Có 2 lý do người phụ trách Truyền thông nội bộ cần xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên trong Công ty, đó là:
- Khi có mối quan hệ tốt với mọi người, bạn sẽ hiểu rõ những điều họ mong muốn để từ đó triển khai những hoạt động/sự kiện nội bộ phù hợp và hiệu quả. Đồng thời, những mối quan hệ này sẽ giúp bạn có được những thông tin nội bộ quan trọng và mà các khảo sát thông thường không thể ghi nhận.
- Bạn sẽ trở thành “cầu nối” đặc biệt giúp kết nối mọi người tại các phòng ban khác nhau hiệu quả bởi họ đã có cùng một mối liên hệ chung chính là bạn!
Không ít lần qua những cuộc trò chuyện với đồng nghiệp ngay trong thang máy, tại phòng ăn, mình đã có thêm những ý tưởng mới cho sự kiện nội bộ sắp tới, hay nhận những góp ý chân thành cho các hoạt động đã triển khai. Việc có mối quan hệ tốt với nhân viên trong công ty giúp tiếng nói của mình và IC Team có trọng lượng, khi chỉ cần gửi thông tin, lên tiếng kêu gọi, tất cả mọi người đều hưởng ứng tham gia. Tại bài viết tuần này, mình sẽ chia sẻ chi tiết 5 “bí kíp” mình đã áp dụng để tạo dựng mối quan hệ với nhân viên trong công ty. Dù bạn làm công việc nào, vị trí gì, mình tin rằng các “bí kíp” này sẽ giúp bạn cải thiện mối quan hệ của mình với đồng nghiệp theo hướng tích cực!
Bí kíp 01: “Định vị” hình ảnh bản thân và IC Team
Nói “định vị” có vẻ đao to búa lớn vậy thôi, thực ra tại bí kíp này, điều bạn cần làm là trả lời cho các câu hỏi:
- Bạn muốn thể hiện là mình là người như thế nào trong công việc
- Bạn muốn mọi người trong công ty nhìn nhận vai trò của IC Team như thế nào
Mình lấy ví dụ, tại bất cứ công ty nào mình làm, mình luôn tâm niệm:
- Về hình ảnh của bản thân: Là một người nhiều năng lượng, chỉn chu và chuyên nghiệp trong công việc
- Về hình ảnh của IC Team: Được Ban lãnh đạo và các thành viên trong Công ty đánh giá cao với các hoạt động truyền thông sáng tạo, hiệu quả
Khi đã “định vị” hình ảnh của bạn và IC Team tại công ty, hãy luôn trung thành với hình ảnh đó và thể hiện chúng qua công việc mỗi ngày. Bản thân mình có những nguyên tắc sau để luôn duy trì được hình ảnh mình đã “định vị” phía trên:
- Giữ thái độ làm việc tích cực: Luôn nói lời chào và mỉm cười với mọi người khi vô tình gặp họ trong thang máy, phòng họp,vv.
- Luôn giữ vẻ ngoài chỉn chu: kiểu tóc cần gọn gàng, khuôn mặt trang điểm nhẹ nhàng, trang phục phẳng phiu, sạch sẽ. Dù có bận bịu hay stress đến mấy, mình luôn dành thời gian vào đầu giờ sáng và sau giờ nghỉ trưa để chỉnh trang lại kiểu tóc và dặm lại son môi. 1 – 2 phút đó cũng không khiến công việc của mình bị trì hoãn.
- Luôn đúng giờ.
- Chủ động đề xuất kế hoạch, làm báo cáo mà không để cấp trên phải nhắc nhở.
- Duy trì tính sáng tạo tại các hoạt động, sự kiện nội bộ.
- Khi tiếp nhận ý kiến từ mọi người cần phản hồi nhanh chóng và có giải pháp xử lý kịp thời.
Bí kíp 02: Ghi nhớ tên của mọi người
Một trong những bí quyết trong giao tiếp đó là hãy xưng hô với người trò chuyện cùng mình bằng tên của họ. Để áp dụng phương pháp này, với những người lần đầu gặp mặt, mình thường hỏi thăm tên, phòng ban họ làm việc và cố gắng ghi nhớ. Sau đó, tại các lần gặp tiếp theo, mình chào và trò chuyện với họ bằng tên của họ. Không ít người tỏ ra ngạc nhiên khi mình vẫn nhớ tên họ và cuộc nói chuyện trong thang máy cứ thế trở nên gần gũi hơn.
