7 Lý do tại sao truyền thông nội bộ tốt lại quan trọng

1. Thông tin liên lạc nội bộ giúp mọi người của bạn luôn được thông báo

Chúng ta sẽ bắt đầu với lý do rõ ràng nhất tại sao IC lại quan trọng. Thông báo cho mọi người về các sự kiện sắp tới, thay đổi chính sách, sáng kiến ​​tham gia, thay đổi số lượng nhân viên và cập nhật về tình hình chung của doanh nghiệp giúp tạo ra cảm giác minh bạch và cởi mở mà mọi người tôn trọng.

Đây là một điều gây sốc thực sự: mọi người không thích ở trong bóng tối, giống như nấm. Họ khao khát thông tin về công ty họ đang làm việc, các dự án họ đang thực hiện và mục tiêu tổng quát của cả hai. Truyền thông nội bộ tốt là tất cả về việc phổ biến với mọi người, tốt nhất là theo cách khiến họ tham gia và đầu tư vào bức tranh lớn hơn.

2. Truyền thông nội bộ mang đến cho mọi người cái nhìn tổng thể hơn về tổ chức của bạn

Tương tự như vậy, thông tin liên lạc nội bộ thường được coi là thông điệp từ trên xuống, được các nhà lãnh đạo viết cho nhân viên. Nhưng thực sự đó là một con đường hai chiều. Chắc chắn, bạn có thể trau dồi thông điệp của mình để hướng sự chú ý của mọi người, nhưng cuối cùng sự chú ý của họ sẽ suy yếu. Đặc biệt nếu họ cảm thấy không có tiếng nói.

Nói cách khác, đó không phải là việc thu hút khán giả thụ động bằng thông điệp phù hợp. Thay vào đó, đó là về việc thúc đẩy giao tiếp hai chiều về những gì đang xảy ra tại tổ chức của bạn. Mọi người muốn cảm thấy rằng đầu vào của họ rất quan trọng và việc tạo ra một địa điểm để họ làm như vậy sẽ tạo nên điều kỳ diệu trong việc xây dựng sự tương tác.

Điều này đặc biệt hiệu quả nếu việc nhắn tin, tin tức và thông báo không chỉ được ủy quyền cho bộ phận tiếp thị hoặc nhân sự mà còn cho đại diện của nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức của bạn. Nhóm công nghệ sẽ có cơ hội giải thích những gì họ đang làm, nhóm QA và nhóm Bán hàng cũng vậy. Đây là cách tiếp cận liên ngành mà tôi đã nói trước đó.

Việc chỉ định các phóng viên tin tức và điều phối viên sự kiện từ nhiều bộ phận để xuất bản thông tin cập nhật của riêng họ giúp mọi người của bạn có cái nhìn tổng thể hơn về những điều quan trọng tại tổ chức của bạn. Vì vậy, hãy sử dụng thông tin liên lạc nội bộ của bạn để mang lại tiếng nói cho những người khác nhau.

3. Truyền thông nội bộ giúp xây dựng văn hóa tổ chức của bạn

Theo nhiều cách, vai trò chính của truyền thông nội bộ là giúp thể hiện văn hóa công ty của bạn. Nếu được thực hiện tốt, chiến lược vi mạch của bạn sẽ đưa văn hóa nơi làm việc của bạn vào cuộc sống. Nếu hoàn thành không tốt, điều đó sẽ khiến mọi người phải vò đầu bứt tai.

Xét cho cùng, mỗi thông báo, tin nhắn, bản cập nhật tin tức, bài viết trên blog của CEO, v.v. đều đóng vai trò trong việc nhân viên của bạn giải thích bối cảnh văn hóa của tổ chức của bạn như thế nào. Nó đại diện cho cái gì, nó coi trọng ai, tại sao sứ mệnh của nó lại quan trọng. Văn hóa công ty của bạn là tổng thể các bộ phận của nó và thông tin liên lạc nội bộ tốt sẽ tính đến điều này.

Trên thực tế, văn hóa phải thực sự được đặt lên hàng đầu trong chiến lược vi mạch của bạn: được xây dựng trong thông điệp, giọng điệu, cuộc thảo luận qua lại, tin tức được chia sẻ và lược bỏ. Văn hóa của bạn nên hướng dẫn giao tiếp nội bộ của bạn và ngược lại. Tại sao? Bởi vì một nền văn hóa công ty mạnh mẽ, phát triển là điều cần thiết.

4. Truyền thông nội bộ thu hút mọi người của bạn tham gia

Tôi không thể nhấn mạnh điều này đủ: tạo cuộc trò chuyện hai chiều phải là một trong những mục tiêu chính của bạn với chiến lược truyền thông nội bộ của bạn. Đó là sự khác biệt giữa nhắn tin từ trên xuống nhàm chán (có thể là ở dạng email hàng loạt mà không ai đọc) và các cuộc trò chuyện tương tác, chu đáo giúp thúc đẩy sự tương tác.

Sự tương tác có thể bao gồm một số điều: đặt những câu hỏi đáng suy nghĩ tại sự kiện Chung tay, nhận xét về một bản cập nhật tin tức quan trọng được đăng trên mạng nội bộ của công ty, chia sẻ những gì nhóm của bạn đang làm với những người còn lại trong công ty. Giao tiếp nội bộ tốt sẽ tạo ra không gian cho những hành động nhỏ nhưng đầy ý nghĩa này. Một lần nữa, không chỉ là truyền đạt ý tưởng mà nó còn khuyến khích giao tiếp giữa những người của bạn.

