Truyền thông nội bộ: Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng chiến lược từ A – Z

Khái niệm

Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

Với định nghĩa này, có thể thấy một bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,…

Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp.

Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ và PR in-house là một

PR in-house đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp cụ thể. Cũng giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. PR in-house chủ yếu dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house.

Lẫn lộn giữa hoạt động quản lý nhân sự với truyền thông nội bộ

Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ẩn phẩm lưu hành nội bộ,… Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…

Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.

Truyền thông nội bộ chẳng làm gì khác ngoài tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên

Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều.

Vai trò của truyền thông nội bộ

1. Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên

Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.

Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.

2. Mọi thông tin trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều

Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.

Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.

3. Đoàn kết là sức mạnh

Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ. Để mọi người nhìn thấy mục tiêu chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện để tạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ.

Có thể nói lợi ích của truyền thông nội bộ chính là làm nên sức mạnh tập thể.

4. Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt

Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn. Thay vì những lời bàn tán tiếng xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thích thú. Bởi vậy có những công ty lương cao mà nhân viên vẫn bỏ đến nơi tuy lương thấp hơn nhưng cho họ tinh thần làm việc thoải mái, cảm giác được trân trọng không còn là điều quá ngạc nhiên.

Song song với việc truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ tốt đệp xây dựng lên trong mắt người trong và ngoài. Tất nhiên một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của phòng PR hay phòng Nhân sự?

Ai mới nhà người giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn? Phòng nhân sự hay phòng PR? Đây vẫn là một trong những câu hỏi gây nhiều tranh cãi vì mỗi phòng đều có những công việc và đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.

Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào?

Rất may là sự tranh cãi này đã có câu trả lời. Theo như kết quả cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự.

Điều này cũng đúng thôi, vì xét cho cùng, công tác quản lý nhân sự vẫn lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm truyền thông, đặc biệt là với những ai xuất thân trong ngành, đôi khi lại rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự và hành động trong tổ chức.

Để có thể làm tốt công tác truyền thông nội bộ, cho dù doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.

Một người làm truyền thông nội bộ cần đặc điểm gì?

Người làm truyền thông nội bộ không phải là công cụ của người quản lý để đi đàn áp tâm trí, chiêu trò tâm lý, mụ mị nhân viên. Họ cũng không phải là Ban chấp hành công đoàn đấu tranh bảo vệ quyền lợi nhân viên. Họ là người trung gian giúp cho các bên hiểu nhau, hướng về một lựa chọn hài hoà nhất.

Hoạt động truyền thông nội bộ nói cho cùng vẫn xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó, có 2 kỹ năng quan trọng nhất cần có trong truyền thông nội bộ chính là: Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng và kỹ năng “tâm truyền thông”.

• Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng của mọi người để hiểu trọn được nguyện vọng của họ, từ đó mới có thể dàn xếp thoả đáng theo điều kiện của công ty. Khi con người đã hiểu nhau, sự tin tưởng sẽ xuất hiện, khi đó mọi vấn đề dễ được giải quyết.
• Kỹ năng “tâm truyền thông” của người làm truyền thông nội bộ là kỹ năng giao tiếp chân thành, tôn trọng nhau, có cái tâm, trách nhiệm với lời nói, cách hành xử, đứng đắn và minh bạch.

Hướng dẫn xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Chính sách truyền thông nội bộ (commMasterskillstion policy)

Để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được các nguyên tắc chính sách sau:

• Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên về nội dung, kế hoạch, mục đích, mục tiêu truyền thông của đơn vị mình.
• Cung cấp thông tin quan trọng về các hoạt động, sự kiện, hay thành tích nổi bật của đơn vị.
• Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để cùng xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh. Động viên, thúc đẩy sự sáng tạo, phát triển của họ.
• Có biện pháp xử lý tích cực đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
• Truyền thông trung thực, hai chiều, thường xuyên giữa cán bộ quản lý và cấp nhân viên.
• Các vấn đề, nội dung quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chống đến tất cả nhân viên, tuyệt đối không được để thông tin nhân viên nhận được từ kênh truyền thông khác.
• Xây dựng văn hóa khuyến khích tư duy sáng tạo, phát minh, sáng kiến trong doanh  nghiệp.
• Nên có chính sách khen thưởng kịp thời từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ của nhân viên.

Các bước xây dựng một chiến lược hoàn chỉnh

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào cụ thể, bạn cũng cần đánh giá được điều đó đang gây ra những vấn đề như thế nào trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng

Biết được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời điểm then chốt như doanh nghiệp sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi thay đổi.

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp

Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART.

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược là các phương pháp, các cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Sẽ có một số người nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên việc nhìn nhận ở góc độ chiến lược sẽ hạn chế được tình trạng sơ sót.

Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

Nếu như chiến lược là phương pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế.

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết được mình có đang đạt đến mục tiêu của mình hay không và có những phương án điều chỉnh hợp lý.

Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế

• Bảng tin, Standee: Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.

• Bản tin Email: Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp.

• Radio: Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên khác. Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu.

• Tạp chí nội bộ: Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất. Nội dung tạp chí thường là bài chia sẻ về vấn đề nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện, truyện cười, truyện ngắn,…

• Chương trình tổng kết hàng tuần: Đúng như tên gọi, chương trình này sẽ tổng kết hoạt động, sự kiện, tin tức, vinh danh cá nhân và phòng ban xuất sắc trong tuần. Mỗi tuần sẽ có một MC đến từ các phòng ban khác nhau, cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể,…

• Truyền miệng: Nếu biết cách tận dụng, truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệu quả. Bạn có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ sẽ truyền thông tới nhân viên trong phòng và trong nhóm.