Hồi còn là một IC Newbie, mình đã tự đặt ra KPI mỗi ngày là nói chuyện và nhớ tên ít nhất 10 người mình gặp tại Công ty. Thậm chí mình còn có hẳn một cuốn sổ tay riêng cho việc ghi chú tên, phòng ban những người mình đã gặp và cách mình gặp họ như thế nào. Kết quả là chỉ gần 2 tháng mình đã có thể nhớ tên hơn 200 người làm việc tại Công ty đó.
Bí kíp 03: Sức mạnh của lời chào và nụ cười
Làm truyền thông nội bộ hay nhân sự, bạn cần chủ động kết nối với mọi người, bắt đầu từ điều đơn giản nhất là nói lời chào và nở một nụ cười thật tươi. Mình gặp không ít các bạn nhân viên mới đi làm hoặc thuộc tuýp người ít nói, ngại tiếp xúc với người khác. Họ chỉ lặng lẽ lướt qua mọi người hay lầm lũi bấm điện thoại trong thang máy. Khi chào và mỉm cười với họ, ban đầu có thể bạn sẽ nhận lại một sự im lặng và ánh nhìn kì quặc. Nhưng không sao cả, hãy cứ chào và mỉm cười với họ tại những lần gặp sau, chắc chắn họ sẽ mỉm cười vào chào lại bạn thôi.
Bí kíp 04: Tương tác với mọi người trên Facebook
Bí kíp tiếp theo của mình đó là kết nối với nhân viên trên Facebook. Bí kíp này sẽ hiệu quả nếu Công ty của bạn có quy mô từ 300 – 500 nhân sự. Ngay từ khi mới vào Công ty, khi được add vào Group Facebook nội bộ, điều mình làm đầu tiên là vào phần “Thành viên” và gửi lời mời kết bạn đến tất cả mọi người. Những ngày sau đó, mình dành ít nhất 10 phút mỗi ngày…lướt newfeed Facebook để cập nhật thông tin từ mọi người, bình luận dưới ảnh, thả react tại story,vv.
Nhờ việc lướt newfeed hàng ngày, mình biết anh A mới lên chức bố em bé, chị B đang tập Yoga bay, anh C mới đi chơi xa cùng gia đình về. Những thông tin này trở thành chủ đề trò chuyện khi mình vô tình gặp anh A, chị B, anh C trong thang máy, lúc chờ quay lò vi sóng tại phòng ăn. Bên cạnh đó, việc lướt newfeed còn giúp mình biết rõ mọi người có thực sự thích hoạt động hay sự kiện nội bộ đang diễn ra hay không. Nếu sau sự kiện, hàng loạt ảnh check-in, story được cập nhật chứng tỏ sự kiện đó được mọi người đón nhận và thực sự yêu thích.
Bí kíp 05: Hãy chân thành
Để kết nối, giao tiếp với mọi người hiệu quả, quan trọng nhất chính là sự chân thành của bạn. Bạn chào hỏi mọi người vì bạn thực sự muốn kết nối với họ. Bạn trò chuyện, hỏi thăm vì bạn thực sự quan tâm và thật tâm mong muốn lắng nghe họ chia sẻ. Bất cứ ai cũng có những câu chuyện thú vị, và lắng nghe những câu chuyện đó sẽ giúp bạn mở mang thêm nhiều ý tưởng, cơ hội và góc nhìn mới. Hãy mở rộng lòng mình và chân thành khi kết nối với tất cả mọi người.
Được trò chuyện, kết nối với mọi người mỗi ngày khiến tất cả ngày đi làm của mình đều là những ngày tràn đầy năng lượng tích cực. Mình luôn biết ơn khi trong hơn 3 năm làm TTNB, mình đã có mối quan hệ tốt đẹp với tất cả mọi người trong Công ty từ nhiều phòng ban khác nhau. Thậm chí, không ít đồng nghiệp cũ dù không còn làm việc chung nhưng vẫn giữ liên lạc, giúp mình mở thêm nhiều cơ hội mới. Đó là những điều tuyệt vời mà nếu không làm TTNB, mình sẽ không thể có được. Mình hy vọng sau bài viết này, bạn hãy luôn nói lời chào và mỉm cười thật tươi với tất cả những người mình gặp ngoài hành lang, lúc chờ thang máy hay vô tình gặp trong phòng sinh hoạt chung.
