TỐI ƯU THỜI GIAN BẰNG TỰ ĐỘNG HÓA VÀ ỦY THÁC
(OPTIMIZING TIME THROUGH AUTOMATION AND DELEGATION)

 

Mục lục [Ẩn]

Giới thiệu khóa học

Trong môi trường doanh nghiệp, thời gian là nguồn lực hữu hạn và đắt giá nhất của nhà quản lý. Nhiều tổ chức gặp tình trạng quá tải triền miên không phải vì thiếu người, mà vì cách làm việc còn thủ công, quy trình rườm rà và thói quen “ôm việc” của quản lý. Khi các công việc lặp lại vẫn được xử lý bằng tay, chi phí thời gian tăng, sai sót nhiều, và cơ hội tập trung vào nhiệm vụ chiến lược bị thu hẹp. Tự động hóa giúp chuẩn hóa các bước lặp lại, giảm thao tác thủ công, tăng độ chính xác và giải phóng thời gian cho những công việc tạo giá trị cao như ra quyết định, phát triển con người và cải tiến quy trình.

Khóa học “Tối Ưu Thời Gian Bằng Tự Động Hóa Và Ủy Thác” của Học viện Masterskills nhằm trang bị cho học viên tư duy quản trị thời gian theo hướng hệ thống, kết hợp hai đòn bẩy quan trọng: Tự động hóa công việc lặp lại và ủy thác công việc đúng người, đúng chuẩn. Chương trình tập trung vào việc giúp học viên nhận diện “điểm rò rỉ thời gian” trong ngày làm việc như: thao tác báo cáo thủ công, theo dõi tiến độ bằng chat rời rạc, họp dài không quyết định, hoặc xử lý các việc có thể giao cho người khác.

Mục tiêu đào tạo

i. Nhận diện “điểm rò rỉ thời gian” trong công việc
ii. Phân loại công việc để tự động hóa hoặc ủy thác
iii. Xây backlog tự động hóa cho tác vụ lặp lại
iv. Thiết kế SOP, checklist và mẫu biểu chuẩn hóa
v. Ứng dụng nguyên tắc ủy thác đúng người, đúng việc
vi. Thiết lập kỳ vọng, tiêu chuẩn và quyền hạn rõ ràng
vii. Theo dõi ủy thác bằng nhịp báo cáo và dashboard
viii. Xử lý rào cản ủy thác: kiểm soát, sợ sai, thiếu tin
ix. Tối ưu họp, giao tiếp và luồng công việc số
x. Xây hệ thống làm việc tuần 30-60-90 ngày.

Đối tượng học viên

i. Quản lý cấp trung và quản lý tuyến đầu
ii. Trưởng/phó phòng ban chức năng
iii. Team leader, supervisor, tổ trưởng
iv. PM/PMO, quản lý dự án, điều phối vận hành
v. HR/HRBP, L&D, quản trị quy trình nội bộ
vi. Sales manager, trưởng nhóm kinh doanh
vii. Customer service leader, trưởng nhóm dịch vụ
viii. Quản lý CNTT, vận hành dịch vụ, delivery lead
ix. Quản lý tài chính, admin, back office
x. Nhân sự kế thừa và leader tiềm năng.

Nội dung khóa học

PHẦN 1. TƯ DUY TỐI ƯU THỜI GIAN THEO HỆ THỐNG
- Thời gian là nguồn lực chiến lược của quản lý
- Tác vụ lặp lại tạo chi phí ẩn lớn
- 4 Nhóm việc: Giữ, giao, tự động, bỏ
- Bẫy “ôm việc” và hệ quả đội ngũ phụ thuộc
- Đòn bẩy năng suất: Chuẩn hóa và phân quyền
- Nguyên tắc tập trung vào giá trị cao
- Tình huống: Bận cả ngày vẫn không xong
- Thực hành: Time Leak Audit theo 1 tuần

PHẦN 2. NHẬN DIỆN VÀ ƯU TIÊN TỰ ĐỘNG HÓA
- Xác định tác vụ lặp lại và tần suất
- Đo thời gian tiêu tốn và mức sai sót
- Chọn “quick wins” tự động hóa đầu tiên
- Chuẩn hóa đầu vào: Form, template, rule
- Thiết kế nhắc việc và lịch định kỳ
- Tự động hóa luồng phê duyệt và routing
- Ví dụ: Tự động hóa báo cáo tuần và nhắc SLA
- Bài tập: Lập Task Automation Backlog

PHẦN 3. CHUẨN HÓA QUY TRÌNH ĐỂ GIẢM PHỤ THUỘC
- SOP ngắn: Mục tiêu, bước, tiêu chuẩn
- Checklist chất lượng và Definition of Done
- Quy tắc đặt tên file, lưu trữ và phiên bản
- Handoff rõ: Ai nhận, khi nào, bằng gì
- Giảm họp bằng tài liệu hóa quyết định
- Truy vết vấn đề bằng log và ticket
- Case: Làm lại nhiều lần do yêu cầu mơ hồ
- Thực hành: Tạo SOP + checklist cho một việc

