Giao tiếp nội bộ là một phần không thể thiếu và quyết định cho hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp các ý tưởng, thông tin và nhiệm vụ được truyền đạt rõ ràng, cũng như giúp cho các nhân viên làm việc nhóm hiệu quả hơn, tránh những hiểu lầm đáng tiếc hay mất công sức vào những nhiệm vụ nhỏ nhặt không đáng có.
Ben Horowitz, người sáng lập ra quỹ đầu tư Andreessen Horowitz nổi tiếng bậc nhất thung lũng Silicon, từng nói rằng:
Chìa khóa để xác định một công ty có tốt hay không chính là sự giao tiếp. Nếu mọi người nhìn chung một hướng, công ty chắc chắn sẽ vận hành tốt. Nếu không, dần dần mọi thứ sẽ rất tệ.
‘The key to a good company is commMasterskillstion. If everyone’s on the same page, you’re going to execute very well. If not, you’re going to execute very poorly.’ — Ben Horowitz
Doanh nghiệp cần có một giải pháp giao tiếp hiệu quả, giúp nhân viên nắm bắt, xác nhận thông tin một cách nhanh gọn và dễ dàng, cũng như truyền đạt cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của chiến lược, tầm nhìn, mục tiêu của công ty. Để giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố sau:
- Định hướng chiến lược
Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp có mục đích chính là giúp nhân viên thực hiện được các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Chính vì cậy, công ty cần truyền đạt định hướng chiến lược của mình sao cho hiệu quả, và khiến cho nhân viên hiểu rõ để áp dụng và công việc và hành động của mình mỗi ngày
- Sự thống nhất và hòa hợp
Kĩ năng hùng biện và sử dụng ngôn ngữ thì rất hiệu quả khi thuyết trình sản phẩm, hay khi quản lý các vấn đề. Tuy nhiên, để truyền đạt hiệu quả và xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm thì còn cần sự hòa hợp với các quy tắc, quy trình của công ty và nhiều yếu tố bên ngoài khác. Vì vậy, công ty cần lưu ý đến yếu tố thống nhất giữa các thông báo, thông tin nội bộ, cũng như các chính sách và kế hoạch của mình.
- Thái độ và sự tôn trọng
Yếu tố căn bản để giao tiếp hiệu quả và tạo nên niềm tin là sự tôn trọng lẫn nhau của các bên. Nếu như doanh nghiệp tạo được quy tắc ứng xử hoài hòa và tạo điều kiện cho những mối quan hệ thực chất như vậy thì nhân viên sẽ ngày càng phát triến vượt bậc so với những nơi không có điều này. Thành công của doanh nghiệp rõ ràng là phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc sáng tạo của nhân viên nhưng theo đúng nguyên tắc hay những giá trị mà doanh nghiệp tin tưởng và xây dựng. Vì thế, thái độ và sự tôn trọng khi giao tiếp chính là nền tảng dẫn tới thành công của công ty.
Thái độ lắng nghe cũng là một yếu tố quan trọng để có thể giao tiếp tốt trong nội bộ doanh nghiệp. Nếu như bạn không lắng nghe và có thể đóng góp quan điểm, ý tưởng của mình về những thông tin hay thông điệp được đưa ra, việc thông tin được truyền đạt và giao tiếp đến bạn sẽ không thể được hoàn thành. Việc lắng nghe không chỉ nằm ở chỗ bạn biết chờ và chú ý vào những điều được truyền tải, nó còn nằm ở thái độ lịch sự được thể hiện trong tư thế, dáng điệu của bạn. Biết cách lắng nghe là một kĩ năng tốt, và đầu tư thời gian để đoán trước được suy nghĩ của người khác là một khoản đầu tư có lợi, bởi nó khiến ta khiêm tốn hơn để học hỏi được nhiều hơn.
- Sự rõ ràng
Tiêu chí hàng đầu của chất lượng thông tin là sự rõ ràng. Thiếu đi sự rõ ràng trong thông tin thì sẽ gây nhầm lẫn và lộn xộn. Khi thông tin nội bộ được truyền đạt rõ ràng, rành mạch sẽ dễ thu hút được sự chú ý và quan tâm của nhân viên. Thông tin nội bộ, đặc biệt là những thông báo toàn công ty, muốn rõ ràng thì cần cân bằng về ý nghĩa và số lượng từ ngữ. Ngôn ngữ nên là ngôn ngữ giao tiếp thân thuộc hàng ngày, bởi thế sẽ gần gũi với mọi người hơn là những bài cáo thị hay diễn văn nghiêm túc và lạnh lùng.
- Thông tin chiến lược
Nội dung của giao tiếp nằm ở thông tin, khi thông tin được lưu thông nhanh nhậy và đều đặn sẽ giúp công ty phát triển và làm giàu vốn kinh nghiệm của công ty đó. Các doanh nghiệp nên khuyến khích và duy trì một hệ thống thông tin đáng tin cậy, bảo mật và có tính tức thời để từ đó đưa ra các kế hoạch chiến lược. Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp và các quản lý trong công ty cần có sự đầu tư công sức, ứng dụng công nghệ phù hợp, và tận dụng sự ủng hộ tham gia của đội ngũ nhân viên. Sự truyền đạt thông tin hiệu quả hay không chính là một thước đo để dự đoán khả năng hoàn thành công việc.
