1. Khuyến khích chia sẻ, đóng góp ý kiến và đối thoại
Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp tốt là phải giao tiếp hai chiều. Doanh nghiệp nên tạo thói quen cho nhân viên đưa ra phản hồi trên những thông tin mà họ nhận được, khuyến khích đối thoại mở. 91% nhân viên hiểu được vai trò tổng thể của họ trong hoạt động doanh nghiệp sẽ góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp đó.
Những cuộc truyền thông nội bộ 2 chiều thường khó thực hiện trong mạch hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy một mạng xã hội nội bộ là phương thức tối ưu nhất cho những phản hồi của nhân viên đến với doanh nghiệp. Mạng xã hội cũng là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác theo cách truyền thống trong doanh nghiệp.
2. Tích cực chia sẻ, bình luận, phản hồi
Nếu muốn nhân viên của mình giao tiếp và truyền thông tích cực, thì chính các nhà quản lý phải làm gương trước tiên, cần tham gia tích cực vào chia sẻ, bình luận, đưa ra phản hồi và trả lời. Các lãnh đạo hoặc quản lý cần khuyến khích nhân viên thấy được giá trị của truyền thông cũng đồng nghĩa tạo cho họ hứng thú chia sẻ thông tin.
Các chuyên gia quản trị nguồn nhân lực đều cho rằng: Nếu doanh nghiệp nghiêm túc đầu tư để cải tiến truyền thông nội bộ đa chiều trong doanh nghiệp, thì sẽ tạo ra nhiều tác động lớn lên kết quả hoạt động của mình. Cải tiến liên tục truyền thông nội bộ là công tác quản trị giúp tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó, vững bền giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp.
3. Công khai các mục tiêu chung, giúp nhân viên hiểu được vai trò quan trọng của họ
“48% các doanh nghiệp không hiệu quả trong việc giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh , sự truyền thông nội bộ trên xuống không hiệu quả, không làm cho nhân viên hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”. Bởi vậy, việc công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy mối quan hệ tương hỗ giữa các mục tiêu của cá nhân, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được mục tiêu chung, tăng tính tương tác. Sự cản tiến trong truyền thông nội bộ ở doanh nghiệp trong trường hợp này là chìa khóa giúp cải tiến sự gắn bó, yêu thích công việc và làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên.
4. Sử dụng các công cụ trực tuyến thay cho các cuộc họp trực tiếp
Có những cuộc họp quan trọng phải tiến hành trực tiếp, tuy nhiên có rất nhiều cuộ họp khác không cần phải triển khai trực tiếp, mà chỉ cần thông qua phương tiện truyền thông online trong nội bộ. Đặc biệt với các doanh nghiệp nhiều chi nhánh, đa văn phòng tại các nơi khác nhau, việc họp trực tiếp quả là việc khó khăn, mà thay và đó là họp trực tuyến. Thay những cuộc họp trực tiếp làm lãng phí thời gian bằng việc sử dụng các công cụ họp và báo cáo trực tuyến để tiết kiệm thời gian. Chỉ cải thiện truyền thông và phối hợp trong nội bộ bằng công nghệ truyền thông nội hiện đại bằng cách sử dụng một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp mới có thể nâng cao hiệu quả tương tác giữa các nhân viên lên 20 – 25%.
5. Lắng nghe và khảo sát nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu
Để nắm bắt hiện trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thông phù hợp.
Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Một khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơng giản và hiệu quả với chi phí thời gian thấp, thì một mạng xã hội nội bộ danh nghiệp luôn là cách chọn hiệu quả nhất.
