Để giao tiếp với cấp dưới HIỆU QUẢ – Nên và Không nên làm gì?

Sẽ không có một chuẩn mức chung nào trong giao tiếp với cấp dưới. Tùy từng hoàn cảnh, trường hợp, đặc thù doanh nghiệp và nhân viên mà nhà quản lý sẽ có những cân nhắc khi giao tiếp khác nhau. Tuy nhiên, 9 lưu ý dưới đây có thể là gợi ý tốt giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn với nhân viên.

1. Giao tiếp thường xuyên

Nhà quản lý nên thực hiện giao tiếp thường xuyên với cấp dưới. Việc giao tiếp thường xuyên sẽ giúp gia tăng tương tác, sự thấu hiểu trong đội ngũ làm việc. Và chỉ khi, team của bạn có sự tương tác, thấu hiểu nhau đủ thì quản lý và nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhân viên mới có thể phối hợp công việc thuận lợi.

Mặt khác, giao tiếp thường xuyên còn giúp team của bạn hạn chế được các rủi rỏi chệch hướng mục tiêu. Ví dụ như mục tiêu tuần của team tuyển dụng của bạn là tuyển được đủ 2 Lập trình viên .Net. Tuy nhiên, do không giao tiếp rõ ràng, thường xuyên mà nhân viên tuyển dụng lại hiểu nhầm và thực hiện tuyển dụng 2 Lập trình viên Mobile chẳng hạn. Nhầm lẫn, chệch hướng mục tiêu đó có thể phát sinh do giữa quản lý và nhân viên hạn chế giao tiếp, tương tác với nhau.

2. Hiểu rõ cấp dưới của bạn

Bạn cần hiểu rõ cấp dưới của mình bởi vì về bản chất nhân sự là câu chuyện của con người, hướng đến con người. Bạn chỉ có thể vận hành, điều phối công việc của cả team nếu bạn hiểu rõ về cấp dưới, biết rõ người nào phù hợp việc gì và ngược lại và việc gì sẽ phù hợp người nào.

Ví dụ nhân viên của bạn là người làm việc độc lập tốt, có xu hướng hướng nội thì bạn có thể giao những công việc tỉ mỉ, cẩn thận cho nhân viên. Ngược lại, nếu nhân viên là người quảng giao, nhanh nhẹn trong giao tiếp, quan hệ thì bạn có thể giao những công việc về đối ngoại, tiếp thị, chăm sóc khách hàng…

3. Luôn lắng nghe cấp dưới

Khi nhân viên có vấn đề phát sinh hoặc những vướng mắc trong công việc, họ cần có người chia sẻ, lắng nghe và phản hồi giúp họ những lời khuyên giúp xử lý công việc tốt hơn. Bạn nên luôn lắng nghe cấp dưới của mình.

Điều này có thể khiến nhà quản lý tốn nhiều thời gian, nỗ lực nhưng sẽ đem lại hiệu quả công việc vượt trội cho team trong cả ngắn, trung và dài hạn. Khi nhân viên đã được lắng nghe và cung cấp các phản hồi, họ sẽ làm việc với sự tập trung và hiệu suất cao hơn.

Mặt khác, nhân viên được quản lý lắng nghe cũng sẽ có cảm giác được tôn trọng, được làm việc trong một team. Điều đó sẽ giúp nhân viên gắn bó, đồng hành cùng công ty, cùng team lâu dài, trung thành hơn.

4. Giữ thái độ bình tĩnh, điềm đạm

Trong khi giao tiếp với cấp dưới, bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, điềm đạm. Những lời khuyên, góp ý với nhân viên (nếu có) cũng nên được đưa ra với sắc thái trung tính, không hồ hởi nhưng cũng không biến thành chỉ trích, công kích cá nhân.

Khi bạn giữ được thái độ bình tĩnh, điềm đạm, nhân viên của bạn cũng sẽ bình tĩnh lắng nghe hơn và không tìm cách phản ứng, chống đối hay ngược lại là im lặng thụ động. Quá trình giao tiếp khi đó sẽ đạt được hiệu quả tích cực, như mong đợi.

5. Khen chê đúng cách

Khen cũng cần cân nhắc để nhân viên có được cảm giác của người chiến thắng, được tập thể trân trọng nhưng không biến nhân viên trở thành những người mắc bệnh ngôi sao, đặt cá nhân cao hơn tập thể. Ngược lại, chê cũng cần thận trọng để nhân viên hiểu rõ các vấn đề cần khắc phục nhưng không cảm thấy bị công ty, quản lý coi thường, không tôn trọng.

