5 Nguyên tắc lập kế hoạch truyền thông nội bộ năm

Truyền thông nội bộ sẽ khó đạt được hiệu quả tối ưu và đáp ứng mục tiêu chung của tổ chức nếu thiếu đi một kế hoạch rõ ràng. Để bản kế hoạch truyền thông nội bộ năm hoàn thiện hơn, hãy đừng bỏ qua 5 lưu ý sau.

1. Xác định mục tiêu chung của tổ chức

Bằng việc hiểu về “bức tranh lớn”, bạn sẽ có thể điều chỉnh các mục tiêu truyền thông nội bộ tương thích với chiến lược chung của tổ chức. Việc bắt đầu lập kế hoạch bằng các xác định mục tiêu chung của tổ chức sẽ giúp mỗi cá nhân gắn kết theo một định hướng chung thay vì chỉ tập trung vào mục tiêu của riêng họ.

Những hoạt động sau bạn sẽ cần làm để mọi người đều tiếp cận được mục tiêu chung đó:

• Đề xuất một cuộc họp đầu năm với Ban điều hành. Mục tiêu trong năm mới sẽ do chính ban điều hành quyết định, do vậy lắng nghe thông tin từ chính họ sẽ giúp các hoạt động truyền thông nội bộ trong tương lai có hướng đi đúng đắn và phù hợp với tình hình chung của tổ chức.
• Truyền đạt lại cho các thành viên càng sớm càng tốt. Họ có thể sẽ đưa ra nhiều ý tưởng chất lượng hơn nếu được phổ biến mục tiêu kịp thời.
• Tổ chức những cuộc họp 1-1 với lãnh đạo từng phòng ban. Đây là cách làm hiệu quả để đội ngũ làm truyền thông nội bộ hiểu về mục tiêu trong năm tới của các phòng ban, từ đó có cơ sở xây dựng những chiến lược truyền thông phù hợp hơn.

2. Đặt ra mục tiêu và kết quả then chốt (OKR)

Sau khi xác định được định hướng trong tương lai của công ty cũng như của đội ngũ truyền thông nội bộ, bạn cần làm rõ những cách thức để quản trị và hỗ trợ việc hoàn thành các mục tiêu.

Một công cụ đang được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng đó là OKR – Phương thức đặt mục tiêu vượt trội. OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. OKR được xây dựng trên hai thành tố: Mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key result). Nói đơn giản, “Mục tiêu” là để trả lời cho câu hỏi “Bạn muốn công ty/bộ phận của mình đi đâu?”, còn “Kết quả then chốt” cần giải đáp cho thắc mắc “Bạn đến đó bằng cách nào?”.

Mục tiêu (Objective)

Làm thế nào để viết được những mục tiêu cụ thể cho công tác truyền thông nội bộ? Hãy lưu ý những điều sau:

• Phải phù hợp và nhằm hoàn thành sứ mệnh chung của tổ chức
• Cần định hướng rõ ràng và có tính chất truyền cảm hứng, thay vì chỉ đề cập chung chung. Ví dụ, hãy đặt mục tiêu “Phát triển Facebook Workplace thành kênh truyền thông nội bộ được 100% nhân viên sử dụng” thay vì “Xây dựng kênh truyền thông nội bộ được nhân viên yêu thích”.
• Thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công, còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

Kết quả then chốt (Key result)

Một mục tiêu đã đưa ra nên có khoảng từ 3 – 5 kết quả then chốt. Các kết quả then chốt cần lưu ý:

• Các kết quả then chốt phải được chọn lọc và là những số liệu, cách thức tối ưu nhất cho việc hoàn thành mục tiêu.
• Các con số đưa ra nên đầy đủ các thành phần trong công thức SMART (Cụ thể – Specific, Có thể đo lường được – Measurable, Có thể thực hiện được – Actionable, Liên quan đến mục tiêu – Relevant, Gắn với thời gian cụ thể – Time-bound)

Đây là một ví dụ cho một OKR truyền thông nội bộ bạn có thể tham khảo:

Mục tiêu: Tăng độ gắn kết của nhân viên trong năm hơn 20% so với năm nay

Kết quả then chốt:

• Giảm tỉ lệ thôi việc từ 7% xuống 3% trong 2 quý đầu năm
• Tăng tỷ lệ mở email và gắn kết nội dung từ 79% lên 90% trong quý 3
• Tổ chức 3 hoạt động gắn kết cho mỗi phòng ban trong 2 quý cuối năm

3. Xác định các chỉ số đo lường cụ thể 

Để có cơ sở đo lường, so sánh, các mục tiêu cũng cần gắn với những chỉ số cụ thể. Các chỉ số này chính là những “gạch đầu dòng” để xây dựng nên kết quả then chốt.

