Quy trình quản trị và thu hồi công nợ

Quy trình quản trị và thu hồi công nợ giúp bạn có kế hoạch rõ ràng về thu hồi nợ

1. Thu hồi công nợ là gì ?

Công việc thu hồi công nợ bao gồm những hoạt động như sau:

Xác định khoản phải thu đối với khách hàng.
Phân loại khách nợ
Lựa chọn nhân viên thu hồi nợ
Nắm rõ thông tin khách hàng và xây dựng kế hoạch hành động để thu hồi công nợ
Nhắc nhở khách hàng về thời gian thanh toán
Đàm phán, thương lượng với khách hàng để thu hồi nợ.
Nhờ đến sự can thiệp của tòa án để giải quyết (trong trường hợp nợ khó đòi, quá hạn lâu, cố ý không thanh toán)
Xử lý các vấn đề khiếu nại (nếu có)
Lập báo cáo công việc
Duy trì mối quan hệ với khách hàng

ý nghĩa của thời gian – rủi ro ?

Doanh nghiệp đạt được trạng thái hoạt động lý tưởng khi và chỉ khi không còn nợ quá hạn và không bị bất cứ doanh nghiệp nào chiếm dụng vốn quá thời gian quy định.

Trên thực tế đa số các doanh nghiệp thường có tư tưởng mong muốn chiếm dụng vốn từ các công ty, doanh nghiệp đối tác càng lâu để càng có lợi cho mình, đặc biệt trong hoàn cảnh kinh tế khó khăn những năm gần đây. Nếu trường hợp này xảy ra các doanh nghiệp bên bán hay cho vay mượn sẽ rơi vào tình trạng khó khăn thậm chí phá sản cũng bởi vì không thể thanh toán các khoản nợ hoặc không đòi được công nợ đã quá hạn của khách hàng.

Thời gian thanh toán công nợ tỉ lệ thuận với rủi ro trong thương trường đầy biến động. Khoản nợ càng kéo dài thời gian thanh toán thì đồng nghĩa với việc có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra bất cứ lúc nào (thiếu nguồn vốn, công nợ xấu, phá sản,..), tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

Chính vì vậy, trong quá trình hợp tác doanh nghiệp cần xem xét kỹ đối tượng khác hàng, theo sát tình hình hoạt động/sử dụng của khách hàng, sử dụng linh hoạt nhiều biện pháp thu hồi nợ để phù hợp với tình hình thực tế. Nhằm để đảm bảo sự lành mạnh và an toàn về tài chính của doanh nghiệp, giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả và tránh rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh.

ý nghĩa của thái độ – hệ quả ?

Trong quá trình thu hồi nợ bạn sẽ gặp không ít những khó khăn, khách hàng nợ thường thiếu thiện chí hợp tác, có khả năng chi trả nhưng cố tình kéo dài thời gian thanh toán,… Trước tiên cá nhân người đi thu hồi nợ cần có thái độ lịch sự, tự tin, nhã nhặn, kiên nhẫn, khéo léo trong việc ứng phó giải quyết các vấn đề, xử lý các tình huống giao tiếp và có khả năng thương lượng tốt.

Nắm bắt được tâm lý và thái độ của khách hàng cũng là một yếu tố rất quan trọng giúp bạn có thể đưa ra cách ứng xử và phương án giải quyết phù hợp đối với từng kiểu khách nợ để đạt được hiệu quả cao như mong muốn là thu hồi được khoản nợ và duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng.

2. Nguyên tắc quan trọng trong quản trị và thu hồi công nợ

Luôn nắm rõ và tuân thủ những quy trình, nguyên tắc của doanh nghiệp bạn trong quá trình tiến hành quản trị và thu hồi nợ. Mặc dù công tác quản lý và thu hồi nợ ở các doanh nghiệp đều được xây dựng dựa trên những quy trình chuẩn, nhưng sẽ có những điểm khác để phù hợp với từng doanh nghiệp và từng loại hình kinh doanh. Chính vì vậy đòi hỏi người trực tiếp phụ trách phải nắm vững những quy trình và nguyên tắc đặc thù của doanh nghiệp mình.