Thực tế, cách khen chê đúng cách, hiệu quả là khen đúng điểm cần khen và chê đúng điểm cần chê. Khi bạn khen chê đúng và có được cách thể hiện khen chê phù hợp thì nhân viên sẽ dễ dàng tiếp nhận những lời khen chê đó hơn.

Nếu cần thiết, bạn có thể tiến hành khen ngợi nhân viên theo cả hình thức công khai và riêng tư nhưng khi chê thì bạn nên tiến hành riêng tư, check-in 1 1 với nhân viên. Điều đó sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận những lời chê, những phản hồi tiêu cực từ quản lý và tìm cách khắc phục hơn.

6. Giao tiếp với cấp dưới bằng sự chân thành

Giao tiếp có thể cần kỹ thuật nhưng muốn giao tiếp thành công với nhân viên, nhà quản lý cần đảm bảo giao tiếp bằng sự chân thành. Đó mới là cái gốc giúp việc giao tiếp, mối quan hệ của quản lý và nhân viên thêm gắn bó, hiệu quả.

Khi nhà quản lý giao tiếp với nhân viên bằng sự chân thành thì nhân viên cũng sẽ đáp lại, giao tiếp với quản lý bằng sự chân thành. Những rào cản trong giao tiếp nhờ đó sẽ được xóa bỏ dần.

7. Tạo không khí vui vẻ

Không khí vui vẻ trong giao tiếp sẽ giúp cả nhân viên và nhà quản lý đều thoải mái chia sẻ, giao tiếp với nhau hơn. Để tạo được không khí vui vẻ trong nội bộ, nhà quản lý nên lưu ý:

• Không dẫn các cuộc đối thoại, trao đổi đến hướng xung đột, đối đầu
• Chú ý tuyển dụng nhân viên không chỉ cần phù hợp về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc mà còn cần phù hợp về văn hóa, tính cách, có thể tạo không khí vui vẻ khi làm việc cùng team
• Chính nhà quản lý cũng cần trở thành nhân tố tạo nên không khí vui vẻ. Bạn có thể giúp không khí team vui vẻ hơn bằng một số cách như: khen ngợi công khai nhân viên; tổ chức ăn trưa cùng nhau vào thứ 6 hàng tuần; mua tặng nhân viên các món quà nhỏ…

8. Quan tâm đến cả cuộc sống của cấp dưới

Cuộc sống của cấp dưới có thể ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả, hiệu suất làm việc, ảnh hưởng đến việc giao tiếp trong công việc của nhân viên. Khi nhân viên có cuộc sống ổn định, bình hòa thì họ cũng sẽ yên tâm làm việc và có cách giao tiếp công việc tốt hơn. Do đó, nhà quản lý nên chú ý đến cuộc sống của cấp dưới để giúp nhân viên yên tâm làm việc và cân bằng với cuộc sống hơn.

Ví dụ:

Trường hợp nhân viên có người nhà nhập viện, không có người chăm sóc, nhà quản lý có thể bố trí nhân viên khác cùng bộ phận giảm tải công việc cho họ. Cả team cũng có thể bố trí thời gian đến viện thăm, tặng quà cho người thân nhân viên.

9. Kiên nhẫn và biết thuyết phục

Đội ngũ nhân viên của bạn có thể là tập hợp của rất nhiều tính cách, nhu cầu, động lực làm việc khác nhau. Do đó, trong giao tiếp với nhân viên, bạn cần có được sự kiên nhẫn và biết cách thuyết phục nhân viên.

Ví dụ:

Nhóm nhân viên có hiệu suất công việc cá nhân tốt nhưng thiếu tinh thần hợp tác, làm việc nhóm, bạn có thể khuyến khích và kiên nhẫn trao cho nhân viên những cơ hội tham gia teambuilding, các hoạt động đội nhóm. Như vậy, nhân sẽ hòa đồng và gần gũi hơn với các thành viên khác trong team.

Còn với những nhân viên có nguy cơ suy giảm hiệu suất làm việc do chậm hoặc lười biếng trong việc cập nhật kiến thức mới, bạn có thể kiên nhẫn, thuyết phục nhân viên và trao cho họ những cơ hội tham gia các khóa đào tạo bổ sung cần thiết.

