Tầm quan trọng của mô hình giao tiếp trong doanh nghiệp
Theo những nghiên cứu của ABV, 75 % thời gian trong ngày chúng ta giành cho giao tiếp. Nghiên cứu cũng khẳng định, tới 57% kế hoạch không thuận lợi có nguyên nhân xuất phát từ việc giao tiếp kém. Chính vì lẽ đó, doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả cao trong công việc đặc biệt cần chú trọng nâng cao khả năng giao tiếp bằng cách xây dựng một mô hình hiệu quả.
Mô hình giao tiếp là công cụ được thiết kế ra để chỉ ra cách thức giao tiếp của cá nhân với cá nhân, cá nhân với tập thể, cộng đồng,v…v, đồng thời cung cấp và xác định mục tiêu giao tiếp một cách chuẩn xác.
Trong kinh doanh, vai trò của giao tiếp và các mô hình giao tiếp lại càng trở nên quan trọng bởi nó sẽ quyết định nhiều đến khả năng vận hành trơn tru của công ty, cơ hội thăng tiến trong tương lai và sức bứt phá phát triển của cá nhân người lao động.
Khi xây dựng thành công một mô hình giao tiếp tốt có thể mang lại nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
Tăng sự tương tác giữa các nhân viên, phòng ban
Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Ragan, giao tiếp kinh doanh là yếu tố hàng đầu mà doanh nghiệp cần lưu ý. Các cá nhân phòng ban cần hỗ trợ lẫn nhau, đào tạo và nhắc nhở các lãnh đạo doanh nghiệp trong giao tiếp.
Việc tạo dựng một mô hình giao tiếp dành cho mỗi doanh nghiệp sẽ giúp công ty đồng bộ hóa cách thức trao đổi trên một nền tảng nhất định. Mô hình giao tiếp sẽ quy định cách thức diễn đạt sao cho tất cả mọi người cùng có thể hiểu được ý nghĩa cũng như cảm thấy thoải mái hơn khi trò chuyện. Điều này sẽ khiến nhân viên bạn cởi mở hơn, chia sẻ những khó khăn của họ hoặc những điều mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Tăng năng suất làm việc của nhân viên
4/5 nhân viên tin rằng giao tiếp nội bộ doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp họ thực hiện tốt các công việc, họ sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm các thông tin này. Bên cạnh đó, khi có nền tảng thống nhất, nhân viên sẽ tốn ít thời gian hơn cho việc tự ngồi mày mò từ đầu, thay vào đó chỉ cần hỏi những người còn lại là sẽ được cung cấp thông tin.
Văn phòng là nơi một người dành ⅓ thời gian trong ngày, thậm chí nhiều hơn để gắn bó. Nếu không tạo được một môi trường doanh nghiệp tốt, có sự cởi mở, chia sẻ nhiều thì rất khó để một người coi đó là nơi để họ tin tưởng, cống hiến lâu dài. Giao tiếp tốt trong doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên của bạn thoát ra khỏi vùng an toàn, dám nói lên ý tưởng của mình và mạnh dạn tìm kiếm cơ hội cho bản thân hơn. Năng suất từ đó được nâng cao.
Tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng
Trên thực tế, hiệu quả giao tiếp ảnh hưởng rất nhiều đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu doanh nghiệp giao tiếp kém, nhất là trong những vị trí quan trọng như Sale, Kinh doanh, Truyền thông thì rất khó truyền tải đến khách hàng, đối tác những nội dung cụ thể, sinh động. Đôi khi sự khó khăn trong giao tiếp có thể cản trở doanh nghiệp tìm kiếm sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Mô hình giao tiếp là yếu tố cực kỳ cần thiết để xây dựng văn hóa công sở tốt hơn. Sự rõ ràng, minh bạch, cởi mở tạo điều kiện cho sự sáng tạo phát triển tận độ và nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên.
