Giao tiếp chân thành, thẳng thắn nhưng tinh tế
Chân thành là chìa khóa cho mọi mối quan hệ. Không ngoại lệ, trong truyền thông nội bộ, mối quan hệ giữa công ty với nhân viên cần được củng cố bằng sự trung thực và cởi mở. Vậy làm thế nào để xây dựng một nền văn hóa chân thành? Câu trả lời là giao tiếp thẳng thắn, đơn giản nhưng tinh tế. Cách tiếp cận cởi mở và trực tiếp luôn được đón nhận. Khi giao tiếp với nhân viên, cho dù đang yêu cầu họ làm thêm giờ hay đảm nhận trách nhiệm mới, hãy thể hiện sự thẳng thắn. Một trong những ý tưởng truyền thông nội bộ đơn giản nhất chính là biến nơi làm việc trở nên cởi mở hơn.
Cách để kết nối với nhân viên làm việc từ xa là tập trung xây dựng môi trường làm việc tin cậy. Đảm bảo thông tin liên lạc luôn dễ hiểu, cởi mở và dân chủ. Từ đó dù ở đâu, nhân viên cũng sẽ luôn cảm thấy tin tưởng vào công việc mình đang làm.
Tạo văn hóa phản hồi hai chiều
Thông thường truyền thông nội bộ được xem như một con đường một chiều. Thông tin được gửi từ ban lãnh đạo theo chiều trên xuống dưới. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ hiệu quả là một cuộc trò chuyện, không phải là một “bài giảng”. Do đó xây dựng văn hóa phản hồi hai chiều là một trong những phương pháp hay nhất trong truyền thông nội bộ. Điều này đặc biệt quan trọng khi có nhân viên đang làm việc từ xa. Khi bạn lắng nghe tiếng nói của nhân viên, bạn cho họ biết ý kiến của họ rất quan trọng và có giá trị đối với tổ chức.
Đảm bảo rằng mọi cuộc giao tiếp đều nhận được phản hồi. Cho dù đó là một cuộc thăm dò đơn giản, một cuộc khảo sát hay một lời mời gửi ý tưởng và đề xuất. Bạn sẽ tăng mức độ tương tác mỗi khi bạn yêu cầu phản hồi của họ.
Làm rõ trách nhiệm của từng nhân viên
Mỗi nhân viên nên có mục tiêu và trách nhiệm mà họ cần tập trung vào. Nếu không xác định rõ ràng, nhân viên có thể nhanh chóng trở nên mất tập trung và buông thả trong công việc. Đặc biệt là khi có sự thay đổi. Và truyền đạt sự thay đổi này có thể là một trở ngại. Trừ khi nhân viên hiểu rõ vai trò của họ đang thay đổi như thế nào, nếu không, có thể dẫn đến việc bị sa thải. Giải pháp đưa ra là thiết lập lại mục tiêu và trách nhiệm cho mọi nhân viên. Sau thời gian biến động, điều quan trọng là đảm bảo mọi người đều rõ ràng về những gì họ muốn và cần làm.
Khuyến khích cộng tác
Khi làm việc theo nhóm, hiệu quả sẽ được nâng cao và mức độ tương tác cũng tăng cao. Bằng cách tập hợp các nhân viên (cả làm việc tại văn phòng và từ xa) với nhau để làm việc trong các dự án, bạn sẽ tổng hợp các ý tưởng của họ cũng như thúc đẩy sự nhiệt tình. Điều quan trọng là phải đảm bảo mọi nhân viên đều được thông báo và cập nhật tin tức thường xuyên.
Một trong những công cụ truyền thông nội bộ hữu ích là mạng xã hội, nơi nhân viên có thể gặp gỡ, trò chuyện và chia sẻ thông tin. Tùy vào công ty, có thể sử dụng mạng xã hội riêng hoặc tận dụng nguồn lực hiện có và sáng tạo theo ý muốn. Ví dụ: tạo group trên facebook, nhóm chat…
Công nhận và khen thưởng
Phê bình ở nơi riêng tư, khen ngợi ở nơi công cộng. Đó là một chiến lược nhân sự nổi tiếng để xử lý những mặt tích cực và tiêu cực trong môi trường làm việc. Thực tế thì việc công khai khen ngợi sẽ tạo động lực cho các nhân viên. Một khảo sát của Gallup cho thấy rằng những nhân viên nhận được lời khen ngợi thường xuyên sẽ làm việc hiệu quả và gắn bó hơn.
Một số ý tưởng khen thưởng và công nhận như là chia sẻ những câu chuyện thành công, thành tích, vượt khó trong công việc… Từ đó sẽ tạo ra văn hóa công nhận ở công ty và các nhân viên sẽ thấm nhuần văn hóa này. Điều này không chỉ khuyến khích các cá nhân có liên quan mà còn thúc đẩy các đồng nghiệp thi đua để đạt được thành công.
