VIẾT EMAIL DÀNH CHO KỸ THUẬT VIÊN IT
(Email Writing Skills for IT Professionals)

 

 

Mục lục [Ẩn]

Giới thiệu chương trình

Trong thời đại số hóa ngày nay, việc giao tiếp hiệu quả qua email đã trở thành một kỹ năng cần thiết đối với chuyên viên kỹ thuật IT. Email không chỉ là phương tiện liên lạc chính trong môi trường doanh nghiệp mà còn là cầu nối quan trọng giữa các nhân viên kỹ thuật với khách hàng và đối tác. Kỹ năng viết email chuyên nghiệp giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và có cấu trúc, đồng thời thể hiện sự tôn trọng và hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp.
Đối với chuyên viên kỹ thuật, việc viết email còn phản ánh khả năng giải quyết vấn đề và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật một cách nhanh chóng và chính xác. Do đó, việc nâng cao kỹ năng viết email không chỉ cải thiện hiệu quả công việc mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác, từ đó tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Khóa học “Viết Email Dành Cho Kỹ Thuật Viên IT” của học viện Masterskills nhằm mục tiêu trang bị cho học viên những kỹ năng cần thiết để viết email một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và có tác động tích cực trong môi trường công nghệ thông tin. Khóa học sẽ hướng dẫn cách xây dựng nội dung email rõ ràng, súc tích, và phù hợp với ngữ cảnh kỹ thuật, đồng thời phát triển khả năng phản hồi linh hoạt trước các tình huống khác nhau. Ngoài ra, khóa học cũng nhấn mạnh việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự và cảm thông, giúp tạo dựng mối quan hệ lành mạnh và bền vững với khách hàng và đồng nghiệp.

Mục tiêu đào tạo

1. Nâng cao nhận thức: Hiểu rõ tầm quan trọng của việc viết email chuyên nghiệp trong ngành IT và ảnh hưởng của nó đến mối quan hệ với khách hàng và đồng nghiệp.
2. Phát triển kỹ năng: Cải thiện kỹ năng viết email sao cho rõ ràng, súc tích, và có cấu trúc, đồng thời biết cách sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự.
3. Xử lý thông tin: Học cách phân tích và xử lý thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả để soạn thảo email phản hồi một cách chính xác.
4. Giao tiếp cảm thông: Phát triển khả năng thể hiện sự cảm thông trong giao tiếp, nhất là khi phải truyền đạt tin tức không mong muốn hoặc giải quyết sự cố.
5. Tối ưu hóa phản hồi: Học cách viết email phản hồi sự cố một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời đề xuất các giải pháp và thời gian xử lý hợp lý.
6. Thực hành và phản hồi: Tăng cường kỹ năng thông qua thực hành viết email trong các tình huống giả định và nhận phản hồi xây dựng từ đồng nghiệp và giáo viên.
7. Cải thiện liên tục: Khuyến khích việc tiếp nhận và tích hợp phản hồi để cải thiện liên tục kỹ năng viết email.

Đối tượng học viên

1. Chuyên viên kỹ thuật IT: Những người làm việc trực tiếp với các vấn đề kỹ thuật và cần giao tiếp với khách hàng hoặc đồng nghiệp qua email.
2. Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật: Những người cung cấp hỗ trợ và giải quyết sự cố cho khách hàng, đòi hỏi kỹ năng viết email rõ ràng và chính xác.
3. Quản lý dự án IT: Các nhà quản lý cần viết email để phối hợp công việc, báo cáo tiến độ và giao tiếp với các bên liên quan.
4. Nhà phát triển phần mềm: Lập trình viên và nhà phát triển cần viết email để thảo luận về yêu cầu kỹ thuật, cập nhật về dự án và chia sẻ thông tin kỹ thuật.
5. Nhân viên tiếp thị kỹ thuật: Những người làm việc trong lĩnh vực tiếp thị cho các sản phẩm công nghệ và cần viết email để thuyết phục và giữ liên lạc với khách hàng.
6. Sinh viên IT và người mới vào nghề: Những người đang học hoặc mới bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực IT và muốn phát triển kỹ năng viết email chuyên nghiệp.

