Hồ sơ khách hàng là gì? Lợi ích của việc lập hồ sơ khách hàng

Hồ sơ khách hàng là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và tiếp thị. Các chuyên gia trong lĩnh vực này đã chứng minh rõ rằng việc xây dựng và quản lý hồ sơ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt nhu cầu của khách hàng, tăng cường tương tác và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Ông John Smith, CEO của một công ty hàng đầu trong ngành F&B tại Mỹ, khẳng định: “Hồ sơ khách hàng chính là cơ sở dữ liệu vô cùng quý giá giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về khách hàng và tạo ra những sản phẩm, dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của họ”.

Hồ sơ khách hàng là gì? Lợi ích của việc lập hồ sơ khách hàng

Hồ sơ khách hàng là gì?

Hồ sơ khách hàng (Customer profile) là tài liệu lưu trữ thông tin về khách hàng của một doanh nghiệp hoặc tổ chức, bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch sử mua hàng, thông tin thanh toán và tất cả các thông tin khác liên quan đến khách hàng.

Phân loại thông tin trong hồ sơ khách hàng  

Hồ sơ khách hàng bao gồm một loạt thông tin quan trọng về khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về từng cá nhân và tương tác với họ một cách cá nhân hóa. Dưới đây là một số phân loại thông tin thường có trong hồ sơ khách hàng.

Thông tin nhân khẩu học (Demographic)

Thông tin nhân khẩu học trong hồ sơ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và hiểu rõ khách hàng mục tiêu. Điều này bao gồm các thông tin như tuổi, giới tính, hôn nhân, thu nhập và trình độ học vấn. Qua việc phân tích thông tin nhân khẩu học, doanh nghiệp có thể nhận biết các đặc điểm chung của khách hàng, từ đó tạo ra các chiến lược phù hợp để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của họ.

Thông tin nhân khẩu học (Demographic)

Thông tin địa lý (Geographic)

Thông tin địa lý bao gồm các thông tin như quốc gia, khu vực, thành phố, khu vực đô thị hoặc địa điểm cụ thể mà khách hàng đang sinh sống hoặc hoạt động. Thông tin địa lý giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về văn hóa, thị trường và môi trường kinh doanh của từng khu vực. Điều này cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và định hình chiến lược kinh doanh dựa trên các yếu tố đặc thù của từng địa điểm.

Thông tin địa lý (Geographic)

Thông tin tâm lý (Psychographic)

Thông tin tâm lý bao gồm các thông tin về tâm lý, lối sống, giá trị và sở thích cá nhân của khách hàng. Doanh nghiệp nhờ vào yếu tố này có thể hiểu sâu hơn về đặc điểm tâm lý của khách hàng, từ đó tạo ra trải nghiệm khách hàng và chiến lược tương tác.

Thông tin tâm lý (Psychographic)

Thông tin hành vi (Behavioral)

Nhóm thông tin hành vi liên quan đến hành vi mua hàng và tương tác của khách hàng, bao gồm thông tin về lịch sử mua hàng, tần suất mua hàng, giá trị đơn hàng, quyết định mua hàng và sự tương tác với sản phẩm hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp có thể xác định các thông tin hành vi thông qua mô hình RMF.

Thông tin hành vi (Behavioral)

 RFM (Recency, Frequency, Monetary) là một phương pháp đánh giá và phân loại khách hàng dựa trên ba yếu tố: Sự tương tác gần đây (Recency), Tần suất tương tác (Frequency) và Giá trị đơn hàng (Monetary). Phân loại RFM giúp doanh nghiệp nhận biết và tập trung vào nhóm khách hàng quan trọng nhất để thực hiện các chiến lược marketing hiệu quả.

Mô hình RFM (Recency, Frequency, Monetary) giúp phân khúc khách hàng theo hành vi

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ khách hàng?

Xây dựng và phân khúc hồ sơ khách hàng giúp cho doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và sở thích của khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh và quảng cáo hiệu quả hơn. Hồ sơ khách hàng cũng giúp cho các nhân viên phục vụ khách hàng có thể cung cấp dịch vụ chất lượng cao và tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng.

Xây dựng và cá nhân hóa các chiến lược tiếp thị

Với thông tin từ hồ sơ khách hàng, bạn có thể tùy chỉnh nội dung tiếp thị sao cho phù hợp với nhu cầu và quan tâm của từng khách hàng. Bằng cách này, bạn không chỉ tạo ra sự tương tác tích cực từ khách hàng mục tiêu, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến nhu cầu riêng của họ.

Xây dựng hồ sơ khách hàng giúp cá nhân hóa các chiến lược tiếp thị

Bên cạnh đó các nghiên cứu và số liệu báo cáo đã chứng minh rằng cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng dựa trên hồ sơ khách hàng mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Chẳng hạn, một nghiên cứu của Filip Elen cho thấy 72% khách hàng cảm thấy muốn mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ doanh nghiệp nếu trải nghiệm được cá nhân hóa. Ngoài ra, 85% khách hàng tin tưởng hơn và 67% khách hàng tăng chi tiêu khi trải nghiệm được cá nhân hóa.

