Thật đáng kinh ngạc khi có những công ty ngoài kia vẫn đánh giá thấp hoặc bỏ bê truyền thông nội bộ trong khi đây thực sự là vấn đề quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Nhân viên thì tụm năm tụm ba nói xấu sếp, còn sếp thì luôn phải giải quyết hết mâu thuẫn này đến khúc mắc khác, luôn miệng cho rằng anh em không hiểu mình.
Chúng ta đều biết rất rõ ràng truyền thông là công cụ quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận và giữ được mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Truyền thông nội bộ cũng tương tự như vậy: nếu truyền thông nội bộ tốt, doanh nghiệp có thể gắn kết nhân viên trong công ty một cách hiệu quả. Khi sở hữu một bộ máy nhân sự vừa có năng lực lại gắn kết, không có gì là doanh nghiệp này không thể!
1. Truyền thông nội bộ là gì?
a. Khái niệm
Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
Với định nghĩa này, có thể thấy một bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,…
Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp.
b. Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ
- Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp.
- Truyền thông nội bộ và PR in-house là một
PR in-house đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp cụ thể. Cũng giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. PR in-house chủ yếu dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house.
- Lẫn lộn giữa hoạt động quản lý nhân sự với truyền thông nội bộ
Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ấn phẩm lưu hành nội bộ,… Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…
Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.
- Truyền thông nội bộ chẳng làm gì khác ngoài tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên
Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều
2. Vai trò của truyền thông nội bộ
a. Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên
Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.
Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.
b. Mọi thông tin trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều
Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.
c. Đoàn kết là sức mạnh
Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ. Để mọi người nhìn thấy mục tiêu chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện để tạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ.
Có thể nói lợi ích của truyền thông nội bộ chính là làm nên sức mạnh tập thể.
d. Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt
Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn. Thay vì những lời bàn tán tiếng xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thích thú. Bởi vậy có những công ty lương cao mà nhân viên vẫn bỏ đến nơi tuy lương thấp hơn nhưng cho họ tinh thần làm việc thoải mái, cảm giác được trân trọng không còn là điều quá ngạc nhiên.
Song song với việc truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ tốt đẹp xây dựng lên trong mắt người trong và ngoài. Tất nhiên một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.
3. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của phòng PR hay phòng Nhân sự?
Ai mới nhà người giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn? Phòng nhân sự hay phòng PR? Đây vẫn là một trong những câu hỏi gây nhiều tranh cãi vì mỗi phòng đều có những công việc và đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.
Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào?
Rất may là sự tranh cãi này đã có câu trả lời. Theo như kết quả cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karina & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự.
Điều này cũng đúng thôi, vì xét cho cùng, công tác quản lý nhân sự vẫn lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm truyền thông, đặc biệt là với những ai xuất thân trong ngành, đôi khi lại rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự và hành động trong tổ chức.
Để có thể làm tốt công tác truyền thông nội bộ, cho dù doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.
4. Một người làm truyền thông nội bộ cần đặc điểm gì?
Người làm truyền thông nội bộ không phải là công cụ của người quản lý để đi đàn áp tâm trí, chiêu trò tâm lý, mụ mị nhân viên. Họ cũng không phải là Ban chấp hành công đoàn đấu tranh bảo vệ quyền lợi nhân viên. Họ là người trung gian giúp cho các bên hiểu nhau, hướng về một lựa chọn hài hòa nhất.
Hoạt động truyền thông nội bộ nói cho cùng vẫn xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó, có 2 kỹ năng quan trọng nhất cần có trong truyền thông nội bộ chính là: Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng và kỹ năng “tâm truyền thông”.
- Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng của mọi người để hiểu trọn được nguyện vọng của họ, từ đó mới có thể dàn xếp thoả đáng theo điều kiện của công ty. Khi con người đã hiểu nhau, sự tin tưởng sẽ xuất hiện, khi đó mọi vấn đề dễ được giải quyết.
- Kỹ năng “tâm truyền thông” của người làm truyền thông nội bộ là kỹ năng giao tiếp chân thành, tôn trọng nhau, có cái tâm, trách nhiệm với lời nói, cách hành xử, đứng đắn và minh bạch.