• Cuộc thi, trò chơi quy mô nội bộ: Hãy tự sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên trong doanh nghiệp có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker,… Bạn có thể mang một số gameshow đang hot hiện nay vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,… Các trang thiết bị hiện đại phục vụ đá FIFA hay Liên minh huyền thoại cũng thuộc top các điều mà nhân viên nam ưa thích.

• Cùng tham gia sự kiện cộng đồng: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,… rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

 

Gợi ý một số cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ

1. Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với smartphone

Truyền thông nội bộ thời nay không thể nào thiếu smartphone. Với thói quen sử dụng điện thoại ngày một thường xuyên, nhân viên chắc chắn sẽ rất muốn được tiếp cận cổng thông tin của doanh nghiệp thông qua smartphone. Kể cả trong trường hợp bạn xây dựng được một website nội bộ với các bài viết rất tâm huyết và cập nhật thường xuyên, nhưng nếu nó không hỗ trợ trên smartphone thì cũng không hiệu quả. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua vấn đề tuy đơn giản mà lại rất cần thiết này.

 

Thế nên, hãy đảm bảo rằng kênh truyền thông nội bộ mà bạn cung cấp cho các nhân viên khác có thể truy cập được bằng điện thoại. Từ đó, thông tin có thể đến được với họ dù họ ở bất cứ đâu. Cách này cũng sẽ giúp bạn tương tác với những nhân viên ít khi ngồi một chỗ để làm việc.

• Hãy tận dụng video

Quan sát đời sống hàng ngày, chắc hẳn bạn cũng có thể thấy được video có thể tạo ra sức hút cũng như tương tác lớn đến thế nào. Và nếu nói về các phương tiện dùng để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, khó có phương tiện nào tốt hơn video ở thời điểm hiện tại. Vậy nên, ngoài những thông tin dạng văn bản, hãy thêm thông tin dạng video hoặc sử dụng video làm một kênh truyền thông của doanh nghiệp.

Đó có thể là video về một ngày làm việc của nhân viên, hoặc phỏng vấn CEO của doanh nghiệp bạn về tầm nhìn sắp tới. Đăng tải hay lưu trữ video với công nghệ thời nay là vô cùng dễ dàng. Hãy tận dụng video thật hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.

2. Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến

Nhân viên không cần lúc nào cũng phải đi công tác và tham gia các cuộc họp để cập nhật thông tin. Các cuộc họp và hội nghị trực tuyến chính là những công cụ mà bạn cần phải khai thác để tiết kiệm chi phí cho truyền thông, trong khi vẫn đảm bảo thông điệp chính xác được truyền đi.

Gọi video qua Skype và các ứng dụng chat video là những cách tuyệt vời để truyền thông xuyên khoảng cách.

3. Mạng xã hội nội bộ

Nghe thì có vẻ chẳng có ích gì khi tạo ra mạng xã hội ở nơi làm việc, nhưng những mạng xã hội như là Facebook Workplace, Slack hoặc Base Inside sẽ cho phép nhân viên trong doanh nghiệp trao đổi với nhau nhanh chóng hơn, thay vì ngồi dài cổ đợi email.

Mạng xã hội nội bộ cũng có thể giúp nhân viên lên lịch và ghi nhớ sự kiện cũng như theo dõi các kênh truyền thông ở nơi làm việc. Cách này cũng rất hiệu quả khi bạn có nhân viên làm việc ở các chi nhánh, địa điểm khác nhau. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối mọi người và mang đến cơ hội hợp tác và cộng tác thuận lợi hơn.

Lấy ví dụ, hệ thống tương tác và truyền thông nội bộ Base Inside có đầy đủ các tính năng cần thiết của một mạng xã hội nội bộ:

• Là kênh giao tiếp và truyền thông nội bộ hiệu quả: Giao việc & nắm bắt trạng thái và tiến độ hoàn thành toàn bộ công việc; Tương tác, trao đổi công việc với đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi trực tiếp thông qua chat cá nhân, chat nhóm
• Minh bạch hóa thông tin trong công ty: Ban hành các quyết định, chính sách của công ty rộng rãi đến toàn nhân viên và cho phép nhân viên tương tác, trao đổi ngay bên dưới
• Hỗ trợ tạo các chủ đề thảo luận với chất lượng chuyên môn cao, tăng khả năng tương tác giữa các thành viên
• Hỗ trợ xây dựng hạng mục khen thưởng dành cho nhân viên: Tự động thông báo trong toàn hệ thống về việc khen thưởng và lưu giải thưởng trong hồ sơ cá nhân
• Lưu hồ sơ và gửi thông báo khi đến sinh nhật của một thành viên

4. Tổ chức sự kiện nội bộ

Ngoài các phương thức truyền thông truyền thống, truyền miệng cũng chính là một cách để thông báo tin tức. Nhưng nhân viên doanh nghiệp mà còn không biết nhau thì chẳng có cơ hội nào để truyền thông như vậy cả.

Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban, một sự kiện nội bộ sẽ là cơ hội tốt để nhân viên giao lưu với nhau. Hãy tổ chức một bữa tiệc, một chuyến du lịch, hay đơn giản là rủ tất cả mọi người đi ăn sau khi tan làm. Những hoạt động như vậy sẽ cho nhân viên một điều gì đó để mong đợi, hỗ trợ sự tương tác và truyền thông mạnh mẽ hơn trong nội bộ doanh nghiệp.