PHẦN 4. ỦY THÁC ĐÚNG: CẤU TRÚC VÀ KỸ THUẬT
- Chọn việc ủy thác theo rủi ro và giá trị
- Chọn người theo năng lực và mức sẵn sàng
- Delegation canvas: Kết quả, phạm vi, tiêu chuẩn
- Xác định quyền hạn và mức quyết định
- Thỏa thuận thời hạn và mốc kiểm tra
- Giao việc bằng câu hỏi để xác nhận hiểu đúng
- Tình huống: Ủy thác gấp cho nhân viên mới
- Role-play: Giao việc 5 phút, rõ và đủ

PHẦN 5. THEO DÕI ỦY THÁC VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG
- Nhịp check-in ngắn thay vì micro-manage
- Dashboard/Tracker theo trạng thái và rào cản
- Cảnh báo sớm khi lệch tiến độ
- Phản hồi theo hành vi, dựa dữ kiện
- Xử lý trễ hạn: Nguyên nhân, hành động, cam kết
- Coaching để nâng năng lực người được giao
- Ví dụ: Hệ thống theo dõi công việc tuần
- Bài tập: Thiết kế Weekly Execution System

PHẦN 6. VƯỢT RÀO CẢN TÂM LÝ VÀ DUY TRÌ BỀN VỮNG
- Vượt nhu cầu kiểm soát và “sợ sai”
- Xây niềm tin bằng tiêu chuẩn và dữ liệu
- Thiết kế cơ chế học từ lỗi có kiểm soát
- Tối ưu giao tiếp: Email, chat, họp ngắn
- Đo thời gian tiết kiệm và tái phân bổ
- Củng cố thói quen bằng 30-60-90 plan
- Tổng kết và cam kết hành động theo vai trò
- Thực hành: Kế hoạch áp dụng cho phòng ban.

(Lưu ý: Outline này có thể được điều chỉnh và bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: Đối tượng học viên, mục tiêu của khóa học và thời lượng.)

Tài liệu học

Tài liệu được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo bám sát nội dung chương trình học và phù hợp với các tình huống áp dụng thực tế trong doanh nghiệp.

Bộ giáo trình bản quyền (Copyright) của học viện

Bộ công cụ (hand-out) thực hành tiêu chuẩn

Phương pháp giảng dạy

Lớp học được phân chia theo nhóm nhỏ để học viên thảo luận và chia sẻ. Phương pháp đào tạo luôn lấy học viên làm trung tâm, bài học dựa trên các bài tập tình huống, video clip, trò chơi... Giảng viên trình bày lý thuyết ngắn gọn, học viên sẽ tham gia tích cực trong các bài tập ngắn. Sau mỗi phần trình bày của các nhóm học viên, giảng viên gợi ý để điều chỉnh giải pháp và đúc kết những bài học nhỏ theo từng chủ đề.
Chuyên gia sử dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội dung khóa học:
i. Thảo luận mở (Open discussion)
ii.Nghiên cứu tình huống (Case study)
iii.Bài tập tự đánh giá (Self-assessment)
iv.Thuyết giảng ngắn đề tài thực tế (Mini-lecture)

Thông tin lớp học

Khai giảng (Dự kiến)	Lịch học	Giờ học	Địa điểm	Học phí (vnđ)	Đăng ký
	Thứ 7- Chủ nhật	8h30 - 16h30	HCM	4,500,000
	Thứ 2, 3, 4, 5	18h00 - 21h30	HN	4,500,000

Ưu đãi học phí 10% cho các trường hợp sau: - Học viên đăng ký trước khai giảng 15 ngày - Đăng ký từ 3 học viên trở lên - Là khách hàng thân thiết của Masterskills Để biết thêm chi tiết về khóa  học, khách hàng vui lòng liên lạc:   ĐT: (028) 22 194 047 - Zalo: 0903 966 729

Thời gian học: 2 ngày/ 4 buổi.

Số lượng học viên: Tối đa 35 hv/ lớp.

Học tại HCM: 224 - Điện Biên Phủ, Phường Bàn Cờ, Tp.HCM.

Học tại Hà Nội: 51 - Lê Đại Hành, Phường Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội.

Học phí tại doanh nghiệp: Liên hệ để có thông tin báo giá mới nhất. Tổ chức tại nhà máy hoặc tại văn phòng doanh nghiệp.

Các chi phí khác (nếu có): Tùy theo địa điểm tổ chức lớp học, mà các khoản chi phí khác sẽ được tính thêm bao gồm: Chi phí đi lại, ở khách sạn của giảng viên.

Chứng nhận: Sẽ do Viện MasterSkills cấp, có giá trị trên toàn quốc.

