I. Kế hoạch chiến lược là gì?
Mục đích chính của việc lập kế hoạch chiến lược và để giúp các công ty hình thành mục tiêu và kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch chiến lược có thể được sử dụng ở rất nhiều cấp bậc khác nhau trong công ty. Có những kế hoạch bao trùm mục tiêu của toàn bộ tổ chức nhưng cũng có những kế hoạch chỉ được thực hiện trong một phòng ban cụ thể.
Lập kế hoạch chiến lược là một phần không thể thiếu đối với thành công của một doanh nghiệp. Chỉ khi có kế hoạch cụ thể và thực hiện đúng theo những kế hoạch này thì doanh nghiệp mới có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực và gặt hái thành công.
II. Các bước lập kế hoạch chiến lược chuyên nghiệp
1. Nắm bắt thời cơ
Bước đầu tiên và có lẽ cũng là bước quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch là nắm bắt cơ hội. Từ góc độ quản lý thì điều này có nghĩa là bạn cần phải xác định được cơ hội phát triển trong ngành nghề kinh doanh mà công ty đang theo đuổi. Bạn cũng cần phải nắm rõ cơ chế hoạt động nội bộ của công ty để có thể xác định những vấn đề còn tồn đọng cần được giải quyết.
Sau khi đã xác định được thời cơ, hãy bắt đầu lên kế hoạch hành động cụ thể để tận dụng cơ hội này. Ví dụ, bạn nắm bắt được cơ hội là lúc nhà nước mở cuộc đấu thầu cho một dự án trong ngành và bạn bắt đầu lên kế hoạch để dự thầu dự án đó.
2. Đặt mục tiêu cụ thể
Bạn có thể đặt mục tiêu cho từng phòng, ban cụ thể hoặc cho toàn công ty, tùy thuộc vào mục đích của bạn. Như với mục tiêu dự thầu dự án của nhà nước trên đây, mục tiêu chung của toàn công ty sẽ là trúng thầu dự án; mục tiêu cho các bộ phận là phải tăng năng suất lao động, huy động nguồn vốn tạm ứng,…
Toàn công ty có một mục tiêu chung và mỗi phòng ban lại cần phải có một mục tiêu riêng, cụ thể hơn để nhân viên nắm được và biết mình cần phải làm gì. Trong trường hợp này, mục tiêu, kế hoạch còn đóng một vai trò quan trọng giúp đơn giản và minh bạch hóa công việc quản lý của lãnh đạo công ty.
3. Đưa ra các giả định và cơ sở hình thành kế hoạch chiến lược
Tầm nhìn là một yếu tố cực kỳ quan trọng khi lên kế hoạch chiến lược. Tất nhiên, tương lai là điều không thể đoán biết trước được nhưng kế hoạch thì vẫn phải dựa trên những các cơ sở thực tiễn. Trong quá trình lên kế hoạch, bạn cần phải nhìn vào các yếu tố cả bên trong và ngoài doanh nghiệp.
Các yếu tố tác động nội bộ bao gồm:
- Nguồn lực sẵn có (cơ sở vật chất, con người,…).
- Chính sách công ty mà bạn cần hoặc sẽ phải thực hiện.
- Vai trò của quản lý đối với kế hoạch chiến lược.
Ngoài ra, còn có các giả thuyết ngoại cảnh như:
- Quy định, chính sách của nhà nước.
- Tiến bộ công nghệ.
- Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác.
4. Tìm kiếm giải pháp hoàn thành mục tiêu
Tìm kiếm các giải pháp đa dạng để hoàn thành mục tiêu là bước cực kỳ quan trọng bởi nó mang lại cho các nhà lãnh đạo sự linh hoạt trong quá trình quản lý. Có những người chọn giải pháp sáng tạo, trong khi người khác lại ưa chuộng giải pháp mang tính truyền thống. Mục tiêu của bạn là thu gọn chúng lại thành 1 – 2 giải pháp bởi nếu không, bạn sẽ rất khó chọn được một giải pháp cụ thể có hiệu quả thiết thực.
Sau khi đã chọn được một vài giải pháp tiềm năng nhất thì công việc tiếp theo sẽ là kiểm tra tính khả thi của từng giải pháp. Bạn cần phải cân nhắc những thuận lợi/khó khăn cũng như cơ hội thành công/nguy cơ thất bại của từng giải pháp đối với mục tiêu cuối cùng.
5. Quyết định kế hoạch hành động
Sau khi đã hình thành mục tiêu, đưa ra các giả thuyết và nghiên cứu được một vài giải pháp khác nhau, thì đã đến lúc bạn cần phải đưa ra quyết định cuối cùng. Tốt nhất là bạn nên chọn kế hoạch có thể mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. Hãy lưu ý những điều sau đây trước khi lựa chọn kế hoạch hành động:
- Tuyệt đối tránh kế hoạch có thể khiến bạn bị tổn thất về mặt tài chính, cả ngắn hạn và dài hạn.
- Hãy đảm bảo chọn kế hoạch có ít rủi ro nhất.
- Kế hoạch hành động phải khả thi dựa trên phân tích các cơ sở thực tiễn.
- Đây chính là lúc những nhà quản lý phát huy kỹ năng và kinh nghiệm của mình để lựa chọn một kế hoạch hành động phù hợp nhất.
6. Lên kế hoạch phụ trợ
Tốt nhất, bạn nên hình thành một kế hoạch phụ trợ cho kế hoạch chính, vừa là để phòng những sự cố không lường trước được vừa là để cụ thể hóa công việc mà mỗi người cần phải thực hiện. Giả sử mục tiêu của công ty bạn là phát hành một sản phẩm mới. Kế hoạch chính bao gồm nghiên cứu sản phẩm, phát triển kế hoạch marketing và sau đó sản xuất đại trà. Kế hoạch phụ trợ sẽ bao gồm các bước hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chính (mở rộng nhóm nghiên cứu, mua sắm thêm trang thiết bị sản xuất,…).
7. Triển khai kế hoạch
Bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch chiến lược chính là triển khai. Trong một số trường hợp, bước này có thể bao gồm các bước nhỏ hơn, tùy thuộc vào mục tiêu mà bạn đặt ra cho mình là gì. Lúc này, các nhà quản lý sẽ phải dựa vào những kỹ năng và kinh nghiệm của mình để đảm bảo mọi hoạt động đều diễn ra suôn sẻ.
Nếu như mục tiêu quá phức tạp thì người quản lý cần phải đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình cũng như mục tiêu chung của dự án. Kế hoạch của bạn sẽ không hiệu quả nếu như có một thành viên đi sai hướng. Điều này đặt ra yêu cầu phải quản lý, giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình làm việc.
