Công nợ luôn là một vấn đề hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động Doanh nghiệp, để xử lý công nợ tốt thì Doanh nghiệp trước hết cần phải có yếu tố nhân lực, tài chính tốt, cho đến những điều hết sức đơn giản như quy trình, các bước để thu hồi công nợ sao cho hiệu quả. Sau đây là các bước cần thiết trong quá trình xử lý, thu hồi công nợ của Doanh nghiệp:
1. Kiểm tra hồ sơ khách nợ, vấn đề pháp lý, tài sản và điểm mạnh yếu của từng hồ sơ:
Đây là công việc đầu tiên Doanh nghiệp cần làm đối với mỗi khoản nợ, con nợ và trước khi tiến hành bắt tay vào công tác thu hồi nợ. Việc kiểm tra, phân tích hồ sơ cho chúng ta cái nhìn tổng quát hơn về từng trường hợp nợ nhằm phân tích phương án tiếp cận xử lý , số tiền cần đòi và dự kiến được các bước khó khăn hay thuận lợi trong quá trình thu hồi công nợ sắp tới.
2. Phân loại khách nợ:
Sau khi thực hiện xong bước 1, Doanh nghiệp nên phân loại khách hàng, con nợ ra từng loại theo từng tiêu chí phù hợp, có thể phân loại theo dư nợ, theo dư nợ gốc, theo tính chất hợp tác/bất hợp tác … . Sau khi phân loại cụ thể từng nhóm, chúng ta chủ động trong việc tiếp cận và tác động đến từng con nợ, lên kế hoạch sẵn và chuẩn bị tài liệu, hồ sơ để xử lý dứt điểm từng nhóm cụ thể.
3. Phân công bộ phận thu hồi nợ trong Doanh nghiệp:
Thông thường, Doanh nghiệp sẽ phân công các bộ phận khác nhau để nhắc nợ, đòi nợ, có thể là kế toán công nợ, nhân viên kinh doanh tự đòi, nhân viên phòng hành chính hoặc nhân viên pháp lý và thậm chí những vụ quan trọng “Sếp” cũng phải đi nhắc nợ, đòi nợ. Tất nhiên, tất cả đều không phải là người thu hồi công nợ chuyên môn, trong khi việc xử lý nợ vừa đòi hỏi chuyên môn, kỷ năng và cả sự từng trải trong nghiệp vụ khó khăn này.
Một số Doanh nghiệp sẽ phân công cho người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó, bởi họ là người hiểu rõ vụ việc, biết rõ khách hàng và dễ gây thiện cảm khi tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, ngược lại do mối quan hệ thân thiết nên tính răng đe không cao, trường hợp khách hàng bất hợp tác thì không thể áp dụng các biện pháp cứng rắn hoặc khó khăn trong việc gây áp lực lên khách hàng và điều quan trọng thì họ cũng không có chuyên môn thu hồi nợ.
Tất nhiên, việc phân công trong tình huống này là cần thiết để rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm trong thu hồi công nợ và không chồng chéo công việc giữa các bộ phận.
4. Thực hiện liên tục các bước nhắc nợ, thông báo nợ trước khi tranh chấp xẩy ra:
Tùy theo từng tình huống, từng khoản nợ, Doanh nghiệp nên áp dụng các phương thức nhắc nợ qua điện thoại, email, mạng xã hội hoặc nhờ các mối quan hệ để nhắc nợ. Thời hạn nhắc nợ, phương thức sẽ áp dụng tùy từng khách hàng cụ thể.
Kỷ năng khi nhắc nợ thì áp dụng cách thức nhắc nợ nhẹ nhàng, gây gắt hay áp lực mạnh hoặc kết hợp gửi công văn, thông báo để đảm bảo yếu tố pháp lý sau này nếu phát sinh tranh chấp thì Doanh nghiệp cân nhắc theo từng tình huống thực tế.
Tuy nhiên, bước này thì cần phải thực hiện một cách liên tục và phải linh hoạt tùy tình huống theo từng con nợ nhằm đạt hiệu quả nhắc nợ cao nhất.
