Bạn vừa nhận được một lời mời tham gia phỏng vấn nhưng không thể đến hoặc không muốn đến? Bạn nên viết thư từ chối phỏng vấn như thế nào để không mất lòng nhà tuyển dụng; lại giúp bạn giữ mối quan hệ hoà hảo với họ?
Bài viết dưới đây của Masterskills Việt Nam sẽ giúp bạn có câu trả lời thỏa đáng.
Vì sao cần viết thư từ chối phỏng vấn?
Khi bạn đăng tin tìm việc, các nhà tuyển dụng sẽ tìm cách tiếp cận và gửi bạn những lời mời về một buổi hẹn trao đổi trực tiếp. Lúc này, các ứng viên sẽ có khoảng thời gian cân nhắc; lựa chọn công việc phù hợp với mình; sau đó quyết định có tham gia buổi phỏng vấn đó hay không.
Nhiều ứng viên cho rằng việc viết thư từ chối là không cần thiết và mặc định khi mình im lặng đồng nghĩa với từ chối tham gia. Tuy nhiên, đây là suy nghĩ sai lầm; khiến bạn trở thành người thiếu chuyên nghiệp đối với các nhà tuyển dụng. Họ sẽ gạch tên bạn và không bao giờ nhận hồ sơ trong tương lai nếu bạn có ý định ứng tuyển lại.
Công thức gửi mail từ chối không quá khó: bạn chỉ cần viết ngắn gọn và nêu rõ lý do không tham gia (nếu có). Masterskills tin chắc, ngay cả khi bạn không thể đầu quân cho tổ chức; các nhà tuyển dụng cũng đánh giá cao phong thái làm việc của bạn.
Các điểm quan trọng cần lưu ý trước khi gửi thư từ chối phỏng vấn
Trước khi viết email từ chối, bạn cần lưu ý các điểm quan trọng sau:
Sự chắc chắn
Bạn cần tập trung suy nghĩ kỹ lưỡng và đưa ra quyết định chính xác. Chúng ta không thể nói có sau khi đã gửi mail từ chối vì cảm thấy hối hận.
Phản hồi nhanh chóng
Cố gắng trả lời email nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị và chọn ứng viên thay thế. Tuyệt đối không thông báo huỷ phỏng vấn khi chỉ cách giờ hẹn vài phút.
Văn phong lịch sự
Ngay cả khi không thể tham gia phỏng vấn thì việc để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng bao giờ cũng cần thiết; nhất là khi bạn có thể sẽ là ứng viên tương lai cho vị trí khác.
Các nhân sự viên có liên hệ với nhau
Các nhận sự tuyển dụng thường xây dựng kết nối với nhau. Họ có thể trao đổi thông tin về ứng viên. Chính vì vậy phản hồi của người này về tác phong của bạn có thể ảnh hưởng đến việc tuyển dụng tiếp theo. Hãy để lại ấn tượng tốt với họ.
Rõ ràng về mục đích
Mục đích của email là để nhà tuyển dụng biết rằng kế hoạch của bạn đã thay đổi; giúp người đó có thể tiến hành cuộc hẹn với một ứng viên khác. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn nhận thấy không cần thiết; bạn không cần cung cấp lý do cụ thể tại sao bạn không còn quan tâm tới vị trí này.
Cấu trúc của một thư từ chối phỏng vấn
1. Tiêu đề thư từ chối phỏng vấn
Nếu viết một email riêng để từ chối phỏng vấn, bạn nhất định phải kèm theo tiêu đề. Hãy ghi rõ ràng “Từ chối phỏng vấn” kèm họ và tên của bạn. Bạn cũng có thể đề cập đến vị trí ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng dễ nhận biết. Ví dụ: Từ chối phỏng vấn bị trí ABC – Họ và tên
Trong trường hợp bạn trả lời luôn vào email mời tham gia phỏng vấn của họ, hãy nêu nội dung này ở ngay đầu phần trả lời của bạn.
2. Lời mở đầu
Nếu là thư từ chối bằng tiếng Việt, bạn có thể bắt đầu bằng “Kính gửi”. Nếu viết bằng tiếng Anh, hãy bắt đầu bằng “Dear” đến người gửi thư mời phỏng vấn hoặc người trực tiếp phỏng vấn bạn.
3. Lời cảm ơn
Đừng quyên cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn trong suốt quá trình tuyển dụng. Dù không tiếp tục tham gia phỏng vấn để có cơ hội làm việc cùng nhau, hãy cho họ thấy rằng bạn cũng trân trọng khoảng thời gian vừa qua và công sức của họ.
Một lời cảm ơn chân thành sẽ để lại thiện cảm trong mắt người nhận.
4. Lý do từ chối phỏng vấn
Tiếp đó, hãy nêu ra lý do bạn không tham gia phỏng vấn một cách rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Đừng vòng vo hay làm nhà tuyển dụng bối rối không biết lý do cuối cùng là gì.
Nhà tuyển dụng sẽ đặc biệt quan tâm đến điều này vì nó sẽ giúp họ có được thông tin hữu ích cho những lần tuyển dụng sau này. Nếu bạn không nêu lý do, rất có thể họ sẽ liên lạc với bạn để làm rõ. Như vậy để không làm mất thời gian của cả đôi bên, hãy đề cập đến nguyên nhân của lá thư từ chối phỏng vấn.
5. Lời chúc
Hãy kèm theo một lời chúc sức khoẻ hay thành công đến người tuyển dụng. Phép lịch sự này sẽ giúp họ thấy thoải mái hơn khi đọc thư từ chối của bạn đó.
6. Tạo mối quan hệ và giữ liên lạc
Bạn cũng có thể bày tỏ mon muốn được hợp tác trong tương lai nếu có thể để giữ mối quan hệ tốt đẹp với người tuyển dụng. Biết đâu đó trong tương lai bạn và họ sẽ gặp lại nhau. Và đừng quên để lại thông tin liên lạc quả bạn qua mục “chữ ký”.
Mẫu thư từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp
Thật khó để trình bày thư từ chối phỏng vấn qua email nếu bạn là người có ít kinh nghiệm làm việc; hoặc tham gia phỏng vấn. Masterskills hiểu và chia sẻ cùng bạn mẫu email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn có thể thay đổi ngôn từ linh hoạt trong mọi trường hợp:
Tiêu đề: Cảm ơn cơ hội phỏng vấn – [Tên của bạn]
Dear [Tên người nhận],
Tôi cảm thấy rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí […] tại công ty […]. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định từ chối lời mời phỏng vấn [vì lý do…]
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và gửi lời mời phỏng vấn cho tôi.
Chúc anh/ chị một ngày làm việc hiệu quả.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Kết
Masterskills muốn bạn biết rằng, viết thư từ chối phỏng vấn cũng là một trong số những kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần học và hiểu.
Điều này không chỉ tốt cho công việc hiện tại mà còn tạo cơ hội nghề nghiệp tốt hơn cho bạn trong tương lai.
Nếu bạn đang cần tìm một công việc ưng ý, hãy ghé ngay Masterskills để cập nhật nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn.
