Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp
Giao tiếp được coi là kỹ năng quan trọng giúp các mối quan hệ giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp hòa hợp hơn. Nhân viên trong công ty có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ cải thiện được hiệu suất làm việc nhóm, tương tác giữa các team trở nên trôi chảy hơn.
Không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc, khả năng giao tiếp nội bộ hiệu quả còn được coi là một dấu hiệu của nền văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Chẳng hạn khi xuất hiện các mâu thuẫn nội bộ, nếu nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có cách ứng xử bình tĩnh, uyển chuyển giúp xoa dịu tình huống.
Tác động của kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng trong đội ngũ nhân sự, mà các lãnh đạo, quản lý với khả năng giao tiếp linh hoạt sẽ biết cách tạo động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, các lãnh đạo này sẽ biết cách khuyến khích nhân viên chia sẻ khó khăn hoặc đề xuất các ý tưởng sáng tạo cho công việc. Vì thế, việc cải thiện kỹ năng giao tiếp sẽ tác động tích cực đến văn hóa doanh nghiệp.
Các cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp
1. Xem xét đối tượng của bạn
Để cải thiện giao tiếp của nhân viên, doanh nghiệp cần xem xét các vấn đề sau:
- Đâu là thời điểm lý tưởng nhất để trao đổi với nhân viên?
- Điều gì khiến họ vui? Điều gì khiến họ quan tâm?
- Thời gian nào phù hợp để trao đổi với nhân viên? Vào sáng sớm hay buổi trưa?
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng thông tin liên lạc của nhân viên được phân chia thành các nhóm khác nhau (như vị trí, vai trò công việc, phòng ban,…). Nếu thông điệp của bạn không liên quan đến nhân viên, họ sẽ cảm thấy khó hiểu và bị phiền nhiễu.
Gửi thông tin trao đổi đến từng nhân viên có liên quan
Đảm bảo gửi thông tin liên lạc đến những người có liên quan. Nhân viên tương tác nhiều hơn nhiều hơn khi những nội dung được chia sẻ phù hợp với họ.
2. Xây dựng thói quen giao tiếp
Xây dựng thói quen giao tiếp trong môi trường công sở là chìa khóa quan trọng giúp tương tác nội bộ trở nên hiệu quả hơn. Hãy đảm bảo tần suất giao tiếp được xây dựng một cách có tổ chức. Ví dụ: bản tin hàng tháng, bản cập nhật hàng quý từ Giám đốc điều hành hoặc bản tóm tắt hoạt động hàng tuần.
Để nhân viên dễ thực hiện những thói quen này, bạn có thể tạo form đơn giản mà ai cũng có thể sử dụng. Khi đó, việc thao tác trên một form nhất định sẽ giúp nhân viên hiểu cách thức liên lạc một cách nhanh chóng.
3. Yêu cầu tương tác, phản hồi 2 chiều
Doanh nghiệp cần thúc đẩy sự tương tác 2 chiều: chia sẻ và phản hồi
Giao tiếp không phải là con đường một chiều. Nhân viên muốn được lắng nghe và đánh giá cao. Nếu không, tinh thần và năng suất làm việc của họ sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ doanh thu.
Với sự phát triển của công nghệ, các ứng dụng OTT tích hợp nhiều chức năng có thể giúp doanh nghiệp thúc đẩy sự tương tác trong môi trường ảo. Nhiều ứng dụng cho phép doanh nghiệp thực hiện:
- Khảo sát
- Thăm dò trực tiếp
- Hộp thư đề xuất
- Phòng chat riêng tư
Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo và quản lý bộ phận đừng hạn chế bản thân hoặc nhân viên chỉ chia sẻ phản hồi. Hãy đảm bảo họ được trao quyền và cảm thấy thoải mái khi trao đổi với về ý tưởng, thành tựu hoặc bất kỳ vấn đề cần thiết khác.
Điều quan trọng là phải xây dựng một mối quan hệ tốt với nhân viên. Theo một thống kê cho thấy, 12% nhân viên nghỉ việc vì mức lương cao hơn, trong khi 75% sẽ rời bỏ công ty vì có mối quan hệ với người quản lý không tốt đẹp.
Do đó, hãy thu thập và thay đổi dựa phản hồi một cách thường xuyên, từ đó tạo dựng mối quan hệ làm việc vui vẻ với team. Từ đó, dẫn đến khả năng cải thiện giao tiếp của nhân viên.
4. Sáng tạo tạo nên khác biệt
Nhiều người nghĩ rằng chỉ giao tiếp với nhân viên khi liên quan đến công việc. Tuy nhiên, đó là một quan niệm sai lầm. Để nhân viên cảm thấy hứng thú với công việc, các lãnh đạo và quản lý team phải tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và vui vẻ. Một văn hóa công ty như vậy sẽ dẫn đến tinh thần và năng suất cao hơn.
