Những nghiên cứu về hành vi tổ chức gần đây cho thấy các tổ chức và các cá nhân trong tổ chức thường cản trở việc thay đổi của chính mình. Ở mức độ nhất định thì sự cản trợ việc thay đổi tổ chức là tích cực vì nó cho phép tạo ra mức độ ổn định và đoán biết được hành vi của mọi người. Nếu không có một số sự cản trở thì hành vi tổ chức sẽ xuất hiện những xáo trộn ngẫu nhiên. Tuy nhiên, sự cản trở cũng có thể là nguồn gốc gây ra những xung đột trong tổ chức.
Sự cản trở thay đổi của hiện trạng được thể hiện dưới ba hình thức “công khai cản trở thay đổi”, “cản trở thay đổi ngay tức thì” và “cản trở thay đổi chậm”. Khi cản trở thay đổi một cách công khai, chẳng hạn như sự phản ứng ngay tức thì của người lao động như lời phàn nàn, làm việc với tốc độ chậm lại…, thì nhà quản lý dễ dàng có biện pháp điều chỉnh hay giải quyết. Nếu cản trở sự thay đổi diễn ra chậm và không công khai thì gây khó khăn cho các nhà quản lý. Chẳng hạn như sự chống đối ngầm, sự mất trung thành với tổ chức, không có động lực làm việc, vắng mặt không có lý do.
Chúng ta lần lượt xem xét những nguồn gốc cản trở thay đổi dưới đây:
1. Cản trở về phía cá nhân
Thói quen của con người: Cuộc sống rất phức tạp và đôi khi chúng ta không cần xem xét tất cả các lựa chọn đối với hàng trăm quyết định mà chúng ta đưa ra hàng ngày. Để đối phó với những vấn đề phức tạp này, chúng ta thường dựa trên các thói quen của con người, hoặc là dựa trên những phản ứng đã được định sẵn. Khi chúng ta phải đương đầu với những sự thay đổi thì xu hướng phản ứng theo những thói quen của chúng ta là nguồn chống lại sự thay đổi. Chẳng hạn, khi cơ quan chuyển đến một địa điểm mới, người lao động phải thay đổi hàng loạt những thói quen như: phải đi làm sớm hơn, ăn sáng sớm hơn…
Nhu cầu bảo đảm an toàn: Những người có nhu cầu an toàn cao có thể chống đối lại sự thay đổi vì nó đe dọa cảm giác an toàn của họ. Chẳng hạn, khi công ty thông báo rằng công ty sẽ lắp đặt một dây chuyền sản xuất công nghệ mới, rất nhiều nhân viên có thể lo sợ rằng công việc của họ có thể bị liên lụy.
Các yếu tố kinh tế: Cá nhân người lao động có thể lo ngại rằng sự thay đổi của tổ chức sẽ làm giảm thu nhập hiện tại của họ. Những thay đổi về nhiệm vụ công việc cũng dẫn tới những ảnh hưởng về kinh tế nếu người lao động lo ngại rằng họ không thể thực hiện được nhiệm vụ mới, đặc biệt khi mà tiền lương gắn với năng suất lao động mà họ đạt được.
Xử lý thông tin có chọn lọc: Mỗi cá nhân xem xét sự việc dựa trên nhận thức của cá nhân họ về thế giới bên ngoài. Do đó, cá nhân có thể chấp nhận sai phạm khi xử lý các thông tin nhằm duy trì nguyên vẹn nhận thức của họ. Họ chỉ chú ý tới những gì mà họ muốn và cố tình lờ đi những thông tin có thể gây thách thức đối với họ. Những người công nhân sản xuất đang phải đối mặt với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đồng bộ có thể sẽ không quan tâm tới các ý kiến của cấp trên giải thích vì sao kiến thức thống kê là cần thiết và những lợi ích tiềm tàng mà những thay đổi này đến với họ.
Lo sợ về điều chưa biết: Sự thay đổi kèm theo những điều mà người lao động chưa biết cũng có thể làm cho họ cảm thấy băn khoăn hoặc lo sợ. Chẳng hạn, một người sẽ thấy e ngại khi được đề bạt vì lo ngại những thay đổi về trách nhiệm, hoặc những yêu cầu cao hơn cho vị trí công việc này.
Sự bất tiện hoặc mất tự do: người lao động có thể cho rằng sự thay đổi gây nên những bất tiện, làm cuộc sống của họ khó khăn hơn, làm giảm tự do của họ hoặc tăng kiểm soát, giám sát với họ nhiều hơn. Do vậy, họ sẽ có xu hướng chống lại sự thay đổi.
2. Cản trở về mặt tổ chức
Tính ì của tổ chức: Các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức quy mô lớn, đã xây dựng nên các cơ chế nhằm duy trì sự ổn định. Do vậy, cơ cấu tổ chức chính thức, chuyên môn hóa lao động, các quy định cụ thể về các nhiệm vụ và trách nhiệm, các thủ tục, quy định, các phương pháp làm việc đều là những yếu tố làm cản trở sự thay đổi. Tổ chức càng quan liêu sẽ càng không sẵn sàng cho thay đổi.
Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức được xây dựng trong nhiều năm, có tác động to lớn đến các quy trình, thủ tục trong tổ chức cũng như hành vi của nhân viên và do vậy, thường khó thay đổi.
Sự thay đổi không đồng bộ: tổ chức bao gồm nhiều hệ thống nhỏ. Các hệ thống này có quan hệ tương tác nhau. Do vậy, khi tiến hành những thay đổi ở bộ phận này sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Thay đổi hệ thống này mà không thay đổi hệ thống khác thì sự thay đổi đó khó mà được chấp nhận. Ví dụ, một công ty tiến hành những thay đổi về công nghệ mà không thay đổi về cơ cấu nhân sự sẽ dẫn tới thực tế có bộ phận này thiếu nhân lực, bộ phận kia thừa nhân lực.
Tính ì của nhóm: cho dù các cá nhân muốn thay đổi hành vi của họ, thì các chuẩn mực của nhóm sẽ đóng vai trò là vật cản trở ý muốn đó. Cá nhân thành viên trong nhóm có thể sẵn sàng chấp nhận thay đổi theo đề nghị của ban lãnh đạo tổ chức nhưng nếu chuẩn mực của nhóm ngăn cản tất cả những ý định thay đổi đơn phương nào do ban lãnh đạo đề nghị thì khi đó cá nhân này có thể sẽ chống đối sự thay đổi.
Đe dọa về mặt chuyên môn: Những thay đổi về mô hình tổ chức có thể đe dọa và phương hại đến kiến thức chuyên môn của những nhóm đặc biệt trong tổ chức.
Đe dọa về mối quan hệ quyền lực đã được thiết lập: Bất kỳ sự tái cơ cấu và phân chia lại quyền lực trong tổ chức nào đều có thể đe dọa tới các mối quan hệ quyền lực đã được thiết lập lâu nay trong tổ chức. Việt thiết lập những đội làm việc tự quản được xem như là đe dọa đối với quyền lực của các cán bộ quản lý trung gian trong tổ chức.
Đe dọa về sự phân bố nguồn lực đã được thiết lập: Những nhóm người trong các bộ phận phòng ban của tổ chức có trách nhiệm kiểm sát các nguồn lực nhất định. Họ có xu hướng toại nguyện và giữ nguyên những gì họ làm và những gì họ có từ xua đến nay. Chẳng hạn, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức đồng nghĩa với sự thay đổi về số lượng nhân viên và các nguồn lực khác.
