Kỹ năng giao tiếp, ứng xử chung ở nơi làm việc

Nguyên tắc chung

Để đạt được hiệu quả, các hoạt động giao tiếp cần đáp ứng một số nguyên tắc nhất định. Tương tự, giao tiếp công vụ cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

Tôn trọng

Thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng tham gia giao tiếp là nguyên tắc hàng đầu trong giao tiếp đời thường cũng như trong quá trình thực thi công vụ. Có rất nhiều cách thể hiện thái độ tôn trọng đối với đối tượng cùng giao tiếp: đơn giản là chào hỏi khi gặp mặt, gọi tên, bắt tay, nét mặt thoải mái và sử dụng các từ ngữ phù hợp với lứa tuổi, vị thế và quan hệ trong công việc…Với người cao tuổi hoặc có trọng trách cao hơn, tôn trọng cần được thể hiện như là sự kính trọng; đối với người ngang bằng mình, tôn trọng là thái độ đúng mực, thân tình; với người trẻ hơn, nhỏ hơn, tôn trọng cần được thể hiện qua thái độ quan tâm, nhẹ nhàng, khuyến khích. Sự có mặt đúng như lời hứa, ngôn ngữ giao tiếp đề cao nhân thân của bên kia (ví dụ: gọi tên, gọi đầy đủ tên và chức vị, đánh giá vấn đề thay vì quy chụp về con người,…), điệu bộ cử chỉ phù hợp (trang phục, dáng điệu khi đi đứng) đều là những cách để thể hiện sự tôn trọng đối với người khác, đông thời cũng là tôn trọng chính mình.

Bình đẳng

Mọi công dân đều bình đẳng trước pháp luật. Đó là quyền được sống, được lao động, học tập, được khám và chữa bệnh…Vì thế, khi giao tiếp, chúng ta cần tôn trọng sự bình đẳng, tránh xúc phạm và làm tổn thương đến đối tượng giao tiếp.

Thực hiện nguyên tắc này, cán bộ y tế không được phân biệt bệnh nhân qua thân phận. Nếu thấy người bệnh là chúng ta có trách nhiệm cứu chữa. Tất nhiên, người bệnh có trách nhiệm trả phí theo mức quy định cho từng dịch vụ. Vì thế các y, bác sĩ cần giải thích rõ mức phí của từng dịch vụ để bệnh nhân lựa chọn. Nếu vì điều kiện khó khăn, bệnh nhân chọn dịch vụ có mức phí thấp, chúng ta không được phép nói lời khinh thường họ.

Ví dụ: Y, bác sĩ nên nói với bệnh nhân: “Hiện nay bệnh viện có nhiều dịch vụ khác nhau như…Tùy bác chọn”/ Không nên nói “Đã ít tiền còn đòi có dịch vụ tốt thì lấy đâu ra?”.

Phù hợp hoàn cảnh

Đây là nguyên tắc phản ảnh trực tiếp nhất bản chất của “ứng xử”. Theo đó, khi gặp hoàn cảnh cụ thể, người tham gia giao tiếp phải chọn cách đối xử với đối tượng giao tiếp sao cho phù hợp, đạt được mục đích của cả hai bên.

Ví dụ 1: Khi gặp lãnh đạo trong cơ quan, nhân viên có thể “Chào Sếp!”, nhưng trong cuộc họp thì cần “ Chào Giám đốc!”, khi đi ăn trưa có thể gọi Giám đốc là “Anh” hay “Chú” tùy theo tuổi tác.

Ví dụ 2: Khi người mẹ sinh nở mẹ tròn con vuông, các y, bác sĩ thường vui vẻ chúc mừng gia đình, âu yếm cháu bé. Khi gia đình có người mất trong bệnh viện, các y, bác sĩ thường nói lời chia buồn, bày tỏ sự tiếc thương…

Tin cậy

Làm cho bên kia tin cậy mình và tìm kiếm các dấu hiệu để có cơ sở tin cậy ở họ là một nỗ lực cần thiết cho phép quá trình giao tiếp diễn ra một cách có nền tảng, có hiệu quả lâu dài.

Dân gian có câu “Quen sợ dạ, lạ sợ y”. Khi giao tiếp với người lạ, cách đi đứng, nói năng, trang phục của đối tượng giao tiếp lúc mới gặp có vai trò quan trọng đối với việc định hình ý niệm ban đầu về người cùng giao tiếp. Cán bộ, viên chức trong các cơ sở y tế có thể tạo nên sự tin cậy với lãnh đạo, đồng nghiệp, bệnh nhân khi tiếp xúc, giải quyết công việc thông qua việc đúng hẹn; chuẩn bị thông tin, văn bản, hồ sơ liên quan một cách đầy đủ, khoa học; viện dẫn các văn bản hoặc chứng cứ chính thức khi giải thích, thuyết phục…Đặc biệt, với người bệnh, sự tin cậy phụ thuộc vào lời nói của các y, bác sĩ khi nhận định về bệnh và giải thích cách chữa trị.

Cộng tác – Hài hòa lợi ích

Thái độ cộng tác từ hai bên dựa trên nguyên lý Thắng- Thắng (win-win) là nguyên tắc quan trọng trong giao tiếp. Trong thời đại hiện nay, do tác động của công nghệ thông tin và sự phát triển về dân trí, giao tiếp công vụ còn phải hướng tới sự hài hòa lợi ích của các bên để đảm bảo phát triển lâu dài. Đó là thỏa mãn lợi ích của cán bộ, công chức- công dân, doanh nghiệp- và cộng đồng nói chung.

Trong các cơ sở y tế, nguyên tắc này đòi hỏi quan hệ giữa cán bộ y tế với nhau, giữa cán bộ y tế với người bệnh cần được ứng xử sao cho bên nào cũng đạt được lợi ích hay mong đợi của mình. Điều này giúp chúng ta luôn chú ý tìm hiểu mong đợi của đối tượng giao tiếp, cố gắng đáp ứng một phần hoặc toàn bộ mong đợi đó, đồng thời cũng phải vì lợi ích của cơ quan mình. Nếu chỉ vì lợi ích của mình mà không chú ý đến lợi ích của người khác thì cho dù vậy, đây vẫn là ứng xử thiếu văn hóa.

Ví dụ: Khi người bệnh đến khám hoặc điều trị, họ mong xác định được bệnh và nếu có bệnh, sẽ được điều trị. Khi thăm khám và chữa trị, các y bác sĩ cũng mong muốn tìm ra bệnh và chữa khỏi bệnh cho bệnh nhân. Để làm được việc đó, các bác sĩ phải có chuyên môn sâu, có sự nỗ lực cao, đồng thời người bệnh cũng phải nỗ lực, cố gắng, hợp tác với y bác sĩ và phải đóng viện phí để chi trả cho công việc khám, chữa bệnh.

Thẩm mỹ hành vi

Nguyên tắc này đòi hỏi các hành vi giao tiếp không chỉ cần dừng ở mức đúng mà còn phải đẹp. Lấy ví dụ, thay vì chỉ tay vào một ai đó để giới thiệu làm quen thì nên dùng cả bàn tay chụm, hơi chúc xuống, hướng về phía người được kể đến. Thay vì dùng lời lẽ thô tục để quát mắng nhân viên dưới quyền, người lãnh đạo có thể sử dụng sự nghiêm khắc để phê bình, nhắc nhở.