Vậy làm thế nào doanh nghiệp có thể sáng tạo trong giao tiếp với nhân viên? Dưới đây là những cách mà bộ phận nhân sự hoặc quản lý có thể sử dụng:
- Chia sẻ GIF vui nhộn để bắt đầu một ngày mới
- Tổ chức các cuộc thi/ bình chọn với sự tham gia của toàn doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc thi, bình chọn thu hút sự tương tác của nhân viên
Có nhiều cách sáng tạo để cải thiện khả năng giao tiếp của nhân viên. Hãy suy nghĩ thấu đáo và tăng tính kết nối, nhằm thúc đẩy giao tiếp nội bộ nhân viên kể cả khi tan làm.
5. Đo lường phương pháp giao tiếp với nhân viên
Khi đo lường các phương pháp và kênh giao tiếp nội bộ, doanh nghiệp sẽ biết được những gì đang hiệu quả và những vấn đề cần cải thiện. Thông qua cách tiếp cận có mục tiêu và đo lường được, bạn có thể tạo dựng một lộ trình cải thiện giao tiếp với nhân viên dễ dàng hơn. Hãy bắt đầu bằng cách gửi thông tin cập nhật theo thời gian thực cho nhân viên hoặc các thành viên cụ thể trong nhóm.
6. Chia sẻ, trao đổi với nhân viên bằng hình ảnh
Trên thực tế, giao tiếp bằng hình ảnh thực sự quan trọng vì nó giúp gắn kết các thành viên trong team, dễ dàng truyền đạt thông tin phức tạp và đơn giản hóa thông tin.
Vì vậy, bạn có thể giao tiếp bằng hình ảnh. Đó bao gồm infographic, báo cáo trực quan, slide, poster, brochure,…hoặc những thể loại vui như meme, video, GIF,…Hãy đảm bảo rằng thông điệp hấp dẫn, thiết kế bắt mắt.
7. Họp team
Các team trong công ty cần duy trì các buổi họp nhóm. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp – nơi tất cả các thành viên cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với nhau. Bên cạnh đó, bạn cần duy trì lịch họp một cách đồng đều như một lần/tuần, hai tuần hoặc hàng tháng, giúp loại bỏ rào cản giao tiếp hoặc hiểu lầm giữa người quản lý – nhân viên
Các cuộc họp nhóm cũng cần được chú trọng
Khi mọi người đều trò chuyện cởi mở về các dự án đang thực hiện, họ có thể tìm được giải pháp cho những thách thức, khó khăn đang phải đối mặt.
8. Xây dựng thông điệp trước khi truyền đạt
Cho dù đó là email, bài đăng trên mạng xã hội,… điều quan trọng là phải phát triển thông điệp trước khi chúng được gửi đi. Thông tin truyền tải cần phải cụ thể để mọi người hiểu rõ mục đích của nó.
Hãy xem xét và trả lời những câu hỏi sau đây:
- Thông tin đó có ý nghĩa gì?
- Tại sao nó quan trọng?
- Thông tin này có tác động đến nơi đâu? Bạn có thể lấy thêm thông tin ở đâu?
- Khi nào điều này sẽ diễn ra?
- Điều này được thực hiện như thế nào?
- Ai là người đưa ra quyết định? Bạn liên hệ với ai để biết thêm thông tin?
Nếu đặt vấn đề này vào bối cảnh đại dịch toàn cầu, thay vì chỉ gửi tin nhắn như “Điều….là do COVID”, hãy làm cho nó rõ ràng và cụ thể hơn. Ví dụ: “Để đảm bảo sức khỏe và sự an toàn của nhân viên, khách hàng cũng như tuân thủ các nguyên tắc của CDC, chúng tôi sẽ có những quy định mới…”
9. Chọn phương tiện giao tiếp phù hợp
Chọn phương tiện truyền thông thích hợp đóng vai trò quan trọng. Điều này càng được quan tâm khi bạn cần tối ưu hóa thông điệp của mình và mong muốn cách nhân viên nhận những thông tin.
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương tiện trao đổi phù hợp nhất
Hiện nay, có nhiều phương tiện giao tiếp để bạn lựa chọn như newsletter dạng in ấn hoặc digital, lập nhóm trên Facebook và WhatsApp, họp 1:1, họp nội bộ, email và ứng dụng giao tiếp với nhân viên. Nhìn chung, tìm kiếm phương tiện phù hợp là rất quan trọng để thiết lập giao tiếp nội bộ hiệu quả và tăng cường sự tham gia của mọi người trong doanh nghiệp.
