Quản lý các yêu cầu thay đổi rất quan trọng trong việc ngăn chặn những thay đổi ngoài ý muốn hoặc không chính đáng trong phạm vi dự án, còn được gọi là bùng phát phạm vi. Nếu quy trình quản lý thay đổi quá nặng nề và cồng kềnh thì mọi người sẽ làm hỏng nó. Nếu quy trình thay đổi quá lỏng lẻo thì dự án sẽ ra ngoài sự kiểm soát. Trong suốt quy trình khởi tạo dự án, trọng tâm chính của bạn là nên đảm bảo rằng thủ tục quản lý thay đổi đặt đúng vị trí. Các nguyên tắc này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng thủ tục của bạn là thích hợp.
Nguyên tắc
Quản lý thay đổi phải tuân theo các nguyên tắc sau:
- Cố gắng hết sức để giữ tất cả các yêu cầu thay đổi
– Xác lập mẫu yêu cầu thay đổi dễ sử dụng giữ những thông tin cơ bản về ai, cái gì, ở đâu, khi nào và như thế nào.
– Xác lập sổ ghi thay đổi cho phép bạn nắm bắt được từng thay đổi theo yêu cầu.
– Chấp nhận số thu các yêu cầu thay đổi bằng cách thích hợp.
- Sử dụng giác quan thông thường khi chọn lọc các yêu cầu thay đổi.
– Từ chối các yêu cầu thay đổi không thể xẩy ra (Ví dụ như chạy chương trình Exchange trên nền tảng Oracle).
– Từ chối các yêu cầu thay đổi cần cho những thay đổi về vận hành như một phần của dự án (Ví dụ như tăng tiền lương).
– Từ chối các yêu cầu thay đổi cần cho những thay đổi về cơ sở vật chất như một phần của dự án (Ví dụ như bàn làm việc mới hoặc máy tính xách tay).
- Đảm bảo rằng thay đổi theo yêu cầu giải quyết phạm vi dự án hơn là cấu trúc dự án hay kiểm soát:
– Thay đổi theo yêu cầu có chú trọng vào các yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật hoặc chức năng hay không?
– Thay đổi theo yêu cầu cần cho phần có thể chuyển giao có được thêm vào hay không?
– Thay đổi theo yêu cầu có cần cho sự thay đổi phần có thể chuyển giao của dự án hay không? Điều này cần phải được thương lượng với khách hàng trước khi chấp thuận.
- Đảm bảo rằng ảnh hưởng của thay đổi được phác thảo rõ ràng:
– Ảnh hưởng của thay đổi lên lịch trình là gì?
– Ảnh hưởng của thay đổi lên chi phí là gì?
– Ảnh hưởng của thay đổi lên chất lượng là gì?
– Ảnh hưởng của thay đổi lên tính năng là gì?
- Đưa những người thích hợp tham gia:
– Nếu thay đổi có tác động nhỏ thì giám đốc dự án có thể có quyền phê duyệt.
– Nếu thay đổi thiết thực hơn và không tác động tới chi phí hay lịch trình thì sự tham gia của nhà tài trợ có thể không thích hợp.
– Nếu như thay đổi lớn thì hãy đưa các đối tượng liên quan dự án, nhà tài trợ và đội dự án tham gia vào quyết định.
- Đảm bảo rằng yêu cầu thay đổi được cấp phép chính thức trước khi tiếp tục:
– Lấy chữ ký của nhà tài trợ trong các báo cáo ảnh hưởng đối với tất cả các yêu cầu thay đổi lớn.
- Đảm bảo rằng tất cả các đối tượng liên quan dự án chính/ đội ngũ thành viên đều được thông báo về cách giải quyết thay đổi.
- Đảm bảo rằng đội dự án, các đối tượng liên quan dự án và nhà tài trợ nhận thức được khi nào thay đổi diễn ra.
- Đảm bảo rằng lịch trình, kinh phí hay đặc điểm kỹ thuật của dự án được điều chỉnh để phản ánh các thay đổi cho phép.
