Cho dù bạn đang cảm thấy nhân viên của mình làm việc tốt hay không tốt thì điều quan trọng là bạn phải có “bằng chứng” dựa vào số liệu chứ không phải “cảm giác”. Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên thường không được nhiều người quản lý chú trọng thực hiện hoặc là thực hiện sai cách, gây ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp hoặc tệ hơn là tác động tiêu cực đến văn hóa công ty, khiến nhân viên nghỉ việc hàng loạt.
Làm thế nào để quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả?
Cách quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên
1. Đặt ra kỳ vọng và mục tiêu ngay từ đầu
Hãy đảm bảo cấp dưới nắm chắc những gì bạn mong đợi ở họ, không chỉ đối với vị trí của họ nói chung mà còn trong từng dự án cụ thể. Không những vậy, phía công ty cần phải cung cấp đủ các công cụ và nguồn lực cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc của nhân viên. Nếu không, sẽ rất dễ rơi vào tình trạng nhân viên thiếu quyết tâm và nỗ lực trong công việc.
Việc đặt ra những kỳ vọng cụ thể ngay từ đầu cũng sẽ giúp hạn chế những hiểu nhầm giữa các bên, tối đa năng suất và tạo mọi điều kiện để nhân viên đạt được thành tích cao trong công việc. Khi đó, hiệu quả làm việc của toàn công ty nói chung cũng sẽ được cải thiện, mức độ hài lòng và gắn bó của nhân viên cũng sẽ cao hơn.
2. Thường xuyên trao đổi với nhân viên
Trao đổi với nhân viên theo hình thức 1:1 cho phép bạn có cái nhìn rõ ràng và khách quan nhất về hiệu quả làm việc của nhân viên. Điều này thậm chí còn củng cố mối quan hệ giữa quản lý – nhân viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự gắn bó của họ đối với công việc.
Thường xuyên gặp gỡ, trao đổi cũng sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy họ có giá trị hơn và có vẻ như họ đang làm rất tốt công việc của mình. Khi đó, họ sẽ tránh được những thói quen xấu hoặc đánh mất động lực làm việc. Tốt nhất, hãy tổ chức gặp mặt một lần mỗi tuần, ít nhất là mỗi tháng.
Hãy coi nhân viên là yếu tố quan trọng nhất, khách hàng thứ hai và cổ đông thứ 3. Khi bạn cung cấp cho nhân viên đầy đủ công cụ để làm việc và khiến họ cảm thấy mình được tôn trọng, họ chắc chắn sẽ cảm thấy mỗi ngày tại nơi làm việc đều rất vui vẻ. Năng suất cũng từ đó mà tăng lên.
3. Chủ động cải thiện kỹ năng lãnh đạo
Không điều gì có thể truyền cảm hứng cho nhân viên như một nhà lãnh đạo tài ba, luôn động viên và tạo điều kiện hết sức cho cấp dưới được phát triển.
Cụ thể, bạn cần phải hiểu rõ mục tiêu mà nhóm mình đang hướng tới là gì, cũng như từng cá nhân đang tiến bộ ra sao. Đây chính là cách tốt nhất để vừa thúc đẩy khả năng làm việc nhóm vừa hoàn thành tốt chiến lược của công ty.
Nói cách khác, kỹ năng lãnh đạo đặc biệt quan trọng trong việc:
- Định hình thái độ của nhân viên.
- Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
- Truyền cảm hứng và nâng cao hiệu quả công việc.
Nếu làm tốt điều này, không chỉ tỷ lệ nhảy việc của nhân viên sẽ giảm mạnh mà hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp cũng được cải thiện rõ rệt.
4. Sử dụng phần mềm đánh giá hiệu suất
Đây là phần mềm được thiết kế để theo dõi các chỉ số đánh giá năng suất và cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên. Đừng nhầm lẫn với hình thức quản lý vi mô, theo sát từng bước trong quy trình làm việc (cách thức này không hiệu quả). Với phần mềm đánh giá hiệu suất, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên sẽ được hiển thị rõ ràng, minh bạch. Từ đó, cả người quản lý và cấp dưới đều có thể nhận ra điểm hạn chế và cải thiện kịp thời.
5. Sử dụng phương pháp “Phản hồi 360 độ”
“Phản hồi 360 độ” là phương pháp thu thập phản hồi ẩn danh từ đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng hoặc người giám sát của một nhân viên bất kỳ nào đó. Trong đó chủ yếu tập trung vào các kỹ năng mềm như thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, làm việc nhóm, v.v.
Được sử dụng như một công cụ đánh giá hiệu suất, phương pháp này cho phép bạn đo lường khá chính xác năng lực của cấp dưới. Cụ thể, nó sẽ thể hiện rõ điểm mạnh và yếu của người đó, đồng thời giúp bạn dễ dàng lập ra kế hoạch cải thiện.
6. Tập trung vào chất lượng hơn là số lượng
Hiệu quả làm việc của nhân viên không nhất thiết phải phụ thuộc vào những tiêu chí như cách thức, thời gian hay địa điểm mà nên chú trọng vào việc họ có tạo ra kết quả tích cực hay không. Do đó, đừng quên khuyến khích cấp dưới luôn phải giữ tinh thần làm việc chuyên nghiệp và nghiêm túc.
Suy cho cùng, hoạt động giám sát và quản lý của cấp trên phải tạo ra động lực khiến nhân viên tự giác làm việc chăm chỉ hơn, hiệu quả hơn chứ không phải khiến họ có tâm lý bất bình hay chống đối.
Có kỹ năng quản lý nhân viên tốt, hiệu suất công việc sẽ được cải thiện đáng kể
7. Sử dụng bản đánh giá định kỳ
Sử dụng bản đánh giá định kỳ 3 – 6 tháng/lần hoặc 1 năm/lần đều giúp bạn nắm được điểm mạnh và yếu của từng cấp dưới cũng như những cống hiến của họ cho công ty. Cụ thể:
- Theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu.
- Xác định các điểm cần cải thiện thêm.
- Là cơ sở để đề xuất tăng lương.
- Cải thiện hiệu quả làm việc.
- Khắc phục những vấn đề còn tồn tại.
- Xác định các cá nhân cần thăng chức.
Đội ngũ nhân viên chính là tài sản quý giá nhất của mỗi doanh nghiệp, có đóng góp vô cùng quan trọng cho thành công chung. Do đó, hoạt động giám sát và quản lý hiệu quả làm việc của cấp dưới là nhiệm vụ của bất kỳ người quản lý nào. Nó sẽ giúp bạn hình dung được bức tranh toàn cảnh về bộ máy của công ty và vạch ra những hướng đi đúng đắn.