5. Thương lượng, đàm phán với khách nợ:
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ đòi hỏi Doanh nghiệp phải vừa có kiến thức và kỷ năng thu hồi nợ, vừa phải khéo léo, linh hoạt để đạt hiệu quả cao nhất.
Sẽ có rất nhiều cách thức thương lượng, đàm phán nhưng thực tế sẽ áp dụng linh hoạt như sau:
Cho thanh toán chậm theo từng đợt, chia theo kỳ hạn nhỏ và chốt thời hạn thanh toán cuối cùng.
Cho thanh toán theo số tiền nhỏ hơn, từng lần hoặc tách ra theo từng đợt phù hợp khả năng thanh toán của con nợ.
Giảm, miễn một phần nợ, nợ lãi hoặc chi phí có thể giảm được tùy chính sách từng công ty và từng thời điểm.
Chấp thuận linh hoạt cho thanh toán bằng tiền, hàng hóa, chứng khoán hoặc cấn trừ nợ, bù trừ nghĩa vụ …
Và các phương án linh hoạt khác trong thương lượng với con nợ sao cho vừa phù hợp chính sách, khả năng của Doanh nghiệp, vừa đảm bảo khả năng chi trả và hiệu quả thu hồi công nợ.
6. Khởi kiện ra Tòa án hoặc tố cáo ra Cơ quan Công An để đòi nợ:
Đây là là giải pháp gây áp lực cực lớn nhưng cũng rất ít khi Doanh nghiệp tính tới, nhưng đối với những con nợ bất hợp tác, trốn tránh, chay ì hoặc những khoản công nợ lớn thì đây là giải pháp phù hợp và hiệu quả trong công tác xử lý, thu hồi công nợ. Tất nhiên, cũng cần xem đây là giải pháp cuối cùng vì rất tốn kém chi phí, nhân lực và thời gian. Ngoài ra nó chỉ hiệu quả khi có sự hỗ trợ của Công ty Luật, Luật sư có chuyên môn để giúp cho Doanh nghiệp bảo vệ tối đa quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
7. Yêu cầu thi hành án, truy tìm tài sản và phát mại tài sản:
Đây là bước được áp dụng ngay sau việc khởi kiện và là bước quan trọng nhất để có thể thu hồi được khoản nợ. Tùy theo tính chất phức tạp, đặc điểm từng vụ việc để quá trình thi hành án, phát mại tài sản nhanh hay chậm, dễ hay khó khăn. Tất nhiên, đây là hoạt động mang tính chuyên môn cao nên để hiệu quả thì Doanh nghiệp cần có Công ty Luật, Luật sư chuyên môn tư vấn và đại diện xử lý để đảm bảo hiệu quả.
8. Linh hoạt áp dụng các bước từ 1 đến 7:
Bước này nhìn thì thấy hơi thừa hoặc lặp lại nhưng như một sự trải nghiệm của Công ty Luật HT Legal VN trong nghiệp vụ thu hồi nợ, chúng ta cần áp dụng tổng hòa các biện pháp, đôi khi thay đổi hoặc áp dụng lại tùy theo điều kiện thực tế và tình huống đang giải quyết. Có lúc cứng rắn, có lúc mềm mỏng, có lúc áp dụng pháp luật, có lúc áp dụng tình cảm. Nhưng cần tuân thủ và áp dụng nghiêm túc các bước trên để tạo ra pháp lý vững chắc tạo tính răng đe cao và đảm bảo khả năng thắng trong các vụ kiện nếu phải đưa vụ việc ra Tòa án.
Trên đây là những bước cơ bản nhất giúp Doanh nghiệp thu hồi công nợ hiệu quả, trong suốt quá trình hành nghề và hoạt động nghiệp vụ quản lý và xử lý công nợ, bản thân chúng tôi cũng gặp khá nhiều tình huống, trường hợp khó khăn và phức tạp. Tuy nhiên, việc áp dụng kiến thức pháp luật chuyên môn, kỷ năng, sự trải nghiệm trong công tác thu hồi công nợ và cả sự linh hoạt trong các bước thu nợ như trên thực sự đã minh chứng hiệu quả của nó.
