Định nghĩ truyền thông nội bộ trong môi trường công sở là gì?
Truyền thông nội bộ bao gồm tất cả việc truyền tải thông tin giữa các thành viên của một tổ chức. Nói cách khác, truyền thông nội bộ là cách một công ty tương tác với nhân viên của mình.
Khi nói đến truyền thông nội bộ (IC – Internal CommMasterskillstion), bạn cần đảm bảo rằng họ truyền đạt thông điệp của bạn đến nhân viên của bạn một cách hiệu quả. Thông tin liên lạc nội bộ hoặc IC bao gồm thông tin liên lạc ngang và dọc.
Nếu không có một chiến lược truyền thông nội bộ tuyệt vời, nhân viên của bạn có thể dễ dàng lãng phí khoảng 30% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin họ cần, khiến công ty của bạn mất khoảng 15.350 đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm.
Mặt khác, giao tiếp tốt là yếu tố quan trọng giúp nhân viên gắn kết cao, giúp các công ty có lợi nhuận cao hơn 22%.
Truyền thông nội bộ là chìa khóa để hình thành một lực lượng lao động gắn bó và có đầy đủ thông tin. Nhưng chiến lược của bạn sẽ chỉ có hiệu quả nếu nhân viên của bạn thực sự áp dụng các giải pháp truyền thông nội bộ mà bạn đã xác định là hữu ích nhất cho tổ chức của mình.
Chúng tôi đã tổng hợp trong bài đăng blog này 5 phương pháp hay truyền thông nội bộ hay nhất và hiệu quả nhất có thể giúp dễ dàng trong việc tạo ra quy trình chấp nhận và khuyến khích nhân viên tương tác với nội dung họ nhận được.
Các phương pháp truyền thông nội bộ hay nhất bạn nên biết
Khi nói đến các phương pháp hay nhất về truyền thông nội bộ, không có quy tắc vàng nào phù hợp với tất cả các tổ chức. Mọi tổ chức đều là duy nhất và một số phương pháp hay nhất đã thay đổi đáng kể kể từ khi áp dụng công việc từ xa và kết hợp. Đối với một số nhân viên, giao tiếp và cộng tác là những khó khăn lớn nhất khi sắp xếp công việc từ xa.
Ngoài ra, không phải mọi tổ chức đều phải đối mặt với những thách thức về truyền thông nội bộ giống nhau.
Tuy nhiên, chúng tôi đang cung cấp cho bạn một số phương pháp hay nhất phải tuân theo mà mọi chuyên gia truyền thông nội bộ nên tuân theo.
Phương pháp số 1: Xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ vững chắc
Hãy nhớ rằng kênh liên lạc nội bộ của bạn chỉ là phương tiện để kết thúc. Chỉ cần thiết lập nó sẽ không cải thiện ngay lập tức khả năng của mọi người cảm thấy được đầu tư vào các mục tiêu của công ty bạn và trừ khi mọi người thực sự sử dụng nó, các thành viên trong nhóm sẽ không có thời gian dễ dàng hơn khi truy cập vào tất cả thông tin và tài nguyên mà họ cần để mang lại công việc tốt hơn.
Bạn sẽ cần tiếp cận giao tiếp nội bộ giống như cách bạn tiếp cận bất kỳ khía cạnh nào khác của doanh nghiệp – một cách chiến lược.
Trước tiên, bạn cần đặt ra các mục tiêu cụ thể và quyết định thông điệp nào bạn muốn chia sẻ với nhân viên và tần suất bạn sẽ chia sẻ thông tin với họ.
Gặp gỡ các bên liên quan chính sẽ giúp bạn tìm ra nội dung họ cần cho nhóm của mình, vì vậy bạn có thể chia sẻ tài liệu có liên quan đến nhân viên của mình. Bằng cách đó, bạn khuyến khích nhân viên của mình có thói quen cập nhật thông tin mới nhất.
Xây dựng một kế hoạch liên lạc nội bộ rõ ràng và chắc chắn cũng giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ qua một nhóm nhân viên cụ thể, những người có thể cảm thấy mất kết nối với tổ chức của bạn.