Liên hệ nguyên tắc này vào ngành y, có thể thấy, hiện nay nhiều y bác sĩ tận tình cứu chữa bệnh nhân, nhưng do sức ép công việc, một số người luôn có vẻ mặt lạnh lùng, cau có, lời nói cộc lốc, trịch thượng, làm mất hình ảnh đẹp của ngừoi Thầy thuốc. Tính thẩm mỹ trong giao tiếp, ứng xử đòi hỏi chúng ta phải chú ý đến từng chi tiết, từ lời nói, ngôn từ chau chuốt đến động tác tay, chân; từ trang phục đến thái độ, cử chỉ…để khi giao tiếp với ai, hình ảnh của chúng ta cũng luôn được nhìn nhận theo hướng tốt đẹp.

Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý

Có một số vấn đề về tâm lý mà các bên tham gia giao tiếp dễ mắc phải như tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ từ phía cán bộ, công chức và tâm lý e ngại, lo sợ bị gây khó khăn, tặc lưỡi cho xong, mình biết việc của mình thôi,… từ phía công dân.

Trong ngành y, yếu tố tâm, sinh lý ảnh hưởng nhiều đến hành vi ứng xử của con ngừoi. Thông thường, khi đau yếu, con người thường khó chịu, gắt gỏng, buồn bực. Vì thế, đối với người bệnh, các y bác sĩ cần tỏ thái độ thân tình, hỏi nhẹ nhàng, giải thích cặn kẽ để giải tỏa tâm lý lo sợ cho người nhà.

Đối với nhân viên hành chính, làm việc ở khu vực văn phòng, nơi các hoạt động giao tiếp có thể diễn ra trong một khoảng thời gian dài. Vì thế, mỗi người cần chú ý đến các phản ứng, nhu cầu nhất định về thể chất theo quy luật chung của cơ thể. Chính vì vậy, giải lao giữa giờ, thay đổi hoạt động… là các biện pháp quan trọng cho phép và hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin được diễn ra một cách hiệu quả.

Ngoài những nguyên tắc phổ biến trên đây, kỹ năng ứng xử có văn hóa đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần thực hiện những nguyên tắc cụ thể sau:

Đúng vị thế, đúng chức trách.

Hiểu và tôn trọng đối tượng giao tiếp.

Tự trọng bản thân.

Hướng tới sự hài lòng của các bên.

Vì lợi ích và thương hiệu của cơ quan, vì mục tiêu công việc.

Hài hoà lợi ích, hạn chế xung đột.

Các nghi thức xã giao

Cách chào hỏi

Chào hỏi là nghi thức quan trọng đầu tiên trong quan hệ giao tiếp, là cách thể hiện sự tôn trọng đối với người khác. Vì vậy, khi gặp nhau tại nơi làm việc, mọi người cần chủ động chào hỏi nhau bằng thái độ thân tình, vui vẻ.

Cách chào hỏi phổ biến là chào bằng lời (kèm theo cử chỉ bắt tay thân mật) hoặc có thể chào bằng cử chỉ trong một số trường hợp (gật đầu, giơ tay ra hiệu là biết nhau).

Việc chào hỏi phải phù hợp với hoàn cảnh và mục đích giao tiếp: Khi làm việc, hội họp phải chào nhau theo chức vụ, vị thế; ngoài giờ làm việc chào nhau theo tuổi tác và giới tính. Tùy theo quan hệ cụ thể mà có cách chào hỏi khác nhau, song phải tuân theo phong tục tập quán của người Việt Nam và xu thế hội nhập giao lưu quốc tế. Thông thường, cấp dưới chào cấp trên trước, chủ chào khách trước, nam chào nữ trước, người trẻ chủ động chào người nhiều tuổi hơn mình; khi rời khỏi phòng làm việc nên chào tạm biệt cấp trên và đồng nghiệp.

Cách xưng hô

Khi làm việc xưng: tôi, em và gọi người khác theo chức vụ (Tổng giám đốc, Trưởng phòng…) hoặc anh/chị.

Ngoài giờ làm việc, xưng hô theo quan hệ xã hội và tuổi tác.

Cách giới thiệu

Giới thiệu là nghi thức xã giao bắt buộc sau lời chào hỏi, đặc biệt cần thiết đối với người gặp lần đầu hoặc khi có nhiều khách đến giao dịch là những người chưa quen biết.

Cách giới thiệu phổ biến là bằng lời hoặc trao danh thiếp. Thông thường, người chủ động tự giới thiệu trước với người khác là: Chủ với khách, cấp dưới với cấp trên, nam với nữ, người trẻ với người lớn tuổi hơn.

Khi gặp nhau ở nơi làm việc, chỉ giới thiệu những thông tin cần thiết, phù hợp với hoàn cảnh và mục đích giao tiếp gồm: Tên, chức vụ hoặc chức trách được giao và tên bộ phận, đơn vị.

Cách trao danh thiếp: Chuẩn bị sẵn danh thiếp trước khi gặp khách; trao và nhận danh thiếp bằng hai tay. Khi trao danh thiếp phải hướng danh thiếp về phía người nhận sao cho người nhận có thể đọc được thông tin trên danh thiếp. Thông thường, trong trường hợp gặp gỡ lần đầu, song phương, người chủ trì buổi gặp mặt hoặc người có địa vị cao hơn chủ động trao danh thiếp trước. Khi tiếp xúc đa phương, ngang hàng, ngang cấp thì người nào có nhu cầu, người đó chủ động trao danh thiếp trước. Người nhận danh thiếp cần trân trọng, dành thời gian xem các thông tin trên danh thiếp hoặc hỏi thêm người trao một số chi tiết để tạo sự thân thiện và gần gũi.

Cách bắt tay

Bắt tay là nghi thức xã giao có tính phổ biến, thể hiện sự trân trọng và thái độ thân thiện, hợp tác với đối tượng giao tiếp.

Thông thường, khi gặp mặt, người chủ động bắt tay là: Chủ nhà, nam giới, người có chức vụ, địa vị cao hơn. Nam đối với nữ, phải để nữ chủ động giơ tay ra trước mới bắt tay.

Khi gặp nhiều người, thứ tự bắt tay, chào hỏi như sau: Khách quý, cấp trên, rồi đến đồng nghiệp, cấp dưới, người cao tuổi, phụ nữ.

Khi bắt tay, nên sử dụng tay phải (trong trường hợp không dùng tay phải, cần có lời xin lỗi), bàn tay siết nhẹ; thái độ cần vui vẻ, thoải mái, thân tình. Nếu là cấp dưới hoặc người ít tuổi hơn có thể hơi cúi người để tỏ lòng kính trọng.

Khoảng cách khi bắt tay tốt nhất là một nửa cánh tay hoặc ngắn hơn tùy theo quan hệ. Thời gian bắt tay thông thường được kết thúc sau lời chào hỏi.

Trong giao tiếp quốc tế, có thể bắt tay và ôm hôn xã giao.

Những điều cần tránh khi bắt tay: Khi bắt tay không nhìn người đối diện; dùng hai tay để bắt tay hai người cùng lúc; thời gian bắt tay quá lâu, lắc mạnh hoặc siết tay quá chặt; bắt tay chiếu lệ, hời hợt;…

Kỹ năng ứng xử chung trong công sở

Về nhận thức

Nhận thức là gốc rễ của hành động. Văn hóa nhận thức là sự thấu hiểu của tất cả cán bộ, công chức, viên chức về vị thế, sứ mệnh, định hướng hoạt động của cơ quan và phận sự, quyền lợi, trách nhiệm của bản thân để có suy nghĩ đúng, hành động đúng, phù hợp với tập thể và hướng tới mục tiêu chung.