Khi bạn với vai trò là nhà quản lý thực sự kiên nhẫn, dành thời gian cho nhân viên và biết cách thuyết phục thì nhân viên của bạn sẽ dễ dàng hơn để vượt qua các rào cản giao tiếp, rào cản công việc. Họ sẽ đạt được những cải tiến tích cực, vượt trội về hiệu quả, hiệu suất công việc cũng như trong giao tiếp giữa nhân viên với quản lý.

8 lỗi thường gặp nhất khi giao tiếp với cấp dưới

Lưu ý về những lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp dưới sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có.

1. Không bao giờ hoặc có rất ít lời khen

Bạn không nên hạn chế hoặc thậm chí là không bao giờ dành lời khen ngợi cho nhân viên. Lời khen ngợi đúng người, đúng thời điểm thậm chí còn có giá trị với nhân viên hơn cả những điều chỉnh tăng lương thưởng, phúc lợi.

Bởi vì, lời khen ngợi là biểu hiện cụ thể hóa của sự tôn trọng, sự công nhận mà công ty dành cho nhân viên của mình. Hầu hết nhân viên sẽ cần có được và mong muốn đạt được sự tôn trọng, công nhận đó. Nhân viên sẽ khó gắn bó, làm việc lâu dài tại một công ty nếu không nhận được sự tôn trọng, công nhận từ tổ chức.

2. Giao tiếp thô lỗ

Những lời hằn học, thô lỗ hoặc thậm chí là chửi mắng nhân viên cần được kiểm soát. Bạn không nên sử dụng vị thế cấp trên – cấp dưới để giao tiếp thô lỗ, thể hiện quyền lực của mình với nhân viên. Khi bạn giao tiếp thô lỗ với nhân viên, khoảng cách giữa bạn và nhân viên sẽ ngày càng xa và hiệu quả giao tiếp cũng tất yếu sẽ suy giảm.

Tuy nhiên, khi nói về lưu ý không nên giao tiếp thô lỗ không có nghĩa là bạn cần hạn chế sự thẳng thắn trong công việc. Nếu nhân viên mắc sai lầm trong công việc, bạn có thể thẳng thắn chỉ ra cho nhân viên trong buổi check-in 1 1. Giữa thô lỗ và thẳng thắn trong giao tiếp có một khoảng cách. Bạn nên cân nhắc cách ứng xử, giao tiếp với nhân viên để vừa đảm bảo được hiệu quả giao tiếp, sự thẳng thắn mà không trở thành thô lỗ.

3. Chỉ thích người suy nghĩ “giống mình”

Nếu toàn công ty, tổ chức chỉ toàn những người suy nghĩ giống nhau, toàn những cái đầu đồng thuận thì rất khó để có những bước tiến phát triển vượt trội. Bản chất của sự phát triển, quản trị hiệu quả doanh nghiệp là nhìn nhận được những vướng mắc, tồn tại trong tổ chức để tìm giải pháp khắc phục, cải tiến.

Khi tất cả nhân viên cùng suy nghĩ giống quản lý và không nhìn ra được các vấn đề tồn tại thì công ty của bạn thậm chí có thể còn đối diện với nguy cơ tụt hậu, suy thoái.

Ví dụ:

Công ty của bạn đang phát triển phần mềm theo một nền tảng công nghệ. Quản lý thấy nền tảng hiện nay là đủ, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Tuy nhiên, qua thực tế triển khai dự án, bộ phận triển khai nhận thấy khách hàng có những nhu cầu mới, phát sinh mà nền tảng công nghệ hiện nay khó hoặc không thể đáp ứng được.

Nếu nhân viên triển khai im lặng và chỉ suy nghĩ giống quản lý là nền tảng công nghệ đã đủ đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm công ty bạn làm ra tất yếu sẽ bị thị trường dần đào thải.