Mẫu chứng nhận

MasterSkills_Profile_VN/ EN

Đội ngũ giảng viên - Xem tại đây

Đội ngũ giảng viên và chuyên gia Masterskills từng làm việc với các tập đoàn đa quốc gia tại Bắc Mỹ, Châu Âu và Nhật Bản. Tất cả giảng viên đều có phương pháp giảng dạy hiện đại, tập trung áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày, giúp học viên nâng cao kỹ năng và thành công trong nghề nghiệp.

Khách hàng Cảm nhận & Đánh giá - Xem tại đây

HÌNH ẢNH PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY
1. THẢO LUẬN NHÓM	2. BÀI TẬP CÁ NHÂN	3. THUYẾT TRÌNH NHÓM
4. KỸ THUẬT BRAIN-STORMING	5. THỰC HÀNH CÙNG GIÁO VIÊN	6. GAME TRẢI NGHIỆM
7. HOẠT ĐỘNG TRONG LỚP	8. HOẠT ĐỘNG ĐÓNG VAI	9. THUYẾT TRÌNH TRƯỚC LỚP
10. HỌC TẬP NGOÀI TRỜI	11. THÀNH TÍCH NHÓM	12. THÀNH TÍCH CÁ NHÂN

MỘT SỐ CHƯƠNG TRÌNH ĐÃ TRIỂN KHAI TẠI DOANH NGHIỆP
Khóa học Quản Lý Dự Án Chuyển Đổi Số. Tổ chức tại Công ty Ajinomoto Vietnam – Tỉnh Đồng Nai.	Khóa học Karakuri Kaizen. Tổ chức tại Công ty Mitsubishi Motors Vietnam – Tỉnh Bình Dương.	Khóa học Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề. Tổ chức tại Công ty Far Eastern Apparel Viet Nam (FEAV) – Tỉnh Bình Dương.	Khóa học Truy Tìm Nguyên Nhân Gốc Rễ. Tổ chức tại Công ty Toyotsu Safety & Automotive Components VietNam –  Bình Dương.
Khóa học 7 Công Cụ Quản Lý Chất Lượng. Tổ chức tại Công ty TAKAKO VietNam – Bình Dương.	Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Cấp Trung. Tổ chức tại Công ty Ashahi Denso VietNam - Tp.Hà Nội.	Khóa học Quản Lý Sự Thay Đổi. Tổ chức tại Công ty Sunjin ViNa - Hà Nam.	Khóa học Đạo Đức Và Thái Độ Làm Việc. Tổ chức tại Công ty Dongil Rubber Belt VietNam - Tp.Bình Dương.
Khóa học Tác Phong Làm Việc Chuyên Nghiệp. Tổ chức tại Công ty Dongil Rubber Belt Vietnam - Tp.Bình Dương.	Khóa học Quản Trị Kho Hàng. Tổ chức tại Công ty Friesland Campina - Hà Nam.	Khóa học Quản Lý Hiệu Suất Nhân Viên. Tổ chức tại Công ty TNHH G-Comply VietNam - Tp.HCM.	Khóa học Tinh Thần Làm Chủ & Chịu Trách Nhiệm. Tổ chức tại Công ty TNHH G-Comply VietNam - Tp.HCM.
Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Chuyên Nghiệp. Tổ chức tại Công ty GeoTech VietNam - Tp.HCM.	Khóa học Quản Lý Sản Xuất. Tổ chức tại Công Ty CP Steel Builder VietNam - Tp.Vũng Tàu.	Khóa học Kỹ Năng Mua Hàng Hiệu Quả. Tổ chức tại Công Ty Kết Cấu Thép WorldSteel - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Trao Quyền & Tạo Ảnh Hưởng. Tổ chức tại Công Ty Apparel Far Eastern VietNam - Tp.Bình Dương.
Khóa học 7 Thói Quen Thành Đạt. Tổ chức tại Công ty MobifonePlus - Tp.Hà Nội.	Khóa học Truyền Thông Nội Bộ. Tổ chức tại Công ty Điện Lực Dầu Khí Cà Mau  - Tp.Cà Mau.	Khóa học Kỹ Năng Làm Việc Nhóm. Tổ chức tại Công ty Cáp Điện Cadivi Miền Đông - Tp.Biên Hòa.	Khóa học Quản Trị Rủi Ro Doanh Nghiệp. Tổ chức tại Công ty CP Nhôm Việt Dũng - Tp.Hà Nội.
Khóa học Quản Lý Rủi Ro. Tổ chức tại Công ty Giao Nhận Và Vận Chuyển InDo Trần - Tp.HCM.	Khóa học Đánh Giá Hiệu Quả Công Việc. Tổ chức tại Công ty TNHH Xuân Cầu - Tp.Hà Nội.	Khóa học Lập Kế Hoạch Kinh Doanh Hàng Năm (AOP). Tổ chức tại Công ty CP May Sài Gòn 3 - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Viết Báo Cáo. Tổ chức tại Nhà Máy Xử Lý Khí Nam Côn Sơn - Tp.Vũng Tàu.