Truyền thông nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Mọi người thường hiểu đơn giản truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp hay tổ chức thực hiện các hoạt động nhằm gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên. Vậy hiểu như thế đã đầy đủ chưa? Chính xác truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là gì
Mọi người thường hiểu đơn giản truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp hay tổ chức thực hiện các hoạt động nhằm gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên. Vậy hiểu như thế đã đầy đủ chưa? Chính xác truyền thông nội bộ là gì?
Trong Tiếng Anh cụm từ để biểu thị ý nghĩa của hoạt động truyền thông nội bộ chính là Internal CommMasterskillstions. Đây được hiểu là việc doanh nghiệp cố gắng xây dựng, duy trì mối quan hệ gắn kết giữa các thành viên và bộ phận trong một công ty. Một doanh nghiệp muốn thực hiện hoạt động này hiệu quả cần phải triển khai các hoạt động lập kế hoạch truyền thông nội bộ có tính chiến lược cao. Bên cạnh đó, việc lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ được coi là điều quan trọng không kém.
Ý nghĩa của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp
Trong chiến lược kinh doanh của bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua việc thực hiện triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Đây là hoạt động có ý nghĩa quan trọng không kém gì các công việc như quản trị thương hiệu, xây dựng văn hóa doanh nghiệp… Ý nghĩa cơ bản nhất của truyền thông nội bộ:
Ý nghĩa quan trọng nhất là gia tăng tính gắn kết và thể hiện tinh thần đồng đội của tổ chức, doanh nghiệp: Thông thường các hoạt động truyền thông nội bộ được triển khai hiện nay như sự kiện thường niên của công ty, các cuộc thi giữa các phòng ban, buổi dã ngoại công ty… Những hoạt động này sẽ giúp các thành viên có cơ hội hiểu nhau hơn.
Truyền thông nội bộ được coi là cơ hội để doanh nghiệp truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến các thành viên: Thông qua các hoạt động thường niên nhằm truyền tải giá trị, cam kết, sứ mệnh của công ty, các nhân viên sẽ cảm nhận mình chính là một phần của doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn có xu hướng nỗ lực hơn và liên tục cống hiến hết mình.
ý nghĩa của truyền thông nội bộ
Tiêu chí quan trọng khi lựa chọn kênh truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp
Bạn hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp của mình thì việc tiến hành lập kế hoạch truyền thông nội bộ là điều tất yếu. Tuy nhiên các tiêu chí quan trọng để lựa chọn kênh truyền thông nội bộ hiện nay là gì?
1. Tạo ra được sự tương tác 2 chiều trong nội bộ doanh nghiệp
Một số doanh nghiệp mắc phải sai lầm nghiêm trọng khi lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ không phù hợp. Họ chỉ tập trung vào việc cung cấp thông tin của doanh nghiệp ở các khía cạnh như giá trị, cam kết, tầm nhìn, hoạt động xã hội mà không quan tâm đến phản hồi của nhân viên và đội ngũ lao động công ty. Việc tạo sự tương tác hai chiều giữa doanh nghiệp – nhân viên và ngược lại là điều mà doanh nghiệp cần hướng tới. Do đó, nhà quản lý truyền thông nội bộ nên lựa chọn các kênh truyền thông đem đến cơ hội tương tác cao cho nhân viên như cuộc họp nhỏ, các boxchat theo từng nhóm…
2. Có tính hệ thống và lưu trữ thông tin chính thống
Tiêu chí thứ 2 để lựa chọn kênh truyền thông nội bộ thích hợp chính là tính hệ thống và khả năng lưu trữ thông tin chính thống. Về tính hệ thống sẽ đem đến sự thuận tiện cho cả doanh nghiệp và nhân viên trong quá trình cung cấp và tìm kiếm thông tin. Ngoài ra, tính hệ thống càng cao thì độ uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp càng lớn. Đối với khả năng lưu trữ thông tin chính thống, doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ các thông tin lâu dài mà không sợ việc mất dữ liệu quan trọng.
3. Phù hợp với các thiết bị thông minh
Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng đem đến các thiết bị thông minh đa dạng từ điện thoại, máy tính đến máy tính bảng, một người có thể sở hữu một hoặc một vài thiết bị. Chính vì vậy, để tạo ra sự thuận lợi, dễ dàng cho nhân viên khi làm việc, doanh nghiệp nên lựa chọn các kênh hay công cụ truyền thông nội bộ có sự tương thích với nhiều loại thiết bị thông minh khác nhau. Thông thường, xu hướng tiếp nhận thông tin từ thiết bị cầm tay sẽ cao hơn. Nếu bạn là nhà quản trị doanh nghiệp có trách nhiệm về hoạt động truyền thông hãy chú ý đến điều này nhé!
4. Có tính bảo mật thông tin cao
Yếu tố bảo mật thông tin là điều mà bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng coi trọng. Đối với hoạt động truyền thông nội bộ, công cụ truyền thông thường cần đáp ứng cao điều này. Bạn nên sử dụng các thiết bị được thiết kế bởi đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp và dành riêng cho doanh nghiệp của mình hay các công cụ có độ uy tín cao trên toàn thế giới.