Tham khảo: GIÁM ĐỐC KINH DOANH VÀ HÀNH TRÌNH NÂNG CAO TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG

Nếu trong quá trình thực hiện gặp những vấn đề phát sinh cần hỗ trợ thì liên hệ trực tiếp cấp quản lý của bạn để xin ý kiến. Tránh những trường hợp tự ý đưa ra quyết định vượt quá quyền hạn của bạn có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp bạn. Hãy nhớ phải luôn tập trung vào mục đích đòi nợ, lập trường luôn vững vàng và kiên định, luôn giữ thế chủ động trong giao tiếp.

Tuyệt đối không được sử dụng những biện pháp sai lệch chuẩn mực đạo đức hay vi phạm pháp luật như: Có hành vi đe dọa, khủng bố tinh thần, dùng vũ lực để ép buộc khách nợ trả tiền. Rủ rê, lôi kéo hay thuê thêm người trong việc đi thu hồi nợ. Tự ý vào nhà, đạp phá hay siết tài sản để khấu trừ vào khoản nợ ngoài ý muốn của người nợ.

Đặc biệt, tuyệt đối không được bắt cóc người thân của khách nợ để đe dọa, uy hiếp, khống chế để buộc khách phải trả nợ,… Bởi vì, tất cả những biện pháp sai lệch tiêu cực này sẽ ảnh hưởng đến khách hàng, khiến họ rơi vào bế tắc dẫn đến những hệ lụy khôn lường không đáng có hoặc đánh mất khách hàng của doanh nghiệp, thậm chí ảnh hưởng đến cả uy tín và công việc kinh doanh của chính doanh nghiệp của bạn.

3. Quy trình quản trị và thu hồi công nợ

Quản trị công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản thu và chi của doanh nghiệp khi mua/bán sản phẩm, công cụ, dịch vụ nào đó hoặc cho khách hàng vay mượn tài sản. Chỉ khi có cách quản trị tốt thì doanh nghiệp mới có thể kiểm soát và quản lý nợ công tốt.

Quy trình quản trị và thu hồi công nợ sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, quản lý và thu hồi nợ công một cách hiệu quả từ đó giúp cho tài chính doanh nghiệp luôn ổn định và vững mạnh.

Quy trình quản trị công nợ

Bước 1: Xây dựng bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ với các chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích của việc này giúp hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Đồng thời cũng cần yêu cầu khách hàng ký cam kết, thỏa thuận về việc thanh toán đúng quy định như trong hợp đồng. Bên cạnh đó cũng cần có những điều khoản xử lý rõ ràng nếu khách hàng không thực hiện đúng, trì hoãn chậm trễ thời hạn thanh toán như trong hợp đồng.

Bước 2: Xây dựng quy trình quản lý chính sách công nợ khách hàng chuẩn và chuyên nghiệp. Phương pháp giao việc hiệu quả trong quản lý nhân sự phụ trách và chịu trách nhiệm với từng khách hàng, bám sát và nhắc nhở khách hàng để thu hồi công nợ.
Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng, soạn thảo và gửi thư đòi nợ nhằm để khách hàng nắm thông tin và thu lại được nợ một cách nhanh chóng nhất.
Bước 4: Nhắc nhở khách hàng các biện pháp nếu thanh toán chậm kỳ hạn.

Tham khảo: QUAN ĐIỂM MỚI VỀ TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG

Quy trình thu hồi công nợ

Trước hết bạn phải hiểu thu hồi công nợ là gì? Thu hồi công nợ là việc doanh nghiệp thu hồi lại các khoản nợ từ khách hàng khi đã cho vay mượn tài sản hoặc bán sản phẩm nhưng vẫn chưa được thanh toán hay mới thanh toán một phần.

Trong quá trình thu hồi công nợ các doanh nghiệp cần quan tâm đến thời gian thu hồi công nợ. Việc quy định khoảng thời gian cố định rất quan trọng bởi đó là cột mốc thời gian cố định mà phía khách hàng phải chi trả số công nợ.

