Sức mạnh của truyền thông nội bộ
Không ít doanh nghiệp, ngay cả những tập đoàn lớn vẫn bỏ ngỏ truyền thông nội bộ, dẫu nó đã là một khái niệm cũ mèm. Đa phần chỉ chú trọng đến việc truyền thông ra bên ngoài mà vô tình hoặc cố tình bỏ quên truyền thông nội bộ. Sẽ rất khó để khẳng định truyền thông nội bộ hay truyền thông ra bên ngoài, cái nào quan trọng hơn. Bởi thực tế, cả truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài là hai mảnh ghép góp phần tạo nên sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy, khi truyền thông nội bộ không được quan tâm sẽ dẫn đến ít nhất một trong các tình huống sau: Nội bộ lục đục, người nọ nói xấu người kia, nhân viên nói xấu lãnh đạo do thông tin bị “tam sao thất bản”; Những thông tin trong doanh nghiệp được người ngoài thông hiểu trong khi “người trong nhà” lại không hiểu, thậm chí không hay biết; Khả năng phối hợp giữa các bộ phận kém do mỗi người làm chủ thông tin một kiểu…
Nhưng ngược lại, nếu truyền thông nội bộ được làm tốt, vấn đề bên trong của một doanh nghiệp lại giải quyết rất tốt. Truyền thông nội bộ chính là sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhau. Mối liên hệ này ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành văn hóa doanh nghiệp. Hay nói một cách khác, truyền thông nội bộ chính là làm cho những “người trong nhà” hiểu nhau, hòa hợp và đoàn kết hơn. Một khi có được điều đó thì việc sử dụng “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại hiệu quả dài hạn và tiết kiệm rất nhiều chi phí khi xây dựng văn hóa và hình ảnh doanh nghiệp.
Làm thế nào để hiểu nhau?
Làm cho mọi người hiểu nhau chính là điều cơ bản nhất của truyền thông nội bộ. Khi đã có sự thấu hiểu thì cũng có nghĩa, bạn đang nắm trong tay nguồn sức mạnh nội tại mà khó gì so sánh được. Làm thế nào để làm cho hiểu nhau? Tất nhiên, không dễ nhưng cũng không phải quá khó.
Tăng cường tương tác
Thực chất của truyền thông nội bộ chính là sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhau. Thế nên, để hiểu nhau hơn thì không gì bằng tăng cường hoạt động tương tác. Truyền thông nội bộ hướng tới những công cụ như ấn phẩm nội bộ, bản tin điện tử, chat nội bộ, email, tin tức trên website… Ưu điểm của những công cụ này là thông tin truyền tải nhanh, linh hoạt về thời gian và đến với nhiều người cùng một lúc. Nó cũng rất phù hợp với xu thế làm việc không nhất thiết phải ở văn phòng.
Tuy nhiên, hạn chế của công cụ này chính là sự giao tiếp trực tiếp. Thiếu sự giao tiếp trực tiếp, mối quan hệ giữa người với người sẽ trở nên cứng nhắc, khó cảm thông, chia sẻ. Mà đây lại là một trong những vấn đề trọng tâm của truyền thông nội bộ. Thế nên, ngay cả khi doanh nghiệp đã trang bị không thiếu những thiết bị công nghệ, thì những buổi trao đổi trực tiếp vẫn là điều không thể thiếu.
Một khi có sự quan tâm, lắng nghe và chia sẻ, nghĩa là đã hình thành không khí cộng đồng thì mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ không ngần ngại phô diễn những mặt tích cực và sự sáng tạo của họ
Kinh nghiệm cho thấy, những buổi nói chuyện thành công khi có môi trường giao tiếp. Nghĩa là có sự trao đổi, bàn luận, lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhau. Truyền đạt thông tin không chỉ một chiều từ trên xuống mà cần tạo không khí thoải mái, cởi mở và thân thiện để nhân viên đóng góp, chia sẻ và bày tỏ ý kiến của mình. Từ những đóng góp và tranh luận này, mâu thuẫn sẽ được giải quyết, mọi người hiểu nhau hơn và làm chủ thông tin chính xác nhất. Trong mọi mô hình kinh doanh luôn cần có nhu cầu giao tiếp, tăng cường các kênh kết nối giữa các thành viên.
Tất nhiên, nhu cầu này không chỉ dừng lại ở công việc. Những buổi offline, những hoạt động kết nối giữa các thành viên sau giờ làm việc, dịp cuối tuần, dịp kỉ niệm nào đó… luôn là những cơ hội tuyệt vời để thiết lập mối liên hệ và sự gần gũi giữa các thành viên. Khi môi trường đã trở nên thân thiện, cởi mở thì những trở ngại trong trao đổi công việc hay sự khác biệt về quan điểm sẽ không còn là rào cản để đi đến tiếng nói chung.
Nhất quán giữa thông điệp và hành động
Có một thực tế là, nhân viên luôn muốn nhận được đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, đặc biệt là tình hình phát triển và định hướng của doanh nghiệp. Nhưng thực tế cũng cho thấy, những thông tin này thường bị “bưng bít”. Cũng chính từ mâu thuẫn này mà nhân viên có cảm giác mình đang làm việc trong môi trường thiếu sự minh bạch và không có được sự tin tưởng của lãnh đạo. Giải bài toán tâm tư này không khó, nhân viên họ có quyền được biết những thông tin liên quan trực tiếp đến công việc của họ. Thay vì che giấu dẫn đến thông tin bị méo mó, hãy chủ động chia sẻ thông tin với nhân viên và kêu gọi những sáng kiến từ họ. Hãy là người giữ lửa để nhân viên tin tưởng và không ngần ngại cống hiến.
Tuy nhiên, có điểm bạn cần lưu ý, đó là thông điệp nội bộ được truyền đi phải đồng bộ và thống nhất với chiến lược, mục đích của doanh nghiệp. Nó phải rõ ràng, cụ thể, đúng vấn đề và đúng đối tượng đồng thời lãnh đạo thông qua đó phải thể hiện được mong muốn của mình và biến nó từ thông điệp thành hành động. Tất nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có một cơ chế lan truyền khác nhau tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh, đối tượng và văn hóa doanh nghiệp.
Lắng nghe và quan tâm
Ai cũng có nhu cầu được lắng nghe và tôn trọng. Thế nên, việc truyền tải thông điệp nên hướng tới sự đa chiều, xuyên suốt chứ không phải là mệnh lệnh. Thái độ trong khi truyền tải thông điệp rất quan trọng. Một nhà lãnh đạo giỏi là người biết truyền cảm hứng cho người khác làm việc chứ không phải là áp đặt hay ép buộc nhân viên làm theo ý họ. Một khi có sự quan tâm, lắng nghe và chia sẻ, nghĩa là đã hình thành không khí cộng đồng thì mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ không ngần ngại phô diễn những mặt tích cực và sự sáng tạo của họ. Các mặt tích cực càng nhiều thì sức mạnh tập thể cũng sẽ từ đó mà tăng lên.