Vì vậy, xây dựng hồ sơ khách hàng không chỉ giúp xác định nội dung tiếp thị phù hợp, mà còn cho phép cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Khi kết hợp cả hai, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường gần gũi, tạo tương tác tích cực và khuyến khích lòng trung thành từ khách hàng, qua đó tạo nên sự ủng hộ lâu dài cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí quảng cáo

Có hồ sơ khách hàng, bạn sẽ biết chính xác các đặc điểm của đối tượng mà bạn muốn chia sẻ thông tin. Những thông tin chi tiết như vậy giúp hoạt động tiếp thị của bạn giảm chi phí đến mức thấp nhất bằng cách nhắm đến phân khúc người tiêu dùng chính xác. Thay vì đầu tư vào các chiến dịch tiếp thị rộng rãi và không có sự chỉ định rõ ràng, bạn có thể tập trung nguồn lực và ngân sách vào các kênh và phương tiện quảng cáo hiệu quả hơn.

Xây dựng hồ sơ khách hàng giúp tiết kiệm chi phí quảng cáo

Ví dụ, càng hiểu chi tiết về khách hàng, bạn càng có thể thu hẹp phạm vi quảng cáo để phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu, từ đó tiết kiệm chi phí và đạt được hiệu quả cao hơn. Ví dụ, bạn cần chạy quảng cáo Facebook với  tệp khách hàng mục tiêu có các đặc điểm là: phụ nữ, tuổi từ 20-30 tuổi, đang sinh sống tại Hà Nội. Việc bạn cài đặt quảng cáo bao gồm phạm vi về giới tính, tuổi, địa lý sẽ tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao hơn so với để phạm vi chung chung là Hà Nội. 

Việc phân tích hồ sơ khách hàng cũng giúp bạn cân đối các khoản chi phí marketing. Ví dụ, thông qua nghiên cứu hồ sơ khách hàng, nếu bạn nhận thấy rằng 80% khách hàng đến từ nguồn truy cập website và chỉ có 20% đến từ Facebook, thì bạn nên đẩy mạnh  quảng cáo vào kênh website để mang lại hiệu quả tiếp thị tốt hơn..

Tạo dựng lòng trung thành của khách hàng

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc xây dựng hồ sơ khách hàng không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ thông thường mà còn là một yếu tố quan trọng để tạo dựng lòng trung thành từ khách hàng.

Xây dựng hồ sơ khách hàng giúp tạo dựng lòng trung thành của khách hàng

Khi bạn đã biết rõ về sở thích và hành vi mua sắm của khách hàng, bạn có thể tương tác với họ ở cấp độ cá nhân. Điều này giúp khách hàng cảm thấy gần gũi và thân thuộc với doanh nghiệp của bạn. Họ cảm nhận được sự chăm sóc và sự thấu hiểu từ phía bạn, từ đó tạo dựng một mối quan hệ lòng trung thành với doanh nghiệp của bạn.

Theo Ma trận trải nghiệm khách hàng (Customer Experience Matrix), 79% người tiêu dùng trung thành hơn với một doanh nghiệp hiểu họ. Mức độ trung thành tăng 7% có thể thúc đẩy lợi nhuận của công ty lên tới 85%. Điều này chứng tỏ rằng, việc đầu tư vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng lòng trung thành sẽ có ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.

Masterskills – tự động xây dựng hồ sơ khách hàng và phân khúc khách hàng

Masterskills là phần mềm CRM (quản lý quản hệ khách hàng), có khả năng tự động thu thập và lưu trữ dữ liệu, xây dựng hồ sơ khách hàng và phân khúc khách hàng, cụ thể:

• Thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng thu thập được trong quá trình doanh nghiệp và khách hàng tương tác
• Lưu lịch sử tất cả tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng trên mọi kênh bán hàng, bao gồm website, fanpage, Zalo, Instagram, email, tổng đài.
• Tự động hiển thị hồ sơ khách hàng khi khách liên lạc tới, giúp tư vấn viên nhanh chóng nắm bắt thông tin khách hàng, để đưa ra tư vấn phù hợp và chính xác.
• Chức năng gắn tag phân loại hội thoại hay gắn nhãn phân loại khách hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại yêu cầu của khách, hay phân khúc khách hàng, hỗ trợ cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng.
• Phân khúc khách hàng dựa trên các tiêu chí khác nhau, hỗ trợ marketing cá nhân hóa đối với từng tệp khách hàng.
• Đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng từ nhiều kênh

Thêm vào đó, phần mềm Masterskills còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ quá trình tư vấn giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng, ví dụ như rule phân phối, thư viện tin nhắn mẫu, chatbot tự động…

Hồ sơ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, nó cung cấp cho doanh nghiệp thông tin cần thiết để xây dựng và triển khai các chiến lược kinh doanh hiệu quả. Hồ sơ khách hàng còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự gắn kết với khách hàng trong quá trình phát triển, đồng thời tạo nền tảng cho mối quan hệ lâu dài.