Những nhân viên cảm thấy rằng tiếng nói của họ là quan trọng, rằng ý tưởng của họ đáng được lắng nghe, sẽ có nhiều khả năng vượt lên trên hơn và vượt xa hơn khi tổ chức của bạn cần họ. Và giá trị của điều đó không thể bị đánh giá thấp.

5. Truyền thông nội bộ giúp mọi người bình tĩnh trong thời gian khủng hoảng

Mọi thứ không phải lúc nào cũng trôi chảy. Công việc kinh doanh đôi khi gặp khó khăn, các đội đôi khi buộc phải tái cấu trúc, và các vụ mua bán và sáp nhập xảy ra. Đây là lúc mọi người cần thông tin liên lạc nội bộ nhất. Việc thông báo về những thay đổi cơ cấu sắp xảy ra cần được xử lý cẩn thận hơn vì tinh thần của tổ chức và tính liên tục trong kinh doanh của nó đang bị đe dọa.

Minh bạch về những gì đã xảy ra, ai bị ảnh hưởng, cách họ được chăm sóc và điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức đòi hỏi một giọng điệu tinh tế và hoàn toàn minh bạch, đặc biệt là trong trường hợp sa thải. Mọi người sẽ có câu hỏi và cách bạn trả lời những câu hỏi đó sẽ còn tồn tại trong tâm trí mọi người trong một thời gian dài sau này.

Sử dụng thông tin liên lạc nội bộ của bạn để tạo bối cảnh cho những cuộc trò chuyện khó diễn ra này và tôi hứa với bạn rằng bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của mọi người. Minh bạch và tế nhị khi đưa tin xấu sẽ tạo ra bầu không khí cởi mở và quan tâm có thể giúp duy trì tổ chức của bạn vượt qua thời kỳ khó khăn.

Và bên cạnh đó, người của bạn sẽ tôn trọng bạn vì đã nói với họ như thế. Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của IC và chứng minh tại sao việc sử dụng không đúng mức có thể nhanh chóng khiến người dân của bạn chống lại tổ chức của họ.

6. Truyền thông nội bộ tạo ra một không gian khác cho nơi làm việc của bạn

Rất nhiều người cảm thấy công việc của họ buồn tẻ. Họ đi làm, nói chuyện với một hoặc hai đồng nghiệp, tham gia các cuộc họp, hoàn thành công việc của mình, và sau đó đặt phòng nhanh nhất có thể. Và điều đó hoàn toàn ổn đối với nhiều người. Nhưng đối với những người khao khát được tham gia nhiều hơn vào nơi làm việc của họ và muốn đóng một vai trò trực tiếp hơn trong sự phát triển văn hóa của họ, thì phong cách làm việc đó không thỏa mãn.

Đây là nơi hoạt động của truyền thông nội bộ tốt. Nó thúc đẩy các sự kiện học hỏi và diễn thuyết, các chương trình đào tạo lãnh đạo, chia sẻ phản hồi của khách hàng và đưa tin trên phương tiện truyền thông, đồng thời tạo cơ hội cho mọi người tham gia nhiều hơn, nếu họ muốn. Đối với một số người, điều này không quan trọng — và điều đó không sao cả! Nhưng một số người trong chúng ta muốn tận dụng nhiều hơn công việc của mình, cho dù đó là dưới hình thức giáo dục, đào tạo hay tìm kiếm ý nghĩa trong các giá trị và mục tiêu của công ty.

Nếu những cơ hội đó tồn tại, nhưng không ai biết đến hoặc tận dụng chúng, thì chiến lược truyền thông nội bộ của bạn không hoạt động và ở một mức độ nào đó, bạn đang đánh mất những người gắn bó nhất của mình. Bằng cách trao quyền cho các thành viên từ nhiều nhóm quảng bá các sự kiện và chương trình của họ hoặc chia sẻ tin tức của họ, bạn cung cấp cho mọi người thông tin họ cần để thêm một khía cạnh hoàn thiện khác vào công việc của họ.

7. Truyền thông nội bộ tạo ra một kênh để phản hồi, tranh luận và thảo luận

Để thúc đẩy giao tiếp cởi mở tại công ty của bạn, chiến lược truyền thông của bạn cần tạo ra không gian cho phản hồi, phản hồi và tranh luận công khai về các vấn đề và ý tưởng. Đây là cách cộng tác diễn ra và nó thường không tốt.

Thông tin liên lạc nội bộ có thể được khai thác để tạo ra một kênh cho những cuộc thảo luận gay go này. Điều này có thể xảy ra theo một số cách: thăm dò ý kiến ​​của nhân viên, liên kết đến diễn đàn thảo luận nội bộ, thông báo sự kiện để khuyến khích phản hồi và phê bình hoặc thậm chí là lời mời trong toàn tổ chức để tranh luận về một mục tiêu hoặc dự án cụ thể.

Đối với phản hồi cũng vậy. Một lần nữa: giao tiếp nội bộ là (hoặc phải) là một con đường hai chiều. Lắng nghe mọi người của bạn và thường xuyên yêu cầu phản hồi của họ. Bằng cách đó, ví dụ: nếu một bản cập nhật hoặc bài đăng không diễn ra theo cách bạn đã định, bạn có thể học cách tránh mắc sai lầm trong tương lai. IC tốt luôn tìm cách cải thiện và phục vụ nhân viên của tổ chức tốt hơn.