Đối với nhân viên làm việc từ xa, những lời khen ngợi thường có thể bị lãng quên. Sự thừa nhận từ các nhà quản lý và đồng nghiệp là một trong những cách nhanh nhất để cải thiện động lực và mang đến sự tích cực trong công việc cho họ.
Tổ chức sự kiện để tăng sự gắn kết của nhân viên
Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của một số hoạt động ngoài công việc. Cho dù công ty kỷ niệm cột mốc quan trọng hay chỉ đơn giản là chúc mừng sinh nhật nhân viên, những sự kiện này đều tạo nên sự khác biệt. Nếu dành thời gian để ăn mừng với nhân viên, công ty sẽ gặt hái được thành quả khi mức độ gắn kết được cải thiện. Đây là một trong những ví dụ về truyền thông nội bộ có tác động đáng kể đến tinh thần của nhân viên. Các sự kiện tại nơi làm việc giúp thúc đẩy mối quan hệ bền chặt giữa các cá nhân và phòng ban.
Đối với nhân viên làm việc từ xa, sự kiện là một phần thiết yếu của cuộc sống văn phòng dù họ có trực tiếp tham gia hay không, giúp nhân viên cảm thấy gắn kết với tổ chức.
Quan tâm đến sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên
Nếu nhân viên cảm nhận được sự quan tâm của công ty dành cho họ, sự gắn bó chắc chắn sẽ tăng lên. Các gói bảo hiểm, an sinh là một trong những xu hướng hàng đầu của truyền thông nội bộ. Đặc biệt là khi vừa trải qua đại dịch Covid-19.
Hãy xem xét những gì nhân viên cần để cảm thấy hạnh phúc và khỏe mạnh khi làm việc. Thực hiện các cuộc khảo sát thường xuyên để kiểm tra môi trường làm việc có đáp ứng được nhu cầu của họ hay không. Ví dụ như điều hòa có đáp ứng nhu cầu không, ghế ngồi có thoải mái không… Những điều nhỏ nhặt này có thể ảnh hưởng đáng kể đến tinh thần theo thời gian. Việc khảo sát còn giúp công ty theo dõi sức khỏe tinh thần của nhân viên. Nên thực hiện khảo sát theo lịch trình để đảm bảo tính nhất quán và có sự thay đổi phù hợp. Điều này sẽ tạo nên khác biệt lớn cho nhân viên và tổ chức.
Vậy với nhân viên làm việc từ xa sẽ quan tâm như thế nào. Sức khỏe và năng suất làm việc của họ là một ý tưởng quan tâm không tồi.
Xây dựng văn hóa làm việc tập trung vào những điểm mạnh của công ty
Khi đề cập đến các ý tưởng truyền thông nội bộ thì xây dựng văn hóa công ty nên là một trong những ưu tiên hàng đầu. Đầu tư thời gian và tiền bạc vào xây dựng văn hóa công ty tốt có thể tác động đáng kể đến lợi nhuận. Điều này không chỉ khiến công ty thu hút những nhân viên mới tiềm năng mà còn truyền cảm hứng cho mọi nhân viên. Theo nghiên cứu của Entrepreneur, những công ty có nhân viên hạnh phúc sẽ làm tốt hơn đối thủ tới 20%.
Điều này đặc biệt quan trọng khi nhân sự làm việc ở nhiều nơi. Cách công ty truyền đạt sứ mệnh, mục tiêu rất quan trọng đối với sự thành công chung của tổ chức.
Trao quyền cho nhân viên
Tất cả nhân viên, dù ở xa hay làm việc tại văn phòng, đều muốn tham gia vào quá trình ra quyết định. Thay vì chỉ tiếp nhận chỉ thị từ cấp trên, họ muốn có tiếng nói về cách thức hoạt động và hướng đi của công việc.
Giao tiếp hiệu quả ở nơi làm việc bắt đầu bằng việc mở ra các tương tác hai chiều. Khi trao quyền, bạn sẽ thấy rằng nhân viên có những quan điểm, ý tưởng mới mẻ mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
Chia sẻ những điều thú vị, khoảnh khắc vui vẻ
Môi trường làm việc nghiêm túc không có nghĩa là thiếu yếu tố giải trí. Miễn là không lố bịch, không có lý do gì để không mang lại một chút thú vị cho tuần làm việc. Cho dù bạn chia sẻ các sự kiện giải trí, những câu chuyện cười hay kỷ niệm những khoảnh khắc ngớ ngẩn. Ý tưởng sáng tạo này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy tinh thần.
Các nghiên cứu điển hình về truyền thông nội bộ đã phát hiện ra rằng có bạn bè tại nơi làm việc sẽ giúp nhân viên vượt qua thời điểm căng thẳng và khủng hoảng. Do đó, ứng dụng dành cho nhân viên là một cách tuyệt vời để mang các đồng nghiệp đến với nhau. Điều này sẽ cung cấp một không gian để nhân viên gặp gỡ, chia sẻ và trò chuyện, giúp họ hình thành những mối quan hệ tuyệt vời.