Nội dung chương trình

PHẦN 1: NGUYÊN TẮC VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG IT
- Vai trò của email trong giao tiếp nội bộ và với khách hàng
- Xác định mục tiêu trước khi viết email kỹ thuật
- Sử dụng giọng điệu và ngôn ngữ phù hợp với từng đối tượng người nhận
- Cấu trúc một email tiêu chuẩn dành cho kỹ thuật viên
- Tránh lỗi phổ biến trong viết email kỹ thuật
- Phân tích ví dụ thực tế và rút kinh nghiệm

PHẦN 2: VIẾT EMAIL BÁO CÁO SỰ CỐ (INCIDENT REPORT)
- Trình bày sự cố rõ ràng, logic và có bằng chứng kỹ thuật
- Định dạng email báo cáo với tiêu đề, thời gian, tác động, nguyên nhân
- Trình bày hành động đã thực hiện và trạng thái hiện tại
- Phân biệt báo cáo tạm thời và báo cáo kết thúc sự cố
- Gửi email đúng người, đúng thời điểm
- Thực hành viết email báo cáo sự cố theo tình huống mô phỏng

PHẦN 3: VIẾT EMAIL PHẢN HỒI YÊU CẦU HỖ TRỢ (SERVICE REQUEST)
- Diễn giải yêu cầu một cách ngắn gọn, dễ hiểu
- Trình bày hướng xử lý, thời gian phản hồi và các bước tiếp theo
- Giao tiếp khi cần thêm thông tin hoặc làm rõ yêu cầu
- Sử dụng mẫu email phản hồi hỗ trợ chuyên nghiệp
- Điều chỉnh email theo mức độ ưu tiên và tính chất người dùng
- Thực hành viết email xử lý ticket nội bộ

PHẦN 4: VIẾT EMAIL GỬI HƯỚNG DẪN VÀ GIẢI PHÁP KỸ THUẬT
- Trình bày các bước thực hiện ngắn gọn, rõ ràng, tuần tự
- Chèn hình ảnh minh họa, đường link tham khảo hợp lý
- Sử dụng định dạng và đánh số giúp dễ theo dõi
- Lưu ý khi gửi hướng dẫn đến người không chuyên IT
- Gợi ý hành động tiếp theo và hỗ trợ thêm nếu cần
- Thực hành viết email hướng dẫn reset mật khẩu, cài phần mềm

PHẦN 5: VIẾT EMAIL PHỐI HỢP VỚI BỘ PHẬN KHÁC HOẶC NHÀ CUNG CẤP
- Xác định thông tin cần chia sẻ và mục tiêu phối hợp
- Diễn đạt kỹ thuật theo cách dễ hiểu cho các bộ phận không chuyên
- Trình bày lịch trình, đầu mối liên hệ, hành động cần thực hiện
- Gửi email theo chuỗi và cập nhật trạng thái định kỳ
- Phân biệt email nội bộ và email gửi đối tác ngoài
- Thực hành viết email phối hợp khắc phục sự cố nhiều bộ phận

PHẦN 6: KỸ NĂNG THEO DÕI VÀ PHẢN HỒI EMAIL HIỆU QUẢ
- Quản lý hộp thư kỹ thuật hiệu quả và không bỏ sót yêu cầu
- Thiết lập nhắc nhở và theo dõi tiến độ công việc qua email
- Phản hồi đúng hạn và đúng trọng tâm nội dung
- Sử dụng các mẫu email phản hồi nhanh, chuyên nghiệp
- Lưu trữ và truy xuất email cũ phục vụ kiểm tra hoặc điều tra sự cố
- Thực hành quản lý chuỗi email phức tạp trong môi trường IT.

