Quản trị nhân sự theo hệ thống KPI là phương pháp quản trị dựa trên hiệu quả làm việc cụ thể của một nhân viên trong khoảng thời gian nhất định. Nắm rõ quy trình xây dựng KPI cho nhân viên có thể giúp việc quản trị được rành mạch và thông suốt.
Ưu điểm của hệ thống KPI
- Giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng hơn so với các số liệu chính xác.
- Giúp khâu quản lý nhân sự có thể nhận biết thành quả chính xác của cá nhân, tổ chức, phòng/ban để có hướng khuyến khích, khen thưởng, tạo động lực hoặc đề ra phương án cải thiện.
- Thể hiện một cách trực quan và định lượng đúng mục tiêu chiến lược.
- Dựa trên kết quả đạt được, một đội nhóm có thể cùng phối hợp nhằm hướng tới những mục tiêu chung.
5 bước xây dựng hệ thống KPI cho nhân viên
Bước 1: Lựa chọn người xây dựng KPI cho nhân viên
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban. Đây là những người am hiểu rõ và tổng quan nhất về nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí chức danh trong bộ phận. Nhưng lưu ý, trong trường hợp phòng ban/ bộ phận đó quá lớn, thì quá trình xây dựng KPI cho nhân viên thường sẽ do các quản lý cấp ở thấp hơn đảm nhận.
Người xây dựng chỉ số KPI phải đảm bảo các chỉ số có tính khả thi cao, liệt kê rõ được chức năng cũng như nhiệm vụ của từng vị trí cụ thể. Tuy nhiên, một số trường hợp có thể dẫn đến thiếu khách quan khi người xây dựng đặt mục tiêu quá thấp.
Như vậy, hệ thống và các chỉ tiêu KPI cho nhân viên sau khi được xây dựng cần được sự đánh giá, kiểm định cũng như góp ý của những người chuyên môn.
Bước 2: Xác định vị trí cùng các trách nhiệm chính của họ trong bộ phận chức năng
Thông thường, mỗi vị trí trong một bộ phận chức năng sẽ có những trách nhiệm riêng. Trách nhiệm này chính là “mô tả công việc” mà nhân viên đó đảm nhận và phải hoàn thiện. Dựa trên hệ thống KPIs đã xây dựng gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của vị trí chức năng đó để đưa ra đánh giá. Lưu ý là các trách nhiệm chính phải rõ ràng, cụ thể.
Bước 3: Xác định chỉ số đánh giá và đo lường hiệu suất
Đối với hệ thống chỉ số để đánh giá, đo lường hiệu suất làm việc của từng vị trí chức danh trong doanh nghiệp. Người quản trị cần phải xây dựng dựa trên trách nhiệm, chức năng chính của từng vị trí cùng các chỉ số của bộ phận. Để từ đó đưa ra bảng đánh giá trực quan nhất.
Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Mức độ hoàn thành KPI thông thường được chia thành 2-5 thang điểm.
Càng nhiều mức độ điểm thì việc đánh giá càng được khách quan hơn. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì công tác đánh giá mức độ hoàn thành KPI của nhân viên có thể gặp khó khăn, rắc rối.
Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá chỉ số KPI và lương thưởng
Đối với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, những người xây dựng hệ thống KPIs sẽ có cách xác định một mức lương hoặc thưởng nhất định đối với nhân viên đó.
Như vậy, việc xây dựng KPI cho nhân viên cần được tiến hành một cách cẩn thận sau khi xem xét, phân tích kỹ lưỡng. Nhằm bảo phù hợp với tình hình, chiến lược, mục tiêu, chức năng từng bộ phận và cá nhân hoạt động trong bộ phận đó. Điều này đòi hỏi người lãnh đạo phải am hiểu về quy tắc quản trị theo KPI thì mới có thể vận hành nó một cách “trơn tru” nhất.
