Phát triển hệ thống truyền thông nội bộ

1. Tại sao phải phát triển hệ thống truyền thông nội bộ?

Hệ thống truyền thông nội bộ giúp các thành viên trong tổ chức trao đổi thông tin, chia sẻ tri thức và kinh nghiệm, những tâm tư, nguyện vọng, từ đó mọi người sẽ hiểu và gắn kết gần gũi, phối hợp hiệu quả với nhau trong công  việc. Hơn nữa, hệ thống truyền thông nội bộ còn nhằm mục tiêu giúp nhân viên chia sẻ hệ thống tôn chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi,  những chuẩn mực văn hóa & hành vi ứng xử phù hợp với hình ảnh thương hiệu; mọi người hiểu rõ các chính sách & thủ tục làm việc; mọi người hợp tác vì mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả.

2.  Khi nào phải phát triển hệ thống truyền thông nội bộ?

Khi doanh nghiệp lớn mạnh về quy mô, số lượng nhân viên đông và đội ngũ nhân sự được chia làm nhiều cấp độ là lúc cần phải xây dựng và phát triển hệ thống truyền thông nội bộ. Hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt những thông điệp từ các nhà lãnh đạo, mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò & hiệu quả của từng nhân viên. Doanh nghiệp truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, và tạo được sự hài lòng của đội ngũ nhân viên.

3. Các bước căn bản phát triển hệ thống truyền thông nội bộ:

• Xác lập mục tiêu và chức năng cho truyền thông nội bộ
• Phát triển bộ phận hỗ trợ truyền thông
• Phát triển kênh truyền thông chính thức và không chính thức
• Phát triển công cụ truyền thông
• Xây dựng cơ chế kiểm soát kênh truyền thông

4. Phương pháp thực hiện:

Phát triển hệ thống truyền thông nội bộ phải được xây dựng trên tình hình thực tiễn của doanh nghiệp. Đồng thời, để phát huy hiệu quả hệ thống truyền thông nội bộ phải có sự phối hợp làm việc chặt chẽ giữa doanh nghiệp với tư vấn.

Các chuyên gia tư vấn, với vai trò khách quan của bên thứ 3, sẽ thu thập khảo sát dữ liệu, phân tích, và đề xuất các chính sách. Đồng thời tư vấn sẽ giữ vai trò là hạt nhân kích thích sự thay đổi từ bên trong, giúp năng lực tổ chức của khách hàng lớn lên.

Về phương pháp phối hợp: hai bên sẽ tuân thủ các nguyên tắc:  Trao đổi trực tiếp, thống nhất mục tiêu; Cùng xây dựng kế hoạch hành động; Tích cực thực hiện và Phản hồi kịp thời; Tương tác liên tục, báo cáo định kỳ. Tư vấn có vai trò hỗ trợ, chứ không làm thay. Năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được nâng cao khi có một hệ thống truyền thông hiệu quả.

5. Phạm vi và chi phí:

Xây dựng và phát triển hệ thống truyền thông nội bộ sẽ do hai bên thỏa thuận dựa trên tình hình thực tiễn đội ngũ nhân sự, quy mô của tổ chức và mục tiêu của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Thời gian thực hiện dự án có thể kéo dài từ 1 tháng đến 3 tháng, tùy thuộc vào thực trạng và mục tiêu của doanh nghiệp.

Chi phí: căn cứ vào số giờ làm việc của chuyên gia theo phạm vi công việc và yêu cầu của dự án hai bên đã thỏa thuận.