Về phía cơ quan, cần có kế hoạch và thường xuyên tổ chức phổ biến, tuyên truyền, giải thích, giáo dục để mọi cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là người lao động khi bắt đầu vào làm việc hiểu rõ vai trò, vị trí, sứ mệnh xã hội của cơ quan

Từng cán bộ, viên chức, công chức (CB, CC, VC) cần chủ động tìm hiểu và nắm vững, thấu hiểu sứ mệnh, tầm nhìn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tôn chỉ, mục đích hoạt động của cơ quan; xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi, phận sự của mình theo chức trách được giao, đồng thời tự hào về những đóng góp của mình qua những công việc cụ thể hàng ngày.

Kỹ năng ứng xử trong thực thi nhiệm vụ

Trong quá trình thực thi công việc, toàn thể CB, CC, VC cần tuân thủ và thực hiện tốt những quy định sau đây:

Nắm vững và thực hiện đúng: Nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương pháp, thủ tục và minh chứng trong quá trình triển khai, hoàn thành các nhiệm vụ được giao; có ý thức và sẵn sàng chịu trách nhiệm khi để xảy ra những sai sót, nhầm lẫn, hạn chế trong công việc hoặc trong nghiệp vụ chuyên môn; có ý thức và biện pháp khắc phục để không tái diễn những sai sót tương tự.

Khi được giao thực hiện công việc độc lập hoặc phụ trách một nhóm, luôn suy nghĩ để tổ chức công việc khoa học, hướng tới mục tiêu: Nhanh, gọn, hiệu quả, tiết kiệm, không vi phạm pháp luật, hài hòa lợi ích của cơ quan và đối tác, khách hàng (người bệnh).

Tuyệt đối không làm những việc ảnh hưởng xấu đến lợi ích, hình ảnh, uy tín, thương hiệu của cơ quan.

Làm việc đúng thẩm quyền, đúng chức trách, không vượt cấp; thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên đối với thủ trưởng đơn vị hoặc người phụ trách trực tiếp (không báo cáo công việc chuyên môn qua điện thoại trừ trường hợp bất khả kháng).

Tuân thủ nội quy lao động (thời gian làm việc, nghỉ ngơi, trật tự kỷ luật lao động; an toàn, vệ sinh lao động nơi làm việc; bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ…); chủ động và tự giác trong công việc.

Không tham ô, hối lộ, không đòi hỏi, nhũng nhiễu các bộ phận, các đơn vị và đối tác, khách hàng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có sự bất đồng ý kiến, cần điềm tĩnh trình bày ý kiến cá nhân (bằng lý lẽ và minh chứng thuyết phục); tôn trọng ý kiến của người khác; cùng bàn bạc, tranh luận để tìm ra phương án tối ưu, vì lợi ích chung.

Kỹ năng ứng xử với cảnh quan, môi trường làm việc

Cảnh quan, môi trường tự nhiên là hình ảnh đầu tiên, bề nổi của cơ quan, góp phần tạo niềm tự hào cho CB, CC, VC về cơ quan, đồng thời dễ gây ấn tượng tốt hoặc không tốt cho khách đến giao dịch. Vì vậy, lãnh đạo các cơ sở y tế cần quan tâm và có sự chỉ đạo, áp dụng nhiều biện pháp để tạo dựng cảnh quan và môi trường tự nhiên xanh, sạch, đẹp.

Cảnh quan và môi trường tự nhiên của các cơ sở y tế được thể hiện qua: Vị trí đặt trụ sở, quy mô và kiến trúc của tòa nhà, cách bố trí đường đi, phòng làm việc, khu vực tiếp khách, khu giải trí, khu vệ sinh, cây xanh, tranh ảnh…Hình ảnh của doanh nghiệp được thể hiện qua tên, logo, khẩu hiệu, cảnh quan môi trường và hình ảnh, phong cách của người lãnh đạo, tác phong làm việc và văn hóa ứng xử của CB, CC, VC trong cơ quan.

Để xây dựng và bảo vệ cảnh quan, môi trường, hình ảnh của cơ quan, mỗi CB, CC, VC trong cơ quan có trách nhiệm:

Xây dựng môi trường văn hóa sạch, đẹp, an toàn; giữ vệ sinh nơi làm việc, nơi công cộng;

Sắp xếp văn phòng, nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch đẹp;

Trong giờ làm việc, đi lại, nói năng nhẹ nhàng, không quá ồn ào làm ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị, bộ phận khác; sắp xếp bàn ghế, tài liệu gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ, bố trí các thiết bị văn phòng hợp lý, khoa học;

Có ý thức bảo vệ môi trường mọi nơi mọi lúc, bảo vệ cây xanh trong khuôn viên trụ sở nơi làm việc; bỏ rác đúng nơi quy định, không hút thuốc trong phòng họp, phòng làm việc, khu vực cấm hút thuốc; không xả rác, không có hành động hủy hoại cảnh quan môi trường nơi công cộng; giữ gìn tài sản, trang thiết bị của cơ quan như của chính mình; thực hành tiết kiệm và chống lãng phí;

Tuân theo các quy định của cơ quan và các đơn vị hữu quan trong việc đảm bảo an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ;

Xây dựng tác phong công nghiệp: Làm việc có kỷ luật, nề nếp, khoa học;

Xây dựng nơi làm việc văn minh, giữ gìn thuần phong mỹ tục và đạo lý truyền thống tốt đẹp của dân tộc; không bói toán, cờ bạc, mê tín dị đoan tại nơi làm việc.

Kỹ năng ứng xử trong các hoạt động đoàn thể, tổ chức chính trị xã hội và các hoạt động vì cộng đồng

Mỗi CB, CC, VC cần có ý thức và tích cực tham gia các hoạt động đoàn thể, tổ chức chính trị xã hội (công đoàn, đoàn thanh niên, Hội cựu chiến binh,…); tuân thủ quy định của tổ chức mình tham gia hoạt động; Hòa đồng, vui vẻ, cởi mở, thân thiện, nhiệt tình trong hoạt động.

Khi cơ quan đơn vị tổ chức các hoạt động văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng, các CB, CC, VC tùy theo khả năng và điều kiện của mình phải tích cực tham gia hoặc ủng hộ để góp phần tăng cường đoàn kết, xây dựng ý thức rèn luyện sức khoẻ. Ngoài ra,CB, CC, VC cũng cần tích cực tham gia các hoạt động xã hội từ thiện, giúp đỡ các cán bộ có hoàn cảnh khó khăn; tham gia vào các hoạt động đền ơn đáp nghĩa, các chương trình nhân đạo, đóng góp vào sự phát triển chung của xã hội và cộng đồng. Việc tham gia các hoạt động xã hội từ thiện với ý thức tự giác, tự nguyện là để thể hiện tình cảm, nghĩa vụ của người công dân đối với xã hội và cộng đồng.

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử theo các mối quan hệ

Giao tiếp trong nội bộ cơ quan chủ yếu được thể hiện trên ba mối quan hệ chính đó là:

Giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới;

Giao tiếp cấp dưới với cấp trên

Giao tiếp giữa đồng nghiệp với nhau.

Tuy nhiên, sự phân biệt này chỉ mang tính tương đối bởi vì có thể trong trường hợp A, người này là cấp trên, nhưng ở trường hợp khác người này có thể lại là cấp dưới. Chính vì vậy, mỗi cán bộ, công chức trong quá trình giao tiếp cần phải xác định rõ vị thế và chức trách của mình trong từng bối cảnh giao tiếp cụ thể.

Kỹ năng Giao tiếp, ứng xử với cấp trên

+ Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp trên

Tôn trọng vị thế, tự hào và bảo vệ uy tín của cấp trên.