Chúng tôi tóm tắt trong đồ họa thông tin dưới đây về cách một giải pháp truyền thông nội bộ như trung tâm nội bộ có thể giúp bạn:
- Cải thiện giao tiếp của nhân viên
- Tăng mức độ tương tác của nhân viên
- Thúc đẩy chiến lược tuyển dụng xã hội của bạn
- Nâng cao nhận thức về thương hiệu của bạn và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ
Phương pháp số 2: Phân loại nội dung của bạn
Nhiều công cụ giao tiếp nội bộ phân loại nội dung theo định hướng của nó – cho dù nội dung đó được chia sẻ bên trong hay bên ngoài.
Tuy nhiên, cách tiếp cận này còn quá mơ hồ. Thay vào đó, bạn có thể muốn phân loại nội dung của mình dựa trên vai trò của nhân viên trong tổ chức và các chủ đề họ quan tâm để bạn không làm họ choáng ngợp với thông tin không liên quan.
Nếu bạn không tính đến vai trò, sở thích của nhân viên hoặc (các) ngôn ngữ mà họ muốn đọc nội dung của bạn, họ có thể tiếp tục nhận được thông báo về nội dung không liên quan đến họ.
Khi nhân viên của bạn liên tục bị gián đoạn bởi các ping và cảnh báo, năng suất sẽ giảm mạnh. Chán nản với tràn ngập thông tin không liên quan, họ sẽ nhanh chóng ngừng tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ.
Điều này làm giảm sự gắn bó của nhân viên và có thể làm giảm năng suất của nhân viên!
Cách tiếp cận tối ưu là phân đoạn nội dung trên nhiều kênh, một kênh cho mỗi chủ đề mà bạn muốn nhân viên của mình được thông báo.
Mỗi nhân viên có thể chọn kênh mà họ muốn đăng ký, cho phép họ kiểm soát luồng thông tin mà họ nhận được trong nguồn cấp tin tức của họ.
Khi nhân viên biết rằng họ chỉ nhận được thông tin có liên quan và thú vị, điều đó làm tăng sự tin tưởng của họ rằng thời gian tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ sẽ là thời gian tốt.
Khi bạn phân đoạn nội dung của mình theo chủ đề, bạn cũng có thể tạo một kênh bắt buộc cho nội dung quan trọng trong toàn công ty.
Miễn là bạn không lạm dụng nó, nhân viên của bạn sẽ biết rằng kênh này không bao giờ bị bỏ qua.
Phương pháp số 3: Khuyến khích ý kiến đóng góp của nhân viên
Nhân viên của bạn có thể sử dụng kênh liên lạc nội bộ của bạn để chia sẻ thông tin cập nhật, cung cấp phản hồi, cộng tác với các đồng đội và xây dựng mối liên kết nhóm bền chặt hơn trong toàn tổ chức.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người làm việc từ xa, những người có khả năng cảm thấy bị cô lập với văn hóa doanh nghiệp, điều này cũng có hiệu quả đối với các tổ chức lớn hơn có văn phòng chi nhánh trên khắp thế giới.
Để giúp nhân viên điều chỉnh kênh giao tiếp nội bộ của bạn, hãy đảm bảo rằng đó là một không gian an toàn, nơi không có phản ứng dữ dội đối với các ý tưởng hoặc khiếu nại.
Mời nhân viên tạo bài đăng để họ có thể chia sẻ những kiến thức chính và phương pháp hay nhất với đồng đội của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng kênh giao tiếp của mình như một trung tâm tài nguyên, nơi nhân viên của bạn có thể tìm thấy các tài liệu thông tin và giáo dục về các xu hướng mới nhất của ngành.
Việc phân chia nội dung theo chủ đề cũng giúp nhân viên dễ dàng kết nối với nhau hơn thông qua sở thích chung và xây dựng mối quan hệ trong các nhóm nhỏ hơn.
Phương pháp số 4: Thừa nhận nỗ lực của nhân viên và làm cho hoạt động giao tiếp nội bộ trở nên thú vị!
Cảm thấy được đánh giá cao là điều quan trọng đối với mọi người và nhân viên của bạn cũng không ngoại lệ.
Kênh liên lạc nội bộ của bạn là phương tiện hoàn hảo để công nhận sự chăm chỉ của nhân viên và tạo ra một văn hóa công ty tích cực.
Nó tạo ra một liên kết tích cực với kênh và khuyến khích nhân viên cảm thấy được đầu tư cá nhân vào thành công kinh doanh của bạn.
Hơn thế nữa, nếu bạn biến kênh giao tiếp nội bộ của mình thành một không gian để giải trí bằng cách sử dụng các cuộc thi, cuộc thăm dò ý kiến hoặc khảo sát, thì nhân viên của bạn sẽ muốn tiếp tục quay lại kênh đó và tham gia các cuộc trò chuyện mới.
