếp cũng phải tham gia.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ về tình trạng collaboration overload tại công sở mà Masterskills muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể tự tin trả lời câu hỏi “collaboration overload là gì?” và biết cách hạn chế/ vượt qua tình trạng này hiệu quả.
Nếu bạn có bất kỳ đóng góp nào về chủ đề này, đừng ngần ngại để lại bình luận để Masterskills và mọi người cùng biết nhé.