Chấp hành mệnh lệnh và sự phân công công việc của cấp trên.

Cần mạnh dạn bày tỏ ý kiến cá nhân hoặc các kiến nghị, đề xuất trước khi lãnh đạo quyết định các vấn đề liên quan đến bản thân và đơn vị.

Chia sẻ với cấp trên khi cơ quan đạt thành tích tốt; cảm thông và nỗ lực hoàn thành tốt các công việc được giao để thiết thực giúp cấp trên và cơ quan khi gặp khó khăn.

Chủ động và thường xuyên báo cáo tình hình, kết quả thực hiện công việc với cấp trên; khi gặp khó khăn, vướng mắc cần báo cáo để xin ý kiến giải quyết của cấp trên.

Khi được cấp trên khen hoặc đánh giá tốt, cần cảm ơn và cố gắng nỗ lực để đạt kết quả cao hơn; nếu công việc do nhiều người cùng hoàn thành tốt, hãy chia sẻ lời khen của cấp trên cho đồng nghiệp.

Khi có sai sót trong công việc, bị cấp trên phê bình, nhắc nhở, không nên vội vàng đẩy trách nhiệm cho người khác, hãy tìm cách nhanh chóng khắc phục hậu quả và cố gắng không để tái diễn lần sau.

Học hỏi nghị lực, sự quyết đoán, kỹ năng và phong cách lãnh đạo, tổ chức, điều hành bộ phận, đơn vị của cấp trên để nhanh tiến bộ; nhận biết hạn chế của cấp trên để rút kinh nghiệm cho bản thân.

Ứng xử đúng mực với cấp trên, phân biệt rạch ròi quan hệ công tư trong khi làm việc.

+ Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp, ứng xử với cấp trên

Coi cấp trên là người hoàn toàn nắm vận mệnh mình, là chiếc thang để mình lên đến đỉnh cao của sự thành đạt, rồi nịnh nọt cấp trên hay ngược lại chỉ coi họ là người lãnh đạo thuần túy, ngoài công tác ra không liên quan gì đến mình, kính trọng nhưng xa lạ, hoặc cảm thấy học vấn của họ thấp hơn mình rồi coi thường, thiếu tôn trọng chức quyền của cấp trên.

Cho rằng mọi công việc do cấp trên quyết định, nên e dè, sợ sệt cấp trên hoặc sùng bái cấp trên quá mức.

Khi báo cáo công việc, nội dung truyền đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác làm cho cấp trên mất lòng tin với cấp dưới.

Báo cáo vượt cấp hoặc báo cáo cấp trên những việc vụn vặt không cần thiết.

Thường xuyên báo cáo khó khăn, nói xấu người khác với cấp trên.

Giao tiếp kiểu “xuề xòa” trong nhà ngoài ngõ, không tuân thủ nguyên tắc giao tiếp của cơ quan, đơn vị.

+ Một số kỹ năng cụ thể khi giao tiếp với cấp trên

Kỹ năng thỉnh thị/ xin ý kiến

Cấp dưới cần lựa chọn thời điểm thích hợp và có phương pháp để thỉnh thị/ xin ý kiến. Nếu chọn thời điểm cấp trên đang quá bận hoặc tâm lý không vui, việc thỉnh thị khó thành công. Vì vậy, trước khi xin ý kiến cần tìm hiểu thông tin về cấp trên cũng như tình hình trong đơn vị.

Chuẩn bị chu đáo, chính xác nội dung cần xin ý kiến. Chẳng hạn, nếu cấp dưới đưa ra đề xuất mới thì phải có thực tế để chứng minh một cách đầy đủ nhất, làm cho đề xuất đưa ra được cấp trên chấp nhận, tức là phải trả lời được câu hỏi của cấp trên “anh/ chị sẽ thực hiện việc này như thế nào?”, tức là phải chuẩn bị một số phương án để cấp trên lựa chọn.

Nếu trong cơ quan có hai vị lãnh đạo thì phải xác định ai là người lãnh đạo trực tiếp mình, rồi báo cáo xin ý kiến người đó.

Kỹ năng ủng hộ và góp ý với cấp trên

Góp ý một cách chân thành nhưng cũng phải khéo léo, chọn đúng thời cơ và có cách thức, phương pháp phù hợp.

Chẳng hạn, cấp dưới không nên từ chối ý kiến của cấp trên đưa ra nếu như chưa hiểu hết hoặc chưa suy nghĩ kỹ. Nếu không đồng ý thì có thể dùng hình thức hỏi lại để tỏ ý chưa đồng ý hoặc dùng những tài liệu mà cấp trên chưa có để chứng minh vấn đề nào tốt nhất; không nên sợ sệt, e dè khi báo cáo tin không tốt về công việc với cấp trên để hậu quả xảy ra khó giải quyết. Những người biết cách chỉ ra sai lầm của cấp trên thì chứng tỏ người đó thể hiện được bản lĩnh của mình.

Khi cấp trên có ý kiến hay việc làm tốt, trong điều kiện thích hợp cấp dưới cũng nên tán dương cấp trên, nên hưởng ứng và cổ vũ.

Cấp dưới cần hiểu/biết rõ cá tính của cấp trên thuộc loại gì để khen ngợi hay góp ý cho có hiệu quả.

Cần phản hồi thường xuyên với lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình bằng cách thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thỉnh thị theo yêu cầu của thủ trưởng.

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử với cấp dưới

+ Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp dưới

Cấp trên cần gương mẫu trong việc thực hiện các chuẩn mực về văn hóa công sở nói chung, văn hóa giao tiếp, ứng xử nói riêng, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp để cấp dưới tin tưởng, tự hào, tôn trọng. Khi đơn vị có thành tích tốt, cấp trên cần chia sẻ và cảm ơn sự nỗ lực và những đóng góp của tập thể người lao động.

Trong quá trình điều hành công việc, nếu có sai sót hoặc nhân viên dưới quyền sai sót, cấp trên cần nghiêm túc nhận trách nhiệm, đồng thời nghiên cứu, tìm cách khắc phục hậu quả và ngăn ngừa tái diễn.

Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới khi họ báo cáo công việc hoặc đề xuất, tham mưu, đóng góp những ý tưởng tốt cho sự phát triển của bộ phận, đơn vị, cơ quan.Tin tưởng và biết cách phát huy những điểm mạnh của cấp dưới (dùng người như dùng mộc); phân công công việc phải dựa trên nguyên tắc: Đúng chức trách, đúng chuyên môn, phù hợp với năng lực và sở trường của từng người.

Phân biệt giữa đánh giá kết quả công việc và đánh giá bản chất con người; khen, chê, động viên kịp thời và phù hợp với từng đối tượng; hạn chế phê bình sai sót của một nhân viên ở chỗ đông người.

Quan tâm và tạo cơ hội cho cấp dưới được đào tạo và phát triển; khuyến khích những nhân viên luôn nỗ lực, cố gắng và cóý thức vươn lên trong công việc; Chia sẻ, thấu hiểu khó khăn và những cố gắng của cấp dưới; cùng tập thể tìm cách giúp đỡ nhân viên khi họ gặp khó khăn.

Tìm hiểu cấp dưới về mọi mặt như: phẩm chất, năng lực, tình cảm, tính cách để giao việc cho phù hợp với khả năng của cấp dưới.

Khi giao tiếp, trao đổi thông tin với cấp dưới, cấp trên nên và phải giải thích chi tiết về các vấn đề, đôi khi dừng lại hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.