Đừng quên sử dụng các định dạng phương tiện truyền thông hấp dẫn như video, bản tin tương tác và đồ họa thông tin để đảm bảo rằng các cập nhật của bạn không trở nên nhàm chán.
Các định dạng khác nhau giúp nhân viên của bạn luôn tham gia, đặc biệt nếu chủ đề này phức tạp hoặc dày đặc.
Khoảng 35% thế hệ trẻ nói rằng họ chỉ tương tác với nội dung có tính tường thuật mạnh mẽ, vì vậy hãy tuân thủ phong cách kể chuyện khi bạn tạo nội dung mà bạn sẽ chia sẻ với nhân viên của mình!
Phương pháp số 5: Đo lường hiệu quả của giao tiếp nội bộ của bạn
Nếu không theo dõi hiệu quả của chiến lược truyền thông nội bộ, bạn sẽ không thể biết điều gì hoạt động tốt và điều gì cần cải thiện để tăng mức độ chấp nhận của người dùng trong toàn tổ chức.
Trước tiên, bạn cần đặt KPI. Đảm bảo rằng các chỉ số bạn quyết định theo dõi cho phép bạn biết nhân viên của bạn quan tâm đến những chủ đề nào, xác định loại nội dung mà nhân viên đọc nhiều nhất và đo lường mức độ tương tác của người dùng.
Ví dụ: bạn có thể theo dõi:
- Đo lường hành vi: Có bao nhiêu nhân viên xem mỗi bài đăng? Cái nào nhận được nhiều lượt xem nhất? Thời gian trung bình cho mỗi lần truy cập là bao nhiêu?
- Các chỉ số cơ bản: Nhân viên có tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ không? Họ có chia sẻ bất kỳ phản hồi nào với bạn không?
- Các chỉ số kỹ thuật: Nội dung của bạn có tải nhanh không, có cập nhật không?
Khi bạn đã đặt KPI của mình, hãy đảm bảo rằng bạn xem xét chúng hàng tháng hoặc hàng quý để giữ cho dữ liệu của bạn luôn chính xác!
10 sự thật thú vị về các phương pháp hay nhất về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên và thành công của công ty. Do đó, việc tuân theo các phương pháp hay nhất là rất quan trọng.
Hãy xem một số thống kê để tìm hiểu về sức mạnh của truyền thông nội bộ và cách cải thiện nó.
- 60% công ty không có chiến lược dài hạn cho truyền thông nội bộ của họ.
- 74% nhân viên cảm thấy họ đang bỏ lỡ thông tin và tin tức của công ty.
- 72% nhân viên không hiểu đầy đủ về chiến lược của công ty.
- 86% nhân viên và giám đốc điều hành cho rằng thiếu sự hợp tác hoặc giao tiếp không hiệu quả vì những thất bại tại nơi làm việc.
- 33% nhân viên cho biết sự thiếu cởi mở, giao tiếp trung thực có tác động tiêu cực nhất đến tinh thần của nhân viên.
- Hơn 80% người Mỹ nói rằng giao tiếp của nhân viên là chìa khóa để phát triển lòng tin với người sử dụng lao động của họ.
- Các doanh nghiệp có giao tiếp hiệu quả có khả năng giảm nhân viên thấp hơn 50%.
- 60% công ty không có chiến lược dài hạn cho truyền thông nội bộ của họ.
- 44% nhân viên muốn áp dụng rộng rãi hơn các công cụ truyền thông nội bộ.
- Khi nói đến đại dịch, hơn 90% nhân viên cho biết họ muốn thông tin liên lạc hàng tuần từ công ty của họ.
Hướng dẫn cho bạn về giao tiếp nội bộ
Để đảm bảo rằng nhân viên của bạn tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ, bạn cần xác định một kế hoạch giao tiếp nội bộ rõ ràng, xây dựng một chiến lược nội dung tuyệt vời và có các công cụ phù hợp.
Khi nói đến truyền thông nội bộ, luôn có chỗ để cải thiện, vì vậy đừng quên đặt KPI rõ ràng và có thể đo lường được! Bằng cách đó, bạn có thể xem xét chúng một cách thường xuyên và tìm ra cách bạn có thể cải thiện giao tiếp nội bộ của mình.
