1. Quản lý bằng lý tính, không quản lý bằng cảm tính
Trong làm ăn, bạn luôn cần mọi thứ phải rõ ràng và chính xác, tất cả các công việc đều cần số liệu cụ thể chứ không được ước lượng. Từ nguyên vật liệu đầu vào, hàng tồn kho, giờ công nhân viên, phần trăm hoa hồng,.. Tất tần tật mọi thứ liên quan đến công việc kinh doanh đều cần phải có thống kê đàng hoàng và kiểm soát rành mạch bằng những con số chính xác.
Bạn nên rèn luyện cho nhân viên của mình đức tính cẩn thận, nhất là những công việc liên quan đến tiền bạc như thu ngân, bán hàng, nhập xuất hàng hóa đều cần ghi chép cẩn thận, phải có giấy tờ hóa đơn cụ thể chứ không biên lai bằng miệng, không nói mồm, không thông báo qua nói chuyện điện thoại.
2. Luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống
Để mọi việc được trơn tru ngay cả khi bạn không có mặt điều hành tại cửa hàng thì ngoài việc xây dựng quy trình làm việc chuẩn chỉ bao gồm tất cả các khâu từ: Nhập hàng, kiểm kho, bán hàng, chăm sóc khách hàng,.. thì bạn luôn cần chuẩn bị những kế hoạch dự phòng.
Quản lý cửa hàng bán lẻ là công việc có rất nhiều đầu việc phát sinh xảy ra bất kỳ lúc nào, nếu bạn không có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống thì rất dễ xảy ra khủng hoảng ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.
Hãy rà soát lại tất cả các khâu trong cửa hàng/ chuỗi cửa hàng của mình, lên danh sách những tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn cho chúng những kịch bản, hướng dẫn xử lý. Tốt hơn hết là dự báo trước những rủi ro và có biện pháp phòng tránh ngay cả khi chúng chưa xảy ra.
Tình huống thực tế: Một chủ cửa hàng bánh kẹo, rượu bia đã kinh doanh lâu năm theo kinh nghiệm thì 2 tháng giáp tết là thời điểm tiêu thụ hàng hóa gấp 3 lần bình thường. Từ nhiều năm nay, cứ đến giai đoạn này là bà chủ lên danh sách những mặt hàng cụ thể và sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng để đặt lại định mức tồn kho tối thiểu cho từng sản phẩm mình kinh doanh. Ví dụ, bia Heniken trong năm cửa hàng chỉ trữ 10 két tối thiểu thì những tháng giáp tết bà chủ cài đặt định mức tồn lên 30 két bia. Có nghĩa là hàng bán đến đâu, phần mềm tự động trừ tồn kho đến đó, nếu định mức tồn chạm mốc 30 két thì phần mềm sẽ tự động gửi cảnh báo đến điện thoại của bà chủ để có kế hoạch điều hàng sớm.
Giao diện phần mềm giúp chủ cửa hàng quản lý hàng hóa dễ dàng
3. Quản lý cửa hàng lúc nào cũng phải nắm được doanh thu, lợi nhuận
Làm chủ thì nhất thiết phải nắm được khâu tài chính, bất kỳ một thời điểm nào trong ngày cũng phải biết được hôm nay bán được bao nhiêu tiền? Cho đến giờ phút này doanh thu bao nhiêu? Chứ không phải là hàng ngày cứ phải đến buổi tối, sau giờ hàng mới biết doanh thu hôm nay hoặc thậm chí có nhiều người làm kinh doanh nhưng toàn tối về mệt quá không làm sổ sách được ngày hôm sau mới tính tiền ngày hôm trước.
Việc lơ là số liệu này là điều tối kỵ trong quản lý cửa hàng, bạn cần lập tức điều chỉnh ngay. Đây chính là kẽ hở giúp nhân viên gian lận, cấp dưới rút lõi và hợp thức hóa những khoản ăn cắp đó.
Ngày nay, hầu hết các chủ cửa hàng kinh doanh đã chuyển sang dùng Phần mềm quản lý bán hàng giúp họ nắm được tình hình tài chính mọi lúc mọi nơi, chỉ cần mở app ngay trên điện thoại là biết được tổng số doanh thu, bất kỳ khi nào nhân viên bán được hàng máy điện thoại của bạn cũng nhận được thông báo về khoản tiền đó,..
Đây chính là cách quản lý sâu sát nhất mà tốn rất ít thời gian, ngoài ra chúng còn giúp bạn linh động hơn trong công việc, quản lý cửa hàng bán lẻ từ xa vô cùng dễ dàng.
Cập nhật doanh thu từng phút trên app KiotViet
4. Chủ động phân quyền cho nhân viên thay vì ôm hết việc vào mình
Một kinh nghiệm quản lý cửa hàng cực hữu hiệu mà chắc hẳn bạn sẽ chưa nghĩ tới cho đến khi rơi vào tình huống phải quản lý từ xa.
Nếu như trước đây bạn thường không tin tưởng cấp dưới, tự mình quản lý khâu nhập hàng, thu ngân, làm sổ sách, quản lý kho,.. mọi việc trong cửa hàng đều sẽ tham gia còn nhân viên thì sẽ chỉ làm theo chỉ định. Cách làm việc này tốn của bạn rất nhiều thời gian, giảm tính chủ động của nhân viên và không có sự tương tác nhiều giữa hai bên. Nếu vẫn giữ cách quản lý kiểu này, cửa hàng chỉ cần thiếu bạn 1 ngày thì mọi thứ sẽ rối tung lên.
Có một cách khác để vẫn điều hành công việc theo ý bạn, vẫn tường tận chân tơ kẽ tóc mọi hoạt động trong cửa hàng nhưng bạn lại rảnh rang và có nhiều thời gian hơn. Đó chính là phân quyền cho nhân viên và dùng công nghệ để quản lý.
+ Ứng dụng Phần mềm quản lý bán hàng để phân quyền cho nhân viên thao tác và hệ thống sẽ tự động ghi lại
+ Cập nhật mọi lúc mọi nơi đơn hàng, tra soát lịch sử ai là người bán đơn này, ngày hôm nay kho hàng còn bao nhiêu và ai là người xuất hàng đi,…
+ Phần mềm cũng kết hợp với máy chấm công, tính lương cho nhân viên, ngoài ra còn có chức năng tính hoa hồng cho nhân viên bán hàng theo % bạn cài đặt,..
+ Thay vì trực tiếp có mặt tại đó, bạn chỉ cần mở điện thoại lên và từng hoạt động tại cửa hàng đều hiển thị trước mắt bạn thông qua những con số và nhật ký hoạt động chi tiết.