Lập kế hoạch lại bao gồm việc thay đổi, điều không dễ dàng cho nhiều người. Một khi dự án đã có đà, việc thay đổi tiến trình của nó trở thành khó khăn; bạn thường đối diện với sự kháng cự. Quản lí thay đổi có thể giúp bạn vượt qua sự kháng cự này.
Mục đích của quản lí thay đổi là để tạo ra thay đổi trong cách thức làm tối thiểu hoá những tác động tiêu cực lên năng suất.
Một trong những bước đầu tiên trong quản lí thay đổi là chuẩn bị cho mọi người về sự thay đổi. Điều này có nghĩa là không làm cho họ ngạc nhiên hay cảnh giác. Nếu bạn không chuẩn bị cho họ, thì bạn sẽ rất có thể phải đối diện với sự khácng cự của họ. Thay người và sự vắng mặt là hai cách mọi người diễn đạt việc không chấp thuận sự thay đổi. Các cách khác bao gồm việc phá hoại thay đổi (như không tuân thủ nó) và tìm cách khác để thay đổi.
Có nhiều cách để chuẩn bị cho mọi người về thay đổi. Trước hết bạn nên cố gắng có được sự tham dự của mọi người bị ảnh hưởng bởi thay đổi. Chẳng hạn, nếu bạn thay đổi cấu trúc phân việc, thì hãy xác định ai sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi và thu hút lấy phản hồi của họ. Ngoài ra, hãy yêu cầu có chữ kí của họ vào mọi tài liệu thích hợp để ghi lại sự chấp thuận của họ vào những ước lượng, vào phát biểu về công việc, và vào những tài liệu quan trọng khác. Có được sự tham gia của họ, bạn sẽ làm lộ ra mọi sự đối lập tiềm năng.
Hơn nữa, hãy cố gắng trao đổi cởi mở cả trên lẫn dưới trong phân cấp quản lý, dây chuyền chỉ huy và về sau là với khách hàng. Hãy nói thẳng với mọi bên về mọi thay đổi. Chỉ chút xíu hoài nghi nảy sinh về động cơ và niềm tin vào bạn là bạn sẽ phải đối diện với việc ít có sự hỗ trợ cho kế hoạch mới của mình.
Bên cạnh đó, hãy chuẩn bị cho mọi người về kế hoạch mới. Hãy tránh làm ngạc nhiên để loại trừ sự kháng cự. Hãy tổ chức các buổi huấn luyện “nhỏ” về kế hoạch mới, làm sáng tỏ điều đã thay đổi và không thay đổi và tại sao. Hãy trao cho mọi người tài liệu mới để dùng. Để cho họ biết cần tiếp xúc với ai mà hỏi. Hãy loại bỏ thật nhiều chướng ngại cho thay đổi trước khi nó phát huy tác dụng. Nói tóm lại, hãy chuẩn bị trước khi thực hiện thay đổi.
Bạn phải thuyết phục về sự thay đổi. Mọi người sẽ chấp nhận thay đổi nếu họ nhận ra ích lợi của nó và vấn đề cũng như chi phí để duy trì nguyên trạng. Việc thuyết phục có hiệu quả làm cho mọi người nghĩ họ cần sự thay đổi. Bạn cần giải thích, theo viễn cảnh của họ, tại sao thay đổi lại là cần thiết cho tổ dự án. Bạn nên tránh việc gây cho họ ấn tượng rằng thay đổi sẽ có nghĩa cải tiến chốc lát và sẽ diễn ra êm thấm. Bạn nên nói rằng khó khăn sẽ phát sinh và nêu ra gợi ý để vượt qua chúng.
Là người quản lí dự án, bạn cần kiên nhẫn giải quyết cho những thay đổi, bởi vì việc giải quyết tính động của nó đòi hỏi phải cố gắng lớn. Không phải mọi thứ đều đi theo kế hoạch mới của bạn; thực vậy, các kế hoạch mới của bạn thỉnh thoảng lại cần xem xét lại. Về mặt tâm lí bạn cần thích ứng với việc giải quyết sự dồn nén đi kèm với thay đổi.