Nhìn nhận cấp dưới một cách khách quan, trung thực, cụ thể nhưng toàn diện, phải hết sức công bằng, không nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt và chủ quan dẫn đến có những cách nói năng thiếu tôn trọng.

Minh bạch, rõ ràng và công bằng. Đối xử công bằng với cấp dưới, tránh định kiến, thiên vị. Không được ép cấp dưới làm theo ý thích, tình cảm của mình, không nên buộc nhân viên này làm một việc rất khó còn nhân viên kia lại làm một việc rất dễ, mặc dù họ có cùng khả năng như nhau, mà phải đưa ra hai việc, động viên họ tự lựa chọn, tỏ thái độ quan tâm, ưu đãi hơn đối với người làm việc khó. Đặc biệt, khi giao việc không được xuất phát từ ý đồ không trong sáng “giao cho việc khó, vượt quá khả năng, rồi nếu không làm được thì phê bình”…như vậy sẽ gây mâu thuẫn nội bộ.

Hành vi, cử chỉ, thái độ khi giao tiếp với cấp dưới phải tôn trọng, không dùng lời lẽ thiếu lịch sự.

Giao tiếp luôn phải có hai chiều. Các cấp quản lý cũng cần phải hiểu xem nhân viên phản hồi những gì. Tùy theo từng loại thông tin, có thể trao đổi trực tiếp hoặc thăm dò; Kết quả sau đó cần được trao đổi một cách thẳng thắn và cởi mở.

Với mỗi vấn đề, cần có cách trao đổi với nhân viên cho phù hợp, có thể trao đổi trực tiếp hoặc qua văn bản.

Quan trọng hơn cả, dù cấp trên có chọn cách nào để giao tiếp với nhân viên thì cũng luôn biết giữ khoảng cách, không để nhân viên “lấn sân”, coi thường, nhưng cũng đừng quá xa cách. Một người cấp trên hoàn hảo là người luôn được nhân viên tin tưởng, tôn trọng, là nơi nhân viên tìm đến khi có khúc mắc trong công việc cũng như khi họ cần chia sẻ trong cuộc sống.

+ Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp, ứng xử với cấp dưới

Không tôn trọng cấp dưới, chỉ một mình thủ trưởng nói rồi bắt mọi người trong đơn vị tuân theo.

Nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt, chủ quan. Vì vậy, sử dụng ngôn từ không phù hợp, thiếu lịch sự.

Không quan tâm, lắng nghe để chia sẻ với những khó khăn của cấp dưới.

+ Một số kỹ năng cụ thể trong giao tiếp, ứng xử với cấp dưới:

Kỹ năng truyền đạt mệnh lệnh

Chỉ thị ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu: có nhiều việc đơn giản nhưng cấp trên vẫn gọi nhân viên của mình đến phòng làm việc để ra chỉ thị một cách đao to, búa lớn, dài dòng, lòng vòng khó hiểu, như vậy chỉ làm mất thời gian của cấp dưới, hiệu quả kém. Trên thực tế, đôi khi cấp trên cần trực tiếp đến phòng làm việc của cấp dưới để ra chỉ thị, điều này sẽ làm cho cấp dưới cảm thấy tính cấp thiết, quan trọng của công việc và cố gắng hoàn thành tốt.

Mệnh lệnh truyền đạt phải có giá trị, nghĩa là nếu khi truyền đạt mệnh lệnh mà mọi người không nghe, ngắt lời phản ứng chống lại, chỉ trích hoặc không quan tâm đến những điều nói ra có nghĩa là mệnh lệnh không có giá trị. Do vậy, khi truyền đạt mệnh lệnh, cấp trên cần yêu cầu cấp dưới tập trung, chúý, nếu cấp dưới không hoặc chưa đồng ý sẽ trao đổi lại sau.

Chỉ thị cho cấp dưới phải nói rõ mục đích, nội dung và có biện pháp cụ thể để thực hiện.

Lắng nghe. Giao tiếp không chỉ nhằm gửi thông báo hay một thông tin nào đó cho mọi người, mà còn phải lắng nghe và đáp ứng lại một cách hiệu quả đối với thái độ của người khác. Biết lắng nghe thực ra không dễ dàng, đòi hỏi phải phát triển khả năng nghe và hiểu nội dung của người khác đưa ra, đồng thời phát triển tốt mối quan hệ với mọi người.

Kỹ năng khen ngợi và phê bình cấp dưới

Khi nhắc nhở, phê bình cấp dưới, cấp trên phải phân tích sự việc rõ ràng, tìm ra thực chất của vấn đề. Như vậy, có thể cấp trên nói nghiêm khắc, quá lời một chút, cấp dưới vẫn hiểu và thông cảm và cho rằng đó là trách nhiệm của cấp trên và sẵn sàng tiếp thu ý kiến phê bình.

Khen thưởng và ghi nhận chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên. Đây là cách thức quan trọng để động viên cấp dưới, nâng cao hơn nữa chất lượng công việc. Lãnh đạo cần dành những lời động viên, khích lệ với cấp dưới của mình và công nhận các hành động, nỗ lực và kết quả làm việc của họ. Khi sự gắng sức của cấp dưới được đền đáp đúng mức, họ sẽ cảm thấy thoải mái, hiệu quả công việc sẽ cao hơn. Điều đó, lãnh đạo đã thể hiện để nhân viên thấy được sự nỗ lực cống hiến bấy lâu của mình đã được ghi nhận.

Hướng vào vấn đề, không hướng vào cá nhân. Điều này có nghĩa là chúng ta hướng vào vấn đề và các giải pháp chứ không hướng vào cá tính/ đặc điểm của cá nhân. Ví dụ, nên nói là: “Chúng ta giải quyết vấn đề này thế nào”, và không nên nói là: “Vì anh nên mới ra nông nỗi này”.

Chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên, không nên mất kiên nhẫn khi nghe hay tỏ thái độ nóng lòng. Mỗi người có một nền tảng học vấn và văn hóa khác nhau, do đó, nếu không thật sự lắng nghe và thấu hiểu, có thể lãnh đạo đã bỏ lỡ những ý tưởng hay từ nhân viên, góp phần vào việc phát triển tổ chức, phát triển cơ quan. Có thể nói, đối với nhân viên, việc lãnh đạo luôn thấu hiểu tâm tư, tình cảm của họ sẽ là một liều thuốc tinh thần để động viên họ cố gắng và tích cực làm việc.

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp

+ Yêu cầu chung khi giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp

Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp thực chất là giao tiếp giữa các cá nhân trong cùng một cơ quan, tổ chức. Nếu quan hệ giao tiếp với đồng nghiệp trong cơ quan, tổ chức tốt, sẽ góp phần giải quyết mục đích công việc chung, củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện các công việc của cơ quan, tổ chức lẫn mục đích duy trì hoạt động nhóm.

Nhưng để việc giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp phát huy được vai trò của nó thì mỗi cá nhân cần nỗ lực để xây dựng được một mối quan hệ thân thiết nhưng thẳng thắn, bình đẳng, một quan hệ thông cảm, hiểu biết nhau. Quan hệ đồng nghiệp tốt không phải hình thành một cách tự nhiên mà nó đòi hỏi chúng ta phải có những hiểu biết nhất định và từ đó biến thành nghệ thuật giao tiếp ứng xử.

Khi giao tiếp với đồng nghiệp, các CB, CC, VC cần ứng xử như sau:

Tôn trọng đồng nghiệp; cóý thức học hỏi những đồng nghiệp giỏi và có nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn, nghiệp vụ, có đạo đức, lối sống tốt đẹp.

Hiểu biết chức trách, nhiệm vụ và mối quan hệ với các đồng nghiệp để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ.