Nếu không quy định rõ thời gian cụ thể rất dễ dẫn đến tình trạng khoản nợ đó trở thành nợ khó đòi và tồn tại trong một thời gian dài, nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính doanh nghiệp.

Các bước thu hồi công nợ:

Bước 1. Nắm rõ về khoản nợ của khách hàng.

Nắm rõ khoản cần phải thu khách hàng là bao nhiêu? Mức tối thiểu phải thu nếu khách hàng gặp vấn đề khách quan trong thanh toán hợp đồng. Đây là công việc đầu tiên của mỗi nhân viên phải làm trước khi bắt tay vào thu hồi công nợ khách hàng.

Bước 2. Phân loại khoản nợ.

Dựa vào tính chất khách hàng nợ để chia thành 5 nhóm: nợ đủ tiêu chuẩn, nợ cần chú ý, nợ dưới tiêu chuẩn, nợ nghi ngờ bị mất vốn và nợ có khả năng mất vốn. Từ đó chúng ta có thể đưa ra các biện pháp xử lý đối với từng nhóm nợ. Bên cạnh đó cần xem xét lại khoản nợ của khách hàng đó để xem xét khả năng trả nợ, uy tín, thông tin hợp tác của khách đó trong quá khứ,… để có thể đề ra trước một số biện pháp dự phòng có thể xảy ra tron quá trình thu hồi nợ đối với từng đối tượng khách hàng.

Bước 3. Lựa chọn nhân viên phụ trách thu hồi nợ.

Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số những nhân viên của mình để tiến hành gặp khách đàm phán thu hồi nợ. Nhân viên được chọn phải nắm rõ những thông tin về khách hàng, tài liệu liên quan trong quá trình mua bán/vay mượn của 2 bên, quy trình thu hồi công nợ và phải biết vận dụng khéo léo, linh hoạt các biện pháp để đòi được nợ khách hàng.

Quản lý nên lựa chọn nhân viên có quan hệ tốt với khách hàng đặc biệt là người chịu trách nhiệm trực tiếp với khách hàng đó.

Bước 4. Nhắc nhở khách hàng thanh toán hợp đồng.

Mỗi doanh nghiệp, đơn vị sẽ có những quy định về thời gian để nhân viên nhắc khách hàng trước thời hạn thanh toán hợp đồng. Nhân viên có thể nhắc nhở khách hàng bằng việc gửi mail cũng như văn bản thông báo sắp đến hạn thanh toán. Mục đích là để thông tin nhắc nhở khách hàng sắp đến hạn thanh toán hợp đồng để phía đối tác khẩn trương chuẩn bị.

Bước 5. Đàm phán thu hồi nợ

Có thể nói đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thu hồi. Trong quá trình đàm phán bạn nên nhớ lúc nào cũng phải thể hiện sự thiện chí, hợp tác và đặc biệt giải pháp chi trả phải tạo điều kiện cho họ có thời gian để chi trả khoản nợ cho chúng ta nếu như họ gặp phải những nguyên nhân khách quan về tài chính.

Tham khảo: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Tránh sử dụng các phương pháp thúc ép, cưỡng chế hay những hàh vi vi phạm pháp luật vì có thể phía khách hàng sẽ rơi vào bế tắc dẫn đến những hệ lụy khôn lường không đáng có hoặc đánh mất khách hàng của doanh nghiệp.

Bước 6. Sử dụng các biện pháp liên quan đến pháp luật.

Trường hợp khách hàng vẫn cố tình trốn tránh thanh toán sau khi bạn đẽ tiến hành gặp mặt thì lúc này bạn đừng nên tiếp tục tìm kiếm họ vì có thể họ đã không chi trả khoản nợ đó. Lúc này chỉ có thể xử lý bằng cách gửi thư đòi nợ, khởi kiện ra tòa án,…

Khởi kiện là phương án mà các doanh nghiệp hạn chế sử dụng nhất đối với khách hàng của mình. Nhưng một khi khách hàng không muốn trả hoặc cố tình kéo dài thời gian thanh toán thì đây lại là một phương pháp cần áp dụng ngay trong trường hợp này.