Đối với công việc truyền thông nội bộ, các chỉ số này có thể là:

• Tỷ lệ mở các bản tin nội bộ qua email (eNewsletter)
• Tỷ lệ lượt nhấp chuột các liên kết được chia sẻ trên trang nội bộ
• Vị trí nhân viên thường truy cập
• Thiết bị nhân viên thường sử dụng để theo dõi thông tin nội bộ
• Số lượt like, chia sẻ, bình luận trên trang mạng xã hội nội bộ
• Phản hồi từ nhân viên.

4. Xây dựng kế hoạch phù hợp mọi đối tượng

Môi trường làm việc đang chứng kiến sự bùng nổ của những cá nhân với tính cách đặc biệt không kể giới tính hay tuổi tác. Do vậy, khi xây dựng kế hoạch, người làm truyền thông nội bộ cũng cần chú ý để những chiến lược, chiến dịch truyền thông nội bộ phù hợp với mọi đối tượng, mọi môi trường. Để làm được điều này, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ có kế hoạch mở rộng, phát triển nhiều kênh truyền thông hơn trong năm tới.

Bên cạnh đó, việc truyền thông trong nội bộ còn cần đảm bảo tính hai chiều, do vậy, hãy cùng các thành viên trong nhóm thảo luận để viết trong bản kế hoạch năm những cách thức, hoạt động để lắng nghe quan điểm, chia sẻ, câu chuyện của các đối tượng này.

Cuối cùng, đừng bỏ qua việc theo dõi sát sao những bình luận nhạy cảm, có ý đồ xấu nhằm đến họ trên các trang nội bộ. Những câu chuyện tiêu cực như vậy sẽ có tác động xấu tới cảm xúc của những cá nhân này cũng như khiến tình hình nội bộ trở nên căng thẳng, mất đoàn kết.

5. Cập nhật thường xuyên với nhóm về kế hoạch

Kế hoạch đầu năm thường được xây dựng dựa trên kết quả của năm cũ cũng như các dự đoán trong năm mới. Do vậy, ít nhiều bản kế hoạch này cũng sẽ có sự cập nhật, điều chỉnh của từng tháng, quý. 

Để công việc được triển khai đúng tiến độ và theo sát kế hoạch, cần đảm bảo các thành viên trong đội ngũ truyền thông nội bộ luôn được cập nhật thường xuyên và hướng dẫn chi tiết những điều chỉnh này. Việc cập nhật này có thể tiến hành qua các cách như:

• Xây dựng các tài liệu mẫu. Đây là việc bạn soạn sẵn những bộ khung quy trình cho các sản phẩm truyền thông, sau đó phần “lõi” bên trong sẽ phụ thuộc vào những điều chỉnh nội dung tại từng giai đoạn. Ví dụ, nếu bạn có kế hoạch phát triển bản tin nội bộ hàng tuần, bạn cần lên một template mẫu cho bản tin đó, đồng thời xác định quy trình chuẩn bao gồm tìm kiếm nội dung – xây dựng nội dung – rà soát – thiết kế – hoàn thiện và gửi.
• Lên lịch họp định kỳ với thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ thay đổi gì trong mục tiêu chung của tổ chức, mục tiêu riêng của phòng ban hay điều chỉnh các kết quả then chốt, hãy để thành viên trong nhóm là những người được biết đầu tiên.
• Hãy để ai cũng biết bạn đang làm gì. Nếu bạn là người quản lý bộ phận truyền thông nội bộ, minh bạch và rõ ràng là điều cần làm để các thành viên nắm được tiến độ công việc cũng như biết được mình đang thực hiện theo kế hoạch ra sao.