Tương trợ, hợp tác, giúp đỡ đồng nghiệp trong công việc và cuộc sống; chỉ đề nghị đồng nghiệp giúp đỡ và hỗ trợ khi bản thân đã nỗ lực và cố gắng; biết cảm ơn khi được đồng nghiệp giúp đỡ, biết xin lỗi khi sai sót hoặc vô tình làm đồng nghiệp tổn thương.

Chân thành khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên, không tâng bốc, xu nịnh; góp ý những hạn chế bằng thiện chí; thi đua với đồng nghiệp một cách lành mạnh vì mục đích chung của bộ phận, đơn vị; tránh đố kỵ, ganh tỵ, hoặc gây khó khăn cho đồng nghiệp.

Phân biệt rõ việc công, việc tư trong quan hệ với đồng nghiệp.

Những hành vi cần tránh trong quan hệ ứng xử với đồng nghiệp: Tò mò về đời tư, bình luận xấu sau lưng, can thiệp sâu vào chuyện gia đình, dựng chuyện để gây ảnh hưởng xấu cho đồng nghiệp, quan hệ nam nữ không lành mạnh…

+ Một số lỗi thường gặp khi giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp

Thiếu sự tự tin khi giao tiếp nên ngại nói chuyện với đồng nghiệp, nhất là những nhân viên mới đi làm hoặc có trình độ học vấn, trình độ chuyên môn thấp hơn đồng nghiệp khác.

Không tôn trọng người khác khi giao tiếp, nên có hành vi giao tiếp không phù hợp như: sử dụng ngôn ngữ lời nói làm tổn thương người khác; nói xấu đồng nghiệp sau lưng; trang phục không phù hợp với công việc và thiếu hòa đồng…

Thái độ thiếu thiện chí, trong nhiều tình huống người nghe (nhận tin) cáu bẳn với người nói (gửi thông tin). Khi hai bên không có thiện chí với nhau, thông tin thường bị uốn nắn theo hướng tiêu cực.

Lôi kéo, bè phái nơi công sở. Đây là điều tối kỵ và cũng là điều khó tránh nhất tại các công sở.

+ Một số kỹ năng cụ thể trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp

Kỹ năng tranh luận

Tranh luận là một hoạt động mang tính chất thường xuyên trong cơ quan, đơn vị, đặc biệt là trong hội họp, hội thảo. Tranh luận là giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng, tính đúng đắn, sự hợp tác của mọi người và có tính khả thi cho công việc. Nếu các vấn đề được tranh luận một cách tích cực, từ đó sẽ giúp tìm ra phương án tối ưu, đáp ứng yêu cầu công việc và các lợi ích khác.

Tranh luận nảy sinh khi một vấn đề có nhiều ý trái ngược nhau hoặc khi các công việc dự kiến thực hiện, không đáp ứng được công bằng, hợp lý lợi ích của các nhóm, các thành viên hoặc bộ phận trong đơn vị. Tranh luận cũng xảy ra khi có sự mâu thuẫn giữa các nội dung không phù hợp hoặc vấn đề hoàn toàn mới mẻ, chưa có tiền lệ, không có điều kiện tham khảo kinh nghiệm từ các đối tác trong và ngoài cơ quan.

Để tranh luận với đồng nghiệp có kết quả, mỗi cán bộ, công chức cần chú ý:

Khi phát biểu ý kiến, đảm bảo nội dung tranh luận nằm trong phạm vi thảo luận; có tính bao quát cao và được minh họa bằng những ví dụ hay những con số chọn lọc nhằm chứng minh cho những vấn đề sẽ được nêu thành kiến nghị.

+ Có kỹ năng thương thuyết, thuyết phục tốt để bảo vệ được quan điểm, lập luận của mình; đồng thời tôn trọng ý kiến người khác; đừng vội khẳng định ý kiến mình là đúng và của người đối thoại là sai.

+ Nên đặt mình vào hoàn cảnh của người đối thoại để hiểu họ và làm rõ sự khác biệt về điểm xuất phát giữa hai bên; biết khai thác những lý do về trách nhiệm, về đạo đức và tính nhân văn để tăng sức thuyết phục đối với lập luận của mình.

+ Thiết lập các luận cứ vững chắc, nên có ví dụ cụ thể và thực tiễn minh hoạ cho lập luận của mình; Đưa ra những phương án giả định để kích thích tranh luận và cùng nhau tìm ra giải pháp tối ưu; dựa vào dữ liệu để chứng minh, không để cảm xúc chi phối làm mất bình tĩnh và sơ hở khi tranh luận;

+ Biết dừng lại đúng lúc khi cảm thấy đã đạt được một phần mục đích tranh luận hoặc nhận thấy cuộc tranh luận bắt đầu vô bổ và đi quá xa làm sứt mẻ các mối quan hệ khác.

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử với khách đến giao dịch

Tất cả những người đến giao dịch, trao đổi công việc đều là khách quý của cơ quan, cần được tôn trọng.

Lãnh đạo bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp, đón khách cần chu đáo, tận tình hướng dẫn các thủ tục và tạo cho khách những điều kiện thuận lợi trong quá trình làm việc tại cơ quan hoặc các đơn vị.

Việc đón, tiếp, đãi và tiễn khách cần được thực hiện theo đúng quy định về nghi thức lễ tân của Nhà nước và của ngành Y tế. Trường hợp đặc biệt cần có sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan.

Khi hẹn làm việc với khách và đối tác, CB, CC,VC cần đảm bảo đúng giờ; nếu vì lý do nào đó để khách đợi quá 5 phút thì cần chủ động xin lỗi, giải thích nguyên nhân và cử người thay mình tiếp khách trong thời gian chờ đợi.

Khi trao đổi công việc hoặc giao dịch với khách và đối tác, CB, CC,VC cần có thái độ thân tình, cởi mở; biết làm chủ cảm xúc khi gặp khách có tâm trạng bức xúc, lời nói hoặc hành vi nóng nảy, khiếm nhã; biết giữ giới hạn trong quan hệ với khách để không làm ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của bộ phận, đơn vị và cơ quan.

Trong khi làm việc với các cơ quan, đơn vị hữu quan, với đối tác, khách hàng, nếu gặp vấn đề khó giải quyết hoặc ngoài thẩm quyền cho phép, cần khéo léo từ chối hoặc xin phép được báo cáo lại với cấp trên để xin ý kiến.

Không lợi dụng công việc chung để gây phiền nhiễu, nhằm vòi vĩnh, nhận tiền hoặc quà của các bộ phận, đơn vị trong cơ quan và với khách, đối tác.

Nếu khách có thời gian làm việc dài ngày tại cơ quan, đơn vị, cần lo chu đáo nơi ăn, nghỉ, có thể hỗ trợ hoặc đưa khách đi thăm quan danh lam thắng cảnh.

Khi kết thúc công việc, cần cảm ơn, tiễn khách chu đáo và lịch sự; có thể tặng quà lưu niệm hoặc đặc sản địa phương; nếu khách ở xa, cần liên lạc để biết khách đã về đến nơi an toàn và bày tỏ mong muốn được tiếp tục hợp tác trong thời gian tới.

Nếu có điều gì sơ xuất với khách, cần nhanh chóng nhận và xin lỗi, mong khách cảm thông và tìm cách khách phục hậu quả, giảm bớt thiệt hại cho khách và có biện pháp để việc đó không tái diễn. Trong một số trường hợp, nếu là lỗi nặng, cần báo cáo để lãnh đạo thay mặt cơ quan xin lỗi khách và chấp nhận biện pháp xử lý theo quy định.