Bạn có thể dùng áp lực ngang quyền để thiết lập sự thay đổi. Thỉnh thoảng, những người tham gia dự án chống lại sự thay đổi là vì dự án. Họ sẽ làm bất kì cái gì gây chướng ngại cho thay đổi. Việc dùng áp lực ngang quyền thường có thể biến chuyển tâm trí bướng bỉnh nhất. Nếu những người khác ủng hộ cho sự thay đổi chẳng hạn, thì hãy để cho họ thuyết phục hộ bạn. áp lực ngang quyền là vũ khí mạnh để thúc đẩy mọi người đồng ý với ý muốn của bạn. Nếu sự chống đối vẫn tiếp tục, thì hãy làm điều mà hầu hết mọi người đều làm khi đối diện với bức tường gạch; hoặc đi vòng qua nó hoặc đập vỡ nó.
Bạn cũng phải nhận ra rằng việc thay đổi yêu cầu ba bên tham dự: tổ của bạn, cấp quản lí của bạn và khách hàng. Không có sự hỗ trợ của họ thì bạn sẽ thấy thực hiện thay đổi rất khó khăn. Nếu bạn đang đổi lịch biểu mà không có sự tán thành của khách hàng chẳng hạn, thì bạn có lẽ sẽ thiếu sự hợp tác và có thể đối diện với sự kiện tụng. Nếu bạn không tư vấn tổ dự án của mình, thì bạn có thể thấy rằng một số thành viên nào đó sẽ cảm thấy mình như “con tốt đen” và trở nên xa lánh và hậu quả là sẽ thực hiện công việc với mức độ suy giảm. Nếu bạn không tư vấn quản lí cấp trên, thì họ có thể cảm thấy bị coi thường và đáp ứng bằng việc giảm sự hỗ trợ chính trị và tài chính tương lai.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng việc quản lí thay đổi tốt đòi hỏi chơi trò chính trị. Một thay đổi có thể tỏ ra là tốt theo nghĩa kĩ thuật, hợp lí. Nhưng một mình điều này có thể không đủ để thực hiện sự thay đổi có hiệu quả. Bạn phải nhận ra rằng thay đổi có hiệu quả bao gồm cả vai trò. Bạn có ba vai trò cần giải quyết với việc quản lí thay đổi: mục tiêu thay đổi, người tài trợ thay đổi và tác nhân thay đổi.
Mục tiêu thay đổi, điều có thể là người, nơi chốn, tổ chức, hay vật, là đối tượng của sự thay đổi. Mục tiêu thay đổi đáp ứng cho thay đổi các mức độ biến thiên. Mục tiêu thay đổi có thể là khách hàng hay tổ dự án. Trong một số hoàn cảnh, nó có thể là quản lí cấp cao.
Người tài trợ thay đổi có thể là một hay nhiều người hay một tổ chức. Nó cung cấp “sức lực” chính để thực hiện thay đổi. Người tài trợ có thể trợ giúp bằng việc công bố sự hỗ trợ cho thay đổi. Về cơ bản, người tài trợ thay đổi tới từ quản lí cấp cao.
Tác nhân thay đổi có thể là người, một nhóm hay một tổ chức. Nó thực tế lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện thay đổi, làm việc như chất xúc tác cho thay đổi. Người quản lí dự án, bởi vị trí duy nhất của mình, thường là tác nhân thay đổi.
️ Khóa học KỸ NĂNG QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI của Viện MasterSkills đảm bảo đem đến cho bạn một chất lượng đào tạo hiệu quả nhất.
Tham khảm chi tiết hơn tại : https://masterskills.org/Change-management-skills-training.htm
—————— ** —————–
👉 Học viện Masterskills Vietnam 👈
Văn phòng: Lầu 9, Tòa nhà Vietcomreal, 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM
Thời gian làm việc: Từ 8h30 ~ 17h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
Học tại Tp.HCM: Tầng 2, Tòa nhà TS Building, Số 17, Đường số 2, Cư xá Đô Thành, P.4, Q.3, Tp.HCM
Học tại Hà nội: Tầng 7, Trung Tâm TM Vân Hồ, Số 51, Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội
Tel.(028) 22 194 047
Email:info@masterskills.org
Nguồn: Ths. Nguyễn Hữu Quốc (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa)