4. Xởi lởi quá mức với nhân viên

Nhà quản lý có thể thân thiện, tạo cảm giác gần gũi với nhân viên nhưng không nên đến mức xởi lởi quá mức với nhân viên. Điều đó không giúp quản lý có thể giao tiếp hiệu quả hơn với nhân viên mà còn có thể dẫn đến những hệ lụy, phản tác dụng như:

• Nhân viên không còn xem quản lý thực tế ở vị trí quản lý nữa, có tâm lý “cá mè một lứa”
• Nhân viên thiếu sự nghiêm túc cần thiết khi giao tiếp với quản lý
• Nhà quản lý khó đưa ra được các nhận định chính xác, khách quan khi đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Thực tế, ranh giới giữa giao tiếp thân thiện với giao tiếp xởi lởi quá mức ở nhà quản lý là khá gần nhau. Bạn nên đảm bảo giao tiếp phù hợp, thân thiện với nhân viên nhưng không đến mức xởi lởi quá mức, gây phản tác dụng.

5. Thích đổ lỗi

Đây là trách nhiệm của tôi. Đây là lỗi của tôi. Khi phát sinh một vấn đề, một lỗi nào đó thuộc bộ phận mình quản lý, nhà quản lý nên bắt đầu suy nghĩ về các trách nhiệm cá nhân của mình và tìm phương hướng giải quyết. Điều đó sẽ có giá trị hơn là quy kết và đổ lỗi cho nhân viên.

Khi bạn tìm cách đổ hết lỗi cho nhân viên, có thể thực tế công việc cụ thể đó lỗi không nằm ở bạn nhưng cách quản trị, điều phối công việc của bạn thực sự có vấn đề. Cách đổ hết lỗi cho nhân viên mặt khác còn khiến giao tiếp giữa quản lý và nhân viên sẽ phát sinh những vết rạn khó hàn gắn về sau.

Điểm mấu chốt khi phát hiện ra lỗi trong công việc là tìm được giải pháp khắc phục. Thời gian để bạn đổ lỗi cho ai đó nên được dành để tìm ra giải pháp sẽ thích hợp và hiệu quả hơn.

6. Không quan tâm tới cảm xúc của nhân viên

Cảm xúc của nhân viên là yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, hiệu suất công việc họ đạt được. Một nhân viên chán nản, bỏ bê công việc sẽ rất khó đạt được thành tích công việc tốt. Do đó, trong giao tiếp, nếu nhà quản lý không quan tâm tới cảm xúc của nhân viên, nhà quản lý sẽ rất khó kết nối, tạo được động lực, thúc đẩy nhân viên đạt được những thành tích tốt hơn trong công việc.

Ví dụ:

Nhân viên vừa hoàn thành được một dự án khó khăn. Cảm xúc cần được thỏa mãn của nhân viên lúc này là được ghi nhận cho nhân viên công khai, được xét tăng lương, thưởng, phúc lợi trong kỳ đánh giá hiệu suất tiếp theo. Nhà quản lý cần quan tâm tới cảm xúc đó và tìm cách đáp ứng nhân viên một cách phù hợp, đúng quy định, chính sách của công ty.

7. Dùng uy quyền của người lãnh đạo để bắt ép nhân viên

Trong giao tiếp với nhân viên, nếu bạn phải dùng uy quyền của người lãnh đạo để ép nhân viên lắng nghe, thực hiện theo yêu cầu của mình thì đó là một thất bại. Bởi vì điều đó chỉ khiến nhân viên ức chế, có thể làm theo yêu cầu nhưng với một tâm thái miễn cưỡng, thậm chí là đối phó.

Thay vào đó bạn hãy xem nhân viên của mình như những người đồng hành, cùng bạn thực hiện những nhiệm vụ, đạt được những kết quả vượt trội cho team. Xem nhân viên là người đồng hành và giao tiếp với họ một cách tôn trọng, khích lệ sẽ giúp nhân viên chủ động, sáng tạo và đạt được hiệu suất cao hơn trong công việc.

8. Đưa ra những lời lẽ tiêu cực

Ngay cả khi công việc của team đang gặp trục trặc, bạn cũng không nên đưa ra những lời lẽ tiêu cực với nhân viên. Điều đó không khiến tình hình được cải thiện mà chỉ khiến mọi chuyện tồi tệ hơn.

Trong những tình huống khẩn cấp, cần xử lý ngay, bạn càng cần bình tĩnh, giao tiếp với nhân viên một cách rõ ràng, cùng nhau nghĩ phương hướng giải quyết vấn đề. Nếu cần nhắc nhở nhân viên rút kinh nghiệm, bạn có thể dành một buổi check-in 1 1 để thẳng thắn trao đổi với nhân viên.