Kỹ năng giao tiếp trong một số tình huống cụ thể

Khi giao tiếp qua điện thoại

Điện thoại là phương tiện giao tiếp phổ biến ở nơi làm việc, giúp cho việc truyền tải thông tin, giải quyết công việc và thiết lập quan hệ với đối tác, khách hàng. Về nguyên tắc, điện thoại cơ quan chỉ sử dụng để giao dịch công việc. Những người sử dụng điện thoại cơ quan để trao đổi việc riêng cần được lãnh đạo và tập thể người lao động nhắc nhở, phê bình và nếu tái phạm nhiều lần cần xử phạt theo quy định.

+ Cách gọi và trao đổi thông tin qua điện thoại

Trước khi gọi điện thoại phải xác định rõ địa chỉ, chức danh người cần gặp và nội dung cần trao đổi. Trước khi trao đổi công việc, cần xưng tên, bộ phận, đơn vị công tác, đồng thời kiểm tra, xác định đúng người cần gặp, tránh nhầm lẫn. Khi gọi nhầm số máy phải xin lỗi, không nên vội vàng dập máy;

Khi trao đổi công việc qua điện thoại, cần tập trung vào nội dung chính, nói ngắn gọn, rõ ràng, tránh làm mất thời gian của bản thân và đối tác, khách hàng. Thông thường, thời gian trung bình của một cuộc điện thoại là từ 3- 5 phút. Nếu nhiều nội dung cần trao đổi, người gọi nên ngắt thành những cuộc gọi ngắn để tránh kéo dài thời gian, gây nghẽn đường liên lạc của bộ phận, đơn vị;

Không trao đổi hoặc cung cấp những thông tin cần bảo mật của doanh nghiệp qua điện thoại. Không cung cấp số điện thoại di động của cấp trên và các bộ phận khác nếu chưa được sự cho phép;

Nếu đang nói chuyện điện thoại mà có người đến gặp, nên xin phép dừng hoặc ra hiệu mời khách ngồi chờ và nhanh chóng kết thúc cuộc nói chuyện. Nếu là việc quan trọng, cần xin lỗi khách và hẹn gặp lại sau ít phút.

+ Cách nghe điện thoại

Khi điện thoại từ nơi khác gọi đến, nên cố gắng trả lời ngay trong thời gian ba hồi chuông đầu; tự xưng danh, tên bộ phận, đơn vị và chào vui vẻ, thân thiện người đối thoại;

Trong trường hợp người cần gặp không có mặt hoặc đang bận, người nghe cần báo cho người gọi và đề nghị họ chờ trong thời gian từ 2-3 phút. Nếu quá thời gian trên, có thể đề nghị người gọi cho biết một số thông tin để báo lại cho người cần gặp;

Khi nghe điện thoại, nên lắng nghe và có phản hồi với người đối thoại để chứng tỏ mình đang chú ý và trân trọng người nói.

+ Cách dừng cuộc giao tiếp qua điện thoại

Trước khi kết thúc, cần báo hoặc xin phép người đối thoại. Thông thường người cúp máy sau là: cấp dưới, người ít tuổi hơn và nam giới;

Trong trường hợp người gọi có thái độ bực tức, giận dữ thái quá, xúc phạm, áp đặt ý kiến chủ quan cá nhân hoặc yêu cầu lập tức trả lời ngay những vấn đề mà người nghe không đủ thẩm quyền quyết định, cần lịch sự xin phép dừng cuộc nói chuyện.

Khi tham dự hội họp

Đến họp đúng giờ hoặc đến sớm trước 05 phút, tuyệt đối không được đến muộn. Nếu vì lý do nào đó phải đến muộn cần báo cáo với người phụ trách và không nên muộn quá 15 phút.

Khi vào phòng họp, cần quan sát để chọn chỗ ngồi cho phù hợp. Thông thường, người đến trước ngồi bên trên (trừ chỗ dành cho lãnh đạo và khách mời). Việc bố trí chỗ ngồi trong phòng họp theo nguyên tắc ưu tiên: Trên trước, dưới sau; phải trước, trái sau; gần trước, xa sau.

Ngồi họp cần tập trung đọc tài liệu (nếu có) để biết chương trình và thứ tự các hoạt động trong chương trình, nắm nội dung các vấn đề sẽ bàn thảo trong cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

Hiểu rõ trách nhiệm của bản thân khi tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo để bố trí thời gian và chuẩn bị các điều kiện cần thiết.

Khi dự họp, cần lắng nghe người điều hành, các báo cáo tham luận, các ý kiến phát biểu và luôn sẵn sàng phát biểu ý kiến để đóng góp và xây dựng khi có điều kiện và được người điều hành (chủ tọa) cho phép.

Khi phát biểu trong cuộc họp cần nói ngắn gọn (thường từ 5 đến 15 phút), đúng trọng tâm, có lý lẽ, căn cứ và minh chứng thuyết phục. Nếu phát biểu sau, tránh lặp lại ý của người trước.

Cần tắt điện thoại hoặc để chế độ rung trong khi họp, không được gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp (nếu cần thiết có thể xin phép ra ngoài).

Không nói chuyện riêng, không bỏ về giữa chừng, không cắt ngang lời người khác, không ngủ gật hoặc làm việc riêng trong phòng họp. Nếu muốn về khi cuộc họp chưa kết thúc cần xin phép và được sự đồng ý của Ban tổ chức hoặc Người chủ trì;

Khi tranh luận và thể hiện chính kiến cá nhân

Trong quá trình thực thi công việc, đôi khi cần tranh luận để làm sáng tỏ vấn đề, để tham khảo các ý kiến khác nhau nhằm tìm ra phương án hoặc biện pháp tối ưu. Vì thế những người tham gia tranh luận chỉ tập trung trình bày quan điểm, chính kiến, căn cứ, lý lẽ của bản thân, không nên chỉ trích người có ý kiến trái chiều, không vội vàng kết luận ý kiến của người khác sai, của mình đúng.

Nếu không đồng ý với ý kiến khác, có thể nói “tôi nghĩ khác anh B” hoặc “tôi muốn đề xuất một phương pháp/ biện pháp/ cách làm khác”. Cần tôn trọng và chú ý đến lý lẽ của những ý kiến trái chiều và học hỏi ở đó những điều bổ ích.

Nếu cuộc tranh luận kéo dài hoặc có chiều hướng căng thẳng, dẫn đến xung đột, hai bên hoặc một bên cần chủ động dừng tranh luận, tạm chấp nhận sự khác biệt cũng như những vấn đề chưa thống nhất và hẹn sẽ quay lại vấn đề vào dịp khác.

Khi đi thang máy

Khi đợi thang máy, người đợi phải đứng sang hai bên, để khoảng giữa cho người trong thang máy đi ra; cấp dưới hoặc người trẻ hơn, nam giới chủ động giữ nút điều chỉnh cửa thang máy để khách, cấp trên, người cao tuổi hơn và phụ nữ vào thang máy trước.

Khi là người vào sau, hoặc ra trước, cần có cử chỉ hoặc lời chào những người trong thang máy. Khi vào thang máy, chú ý đứng sang hai bên theo hình chữ U để khoảng trống cho người ra trước hoặc vào sau.

Khi ngồi xe ô tô

Vị trí ngồi trong xe (4 chỗ): Chỗ ngồi dành cho người có chức vụ và địa vị cao, khách quý là hàng sau, bên phải. Người có vị trí thấp hơn ngồi bên trái. Thư ký hoặc trợ lý ngồi bên trên, cùng hàng với lái xe

Thứ tự lên xuống xe: Cấp dưới, người ít tuổi hơn, nam giới nên mở cửa xe cho khách, cấp trên, người cao tuổi và phụ nữ lên hoặc xuống trước.