- Vai trò và trách nhiệm của mỗi nhân viên
Việc trao đổi thông tin đúng thời điểm và hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào vai trò của các nhân viên trong công ty của bạn. Vì vậy, doanh nghiệp cần giúp cho nhân viên xác định rõ trách nhiệm của mình để có thể đóng góp cho công việc, và việc giao tiếp nội bộ, phối hợp làm việc nhóm trong công ty. Trách nhiệm của nhân viên trong luồng giao tiếp nội bộ cần được làm rõ giữa các bước gửi và nhận thông tin, cũng như lập được các mối quan hệ trong network của mình để có điều kiện thu thập được thông tin chiến lược đáng tin cậy.
- Quy trình và hệ thống khuôn khổ
Trong cuốn sách “The 4-hour workweek”, tác giả Timothy Ferris, đồng thời là doanh nhân thành công, đã từng nhấn mạnh:
Sử dụng con người để nâng tầm một quy trình chuẩn thì sẽ nhân nhiều lần hiệu quả đầu ra. Nhưng chỉ cần một quy trình tồi để nhân lên nhiều lần các vấn đề rắc rối.
‘Using people to leverage a refined process multiplies production; using people as a solution to a poor process multiplies problems.’ — Timothy Ferriss
Một quy trình tốt mang lại sự nhân bản, khi có quy trình, mọi công việc sẽ nhân bản vô cùng nhanh chóng. Và từ đó, công việc và chuyên môn sẽ được dễ dàng trao đổi, huấn luyện và kế thừa. Khi xây dựng được quy trình, doanh nghiệp đã hệ thống hóa được được kinh nghiệm, chuyên môn, các phương án xử lý cho người mới. Việc giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp cũng từ đó mà trở nên ngày càng hiệu quả và tăng hiệu suất làm việc cho cả công ty. Bên cạnh đó, khuôn khổ cũng là một nhân tố quan trọng để quy trình của công ty hoạt động và giao tiếp nội bộ hiệu quả. Nó đòi hỏi người nhân viên đảm nhận công việc phải khéo léo và thận trọng.
- Phương pháp và công cụ
Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp về bản chất là một công việc không bao giờ kết thúc, và mục đích chính của nó không phải là để làm những thứ to tát viễn tưởng như là làm thế nào để thành công, mà chủ yếu là để giúp cho các đầu việc, nhiệm vụ được hoàn thành. Việc giao tiếp nội bộ nên tạo ra sự liên kết giữa lãnh đạo, quản lý công ty và các nhân viên.
Công cụ để giao tiếp nội bộ ảnh hưởng vô cùng lớn tới hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty, sự phối hợp để làm việc nhóm, cũng như tới văn hóa làm việc và văn hóa tập thể của nội bộ doanh nghiệp. Một công cụ tốt sẽ khiến cho việc gia tiếp được dễ dàng, các thành viên trong nhóm dự án, trong phòng ban phối hợp ăn ý, và từ đó thói quen làm việc hiệu quả của công ty cũng như việc thành lập văn hóa công ty trở có thể đạt được. Những thành viên mới cũng sẽ không gặp khó khăn khi gia nhập vào công ty, và có thể hòa nhập nhanh chóng với văn hóa cũng như guồng làm việc của những thành viên còn lại. Một mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, ví dụ như worktime.vn có thể mang lại tất cả những lợi ích đó bởi nó tạo điều kiện cho sự trao đổi, đồng thời giúp cho thông tin được sắp xếp rõ ràng theo hệ thống, cũng như tất cả mọi thành viên trong công ty cùng làm việc trên một nền tảng cuối cùng, thuận tiện và hiệu quả khi cần phối hợp với nhau. Ngoài ra, khi tất cả mọi người đã quá quen với mạng xã hội hiện đại, thì việc dùng mạng xã hội nội bộ để giao tiếp sẽ khiến cho nhân viên không mất thời gian để làm quen và bắt kịp với công nghệ, so với việc dùng một hệ thống phần mềm đồ sộ mới.
- Liên tục đổi mới
Các lý thuyết về quản lý doanh nghiệp luôn được đổi mới, và liên tục cập nhật. Ngoài ra chiến lược của doanh nghiệp cũng phải luôn thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh của thị trường cũng như của năng lực nội tại của công ty. Ngoài ra, cuộc cách mạng về công nghệ đang thay đổi cách chúng ta trao đổi, giao tiếp hàng ngày, cộng vào đó là sự khác biệt giữa các thế hệ nhân viên trong doanh nghiệp. Chính vì thế, việc trao đổi, giao tiếp nội bộ doanh nghiệp cũng cần tìm cho mình những phương án, công cụ, và cách thức mới để theo kịp với những sự thay đổi này để đạt được mục đích, hiệu quả cao nhất cho việc giao tiếp nội bộ doanh nghiệp.