Các bước xây dựng mô hình giao tiếp cho doanh nghiệp
Bước 1: Đánh giá thực trạng giao tiếp trong doanh nghiệp
Có rất nhiều cách để đánh giá xem tình trạng giao tiếp trong doanh nghiệp ở mức độ nào. Ví dụ như lập bảng biểu mẫu khảo sát hoặc trao đổi, chia sẻ để tìm ra vấn đề. Nếu thấy những dấu hiệu sau thì đây là lúc doanh nghiệp của bạn cần thay đổi
– Giao tiếp nội bộ kém: Bạn hoàn toàn cảm thấy lạc lõng giữa số đông, mọi người chỉ làm việc của mình, không nói chuyện ngay cả khi tan làm
– Phụ thuộc quá nhiều vào máy móc, công nghệ: Ai cũng chỉ quan tâm điện thoại và máy tính của mình mà không hề để ý xung quanh
– Quản lý và nhân viên không có sự kết nối Các cuộc trò chuyện cũng chỉ xoay quanh họp, báo cáo mà không có sự sẻ chia.
Bước 2: Xác định mục tiêu thay đổi
Mục tiêu luôn luôn là điều chúng ta cần nghĩ đến khi bắt tay thực hiện một công việc bất kỳ. Bạn cần trả lời được câu hỏi:
(1) Doanh nghiệp đang cần gì? Nhu cầu này có cấp thiết hay không?
(2) Làm thế nào để đáp ứng được nhu cầu này? Để làm điều này tốn bao nhiêu tài nguyên?
(3) Hiệu quả sau khi thực hiện có thể đạt là bao nhiêu
Bạn có thể tham khảo 8 loại hình văn hóa doanh nghiệp được Harvard Business Review phân biệt dựa theo 2 tiêu chí là sự tương tác giữa mọi người và khả năng phản ứng trước thay đổi. Cụ thể như sau:
- Quan tâm (caring-culture): 63%
- Mục tiêu (purpose-culture): 9%
- Học tập (learning-culture): 7%
- Tận hưởng (enjoyment-culture): 2%
- Kết quả (results-culture): 89%
- Chuyên chế (authority-culture): 4%
- Trật tự (order-culture): 15%
Từ số liệu trên bạn sẽ biết mình cần làm gì để xây dựng một bộ quy tắc hợp lý
Bước 3: Lên kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên
Sau khi đã có cho mình những thông tin cụ thể như trên, doanh nghiệp hãy xây dựng kế hoạch chi tiết trong đó giải quyết những câu hỏi đã được đặt ra.
Lưu ý khi xây dựng kế hoạch đó là cần dựa trên năng lực thực tiễn của doanh nghiệp, tiềm lực, khả năng, mục tiêu để tránh suy nghĩ viển vông, thiếu thực tế. Điều này sẽ rất dễ đem đến thất bại hay những tác dụng ngược từ nhân viên của bạn.
Bước 4: Bắt tay vào triển khai và khảo sát mức độ hiệu quả
Thành lập một đơn vị hoặc một lượng nhân sự nhất định phụ trách việc này:
Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần trực tiếp chỉ đạo và theo dõi quá trình triển khai mô hình này. Hãy phân công một lượng nhân sự nhất định, có thể là bộ phận Nhân sự hoặc Truyền thông nội bộ quan tâm nhiều hơn đến đời sống, chất lượng văn hóa doanh nghiệp
Áp dụng mô hình tới toàn bộ nhân sự trong công ty
Sau khi ban hành quy định, quy chế chung, hãy tổ chức các buổi trò chuyện giữa lãnh đạo và tập thể nhân viên về giá trị của sự tương tác cũng như kêu gọi hành động từ họ.
Phát triển mô hình một cách nghiêm túc:
Việc xây dựng một mô hình trên lý thuyết có vẻ không khó nhưng duy trì nó, khuyến khích mọi người chấp hành và tự nguyện thực hiện theo mới là khó. Điều này nên được làm gương từ lãnh đạo cấp cao, các trưởng phòng ban để nhân viên noi theo.