Khi ngồi trong xe: Trong quá trình xe chạy, những người ngồi trên xe có thể trò chuyện với mức độ vừa phải và nên ít chuyện trò với lái xe để bảo đảm an toàn.

Mọi cử chỉ trong xe phải văn minh, lịch sự (không hút thuốc lá, trang điểm, đùa nghịch, ăn uống làm mất vệ sinh…).

Khi khen ngợi và cám ơn người khác

Nên chủ động khen hoặc ghi nhận thành tích, tài năng, phong cách, đạo đức của người khác bằng thái độ chân thành, cầu thị. Không khen ngợi người khác những gì không có, hoặc tâng bốc, xu nịnh để gây cảm tình với những người có chức quyền cao.

Biết cảm ơn khi nhận được sự quan tâm, săn sóc, giúp đỡ, động viên của lãnh đạo, cấp dưới, đồng nghiệp hoặc sự hợp tác hiệu quả của bộ phận, đơn vị, đối tác, khách hàng.

Khi chúc mừng và an ủi người khác

Khi lãnh đạo, đồng nghiệp hoặc đối tác, khách hàng có thành tích đặc biệt hoặc có tin vui trong cuộc sống gia đình, tùy theo quan hệ, mỗi CB, CC, VC đều nên chúc mừng. Cách thức chúc mừng rất nhiều và đa dạng: Chúc mừng bằng lời, chúc mừng qua điện thoại, chúc mừng bằng tặng phẩm hoặc gửi điện chúc mừng … nên cần lựa chọn cho phù hợp.

Khi người khác gặp khó khăn hoặc có chuyện không vui trong gia đình, các CB,CC,VC cần quan tâm chia sẻ và an ủi bằng thái độ chân thành, lựa chọn lời lẽ thích hợp, đồng thời tự nguyện hỗ trợ và giúp đỡ về vật chất hoặc tinh thần.

Khi khuyên nhủ và phê bình người khác

Khi được người khác xin ý kiến, hoặc khi thấy cần thiết, có thể khuyên nhủ cấp dưới hoặc bạn bè, đồng nghiệp. Việc khuyên nhủ nên có giới hạn, không can thiệp quá sâu vào đời tư và luôn thể hiện cho người khác biết đây chỉ là ý kiến cá nhân để tham khảo. Nội dung khuyên nhủ cần hướng tới mục tiêu tốt đẹp, giúp người khác thêm tự tin, tìm thấy niềm vui trong cuộc sống, hăng hái hơn trong công việc; tránh những lời khuyên mang tính tiêu cực, dễ dẫn đến hậu quả xấu.

Khi thấy người khác có những hạn chế và khuyết điểm, cần nhắc nhở, góp ý nhẹ nhàng. Nếu thấy không chuyển biến, nên chủ động phê bình. Việc phê bình vừa là trách nhiệm vừa là tình cảm, đồng thời xuất phát từ mục tiêu tốt đẹp cho người được phê bình và cho tập thể. Cần phê bình nghiêm túc trong các cuộc họp (từ phạm vi hẹp trước, rộng sau). Lời lẽ phê bình cần được cân nhắc, tránh làm tổn thương người được phê bình.

Khi được người khác khuyên nhủ hoặc nhắc nhở, phê bình, cần có lời cảm ơn và thái độ trân trọng, tiếp thu (vì mọi lời khuyên và phê bình đều có lý do và đều hướng tới mục tiêu tốt đẹp); tránh bực tức, giận dữ, thù hận hoặc xa lánh và bất hợp tác.

Người khéo phê bình còn biết tự phê bình mình trước, phê bình người khác sau. Nếu là cấp trên, trước khi phê bình cấp dưới, cần nhận phần trách nhiệm của mình.

Khi từ chối và xin lỗi

Trong công việc và cuộc sống, không phải lúc nào cũng đáp ứng được hết mọi yêu cầu, đề nghị và mong muốn của người khác. Vì vậy, mỗi CB, CC, VC cần biết từ chối khi cần thiết. Khi từ chối cần nói rõ lý do, đồng thời bày tỏ lời cảm ơn hoặc lời xin lỗi vì đã không đáp ứng được yêu cầu của họ.

Khi từ chối hoặc khi vô tình, hữu ý làm cho người khác bị phật lòng hoặc tổn thương, chúng ta cần biết xin lỗi. Việc xin lỗi cần kịp thời với thái độ chân thành. Có thể xin lỗi trực tiếp bằng lời hoặc thông qua các hình thức gián tiếp như: Nhắn tin điện thoại, gửi email hoặc nhờ người khác làm trung gian hòa giải.

Khi tham dự sự kiện, tiệc chiêu đãi

Khi được mời tham dự các sự kiện (lễ kỷ niệm, khánh thành, khởi công…) CB, CC, VC (đặc biệt là các cấp lãnh đạo và quản lý) cần xác định tính chất và tầm quan trọng của sự kiện đối với cá nhân và cơ quan để quyết định việc tham dự hay từ chối.

Khi tham dự các sự kiện, cần lựa chọn trang phục lịch sự, phù hợp với quy định chung; chuẩn bị nội dung phát biểu, chuẩn bị hoa và quà tặng (nếu cần); đối với những sự kiện quan trọng, người lãnh đạo cần có thư ký, trợ lý hoặc người cấp dưới tháp tùng.

Nếu tham dự tiệc chiêu đãi, cần xác định loại tiệc được mời để có cách ứng xử phù hợp. Nếu dự tiệc đứng, cần tuân thủ nguyên tắc bình đẳng, cởi mở và tận dụng cơ hội để kết nối, mở rộng các mối quan hệ cho cá nhân và tập thể. Nếu tham dự tiệc ngồi, cần nắm vững nguyên tắc bố trí chỗ ngồi trong lễ tân hành chính để tránh sơ xuất trong quan hệ với cấp trên, khách và người cao tuổi.

Sau khi tham dự sự kiện và tiệc chiêu đãi, cần bày tỏ trực tiếp hoặc gửi lời cảm ơn đến nơi hoặc người mời, kèm theo lời nhận xét tốt đẹp về sự kiện và bữa tiệc.

Khi tặng quà và nhận quà tặng

Quà tặng là nghi thức lễ tân để bày tỏ sự tri ân, sự ngưỡng mộ hoặc chia sẻ niềm vui nhân các sự kiện quan trọng với các cấp lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Vì vậy, việc tặng quà không nặng về giá trị kinh tế, mà quan trọng là ở cách tặng và thái độ của người tặng quà.

Quà tặng có nhiều loại, nên cần biết cách lựa chọn quà cho phù hợp với đối tượng nhận quà, phù hợp với hoàn cảnh và vị thế của người tặng, phù hợp với mục đích tặng quà.

Người được tặng quà cần có cách ứng xử với quà tặng. Nếu quà tặng có ý nghĩa thì nên nhận và trân trọng, cảm ơn người tặng. Nếu là cơ quan, doanh nghiệp thì cần có thư cảm ơn của người đứng đầu. Nếu thấy lý do tặng quà không hợp lý, mục đích tặng quà là nhằm cầu lợi riêng, giá trị quà tặng quá lớn hoặc là điều kiện để buộc mình phải làm những điều phi pháp, thì cách xử lý thông thường là cảm ơn và từ chối. Nếu từ chối ngay không tiện, có thể gửi quà lại sau.