Bạn đang là lãnh đạo, là quản lý tại các doanh nghiệp? Hãy cùng tham khảo những kỹ năng trong giao tiếp nội bộ sau đây để mang đến thông điệp rõ ràng và những thông tin mà cấp dưới của bạn luôn mong đợi.
- Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu
Lắng nghe là chìa khóa của mọi cuộc giao tiếp. Lắng nghe không chỉ đơn giản là việc bạn nghe ra sao mà nó còn là sự thấu hiểu về cảm xúc và lời nói của người khác và chia sẻ quan điểm, góc nhìn của mình.
Hãy luôn đều chỉnh các câu hỏi trong cuộc hội thoại thành các dạng câu hỏi mở để tìm kiếm thêm thông tin, câu hỏi đóng khi đã hiểu vấn đề và luôn tóm tắt lại những điều bạn nghe được để tìm ra hướng giải quyết. Đừng bao giờ làm gián đoan cuộc hội thoại hoặc đưa ra giải pháp một cách vội vàng. Hãy luôn là một người biết lắng nghe một cách kiên nhẫn
- Thực hành
Đừng chủ quan trước việc truyền đạt thông điệp tới nhân viên của bạn. Hãy luôn để họ cảm thấy bạn là người biết quan tâm và biết cách truyền đạt thông tin. Có 04 vấn đề cần lưu ý trong mọi cuộc thuyết trình:
- Một là Visual: Việc sử dụng hình ảnh ra sao, ngôn ngữ như thế nào.
- Hai là độc giả: hãy chọn những từ ngữ phù hợp nhất với nhân viên của mình.
- Ba là kĩ thuật: độc giả sẽ luôn cảm thấy thích thú nếu thông điệp của bạn được truyền tải bằng các phương pháp sáng tạo, bằng nhiều kênh khác nhau và nhiều hình thức khác nhau.
- Bốn là cảm nhận: hãy chú trọng đển cảm xúc của người nhận tin.
Hãy luyện tập không ngừng nghỉ, giao tiếp với bất cứ nhóm đối tượng mục tiêu nào dù ít hay đông, thông qua các buổi thuyết trình hay những buổi “độc thoại”. Bằng những cách này bạn sẽ bắt lỗi cho chính mình và khám phá được những ngôi ngữ phù hợp nhất với nhân viên của mình.
- Sáng tạo hình ảnh
Phong cách nói chuyện sử dụng hình ảnh thay cho ngôn ngữ là một cách tiếp cận người nghe tốt hơn. Việc sử dụng icon, hình ảnh, hiệu ứng… là cách gợi nhắc giúp cho việc giao tiếp đạt được nhiều sự tham gia hơn. Thể hiện ý tưởng của bạn thông qua hình ảnh trực quan bao giờ cũng dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng những ứng dụng trực tuyến trợ giúp trong việc này.
- Ngắn gọn và cụ thể
Thông điệp bạn đưa ra càng ngắn gọn bao nhiêu thì người đọc càng dễ nhớ bấy nhiêu. Đừng quên nhấn mạnh và lan truyền thông điệp bằng nhiều cách khác nhau và chú ý thuật ngữ sử dụng phù hợp. Hãy luôn chú trọng đến các trạng thái của người nghe ở các mức độ (Biết – Hiểu thông điệp chính, Cảm thấy – phản ứng với thông điệp và Hành động – Họ sẽ làm gì sau đó?)
- Tạo các cuộc gặp gỡ
Để các cuộc gặp gỡ luôn hiệu quả không phí phạm thời gian, hãy nắm những quy tắc vàng sau:
- Đặt câu hỏi liệu bạn có cần một cuộc họp – có thể đưa ra quyết định theo những cách khác không?
- Bắt đầu với câu hỏi kết quả mong muốn của cuộc họp là gì?
- Chuẩn bị và phát hành các bài báo, tài liệu đọc trước cho những người có liên quan
- Bắt đầu và kết thúc đúng giờ – sự chậm trễ cho thấy sự thiếu kỷ luật và tôn trọng
- Tham khảo ý kiến của những người tham dự tham gia từ xa và mời họ tham gia cuộc trò chuyện. Đừng để những người ‘trong phòng’ thống trị cuộc họp
- Chỉ định các hành động và đảm bảo tiến trình cụ thể.
- Giảm thiểu mọi sự gián đoạn.
- Ghi lại và khám phá ý tưởng một cách trực quan.