(Lưu ý: Outline này có thể được điều chỉnh và bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: Đối tượng học viên, mục tiêu của khóa học và thời lượng.)

Tài liệu học

Tài liệu được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo bám sát nội dung chương trình học và phù hợp với các tình huống áp dụng thực tế trong doanh nghiệp.

Phương pháp giảng dạy

Lớp học được phân chia theo nhóm nhỏ để học viên thảo luận và chia sẻ. Phương pháp đào tạo luôn lấy học viên làm trung tâm, bài học dựa trên các bài tập tình huống, video clip, trò chơi... Giảng viên trình bày lý thuyết ngắn gọn, học viên sẽ tham gia tích cực trong các bài tập ngắn. Sau mỗi phần trình bày của các nhóm học viên, giảng viên gợi ý để điều chỉnh giải pháp và đúc kết những bài học nhỏ theo từng chủ đề.
Chuyên gia sử dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội dung khóa học:
i. Thảo luận mở (Open discussion)
ii.Nghiên cứu tình huống (Case study)
iii.Bài tập tự đánh giá (Self-assessment)
iv.Thuyết giảng ngắn đề tài thực tế (Mini-lecture)

Thông tin lớp học

Khai giảng (Dự kiến)	Lịch học	Giờ học	Địa điểm	Học phí (vnđ)	Đăng ký
	Thứ 7- Chủ nhật	8h30 - 16h30	HCM	3,500,000
	Thứ 2, 3, 4, 5	18h00 - 21h30	HN	3,500,000

Ưu đãi học phí 10% cho các trường hợp sau: - Học viên đăng ký trước khai giảng 15 ngày - Đăng ký từ 3 học viên trở lên - Là khách hàng thân thiết của Masterskills Để biết thêm chi tiết về khóa  học, khách hàng vui lòng liên lạc:   ĐT: (028) 22 194 047 - Zalo: 0903 966 729

Thời gian học: 2 ngày/ 4 buổi.
Số lượng học viên: Tối đa 35 hv/ lớp.
Học tại HCM: 224 - Điện Biên Phủ, Phường Võ Thị Sáu, Q.3, Tp.HCM.
Học tại Hà Nội: 51 - Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội.
Học phí tại doanh nghiệp: Liên hệ để có thông tin báo giá mới nhất. Tổ chức tại nhà máy hoặc tại văn phòng doanh nghiệp.
Các chi phí khác (nếu có): Tùy theo địa điểm tổ chức lớp học, mà các khoản chi phí khác sẽ được tính thêm bao gồm: Chi phí đi lại, ở KS của giảng viên.
Chứng nhận: Sẽ do Viện MasterSkills cấp, có giá trị trên toàn quốc.

Mẫu chứng nhận

MasterSkills_Profile_VN/ EN

Đội ngũ giảng viên - Xem tại đây

Đội ngũ giảng viên và chuyên gia Masterskills từng làm việc với các tập đoàn đa quốc gia tại Bắc Mỹ, Châu Âu và Nhật Bản. Tất cả giảng viên đều có phương pháp giảng dạy hiện đại, tập trung áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày, giúp học viên nâng cao kỹ năng và thành công trong nghề nghiệp.

Khách hàng Cảm nhận & Đánh giá - Xem tại đây

Hình Ảnh Khách Hàng Tiêu Biểu
Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian. Tổ chức tại Cổ Phần Công Nghệ TiTan – Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Gọi Điện Thoại. Tại trung Tâm Giám Sát Điều Hành Đô Thị Thông Minh - Tp.Huế.	Bế giảng khóa học Kỹ Năng Tư Duy Sáng Tạo. Tổ chức tại Sài Gòn Coop – Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Bản Thân. Tổ chức tại Công ty TA Communications - Tp.HCM.
Khóa học Kỹ Năng Thuyết Trình. Tổ chức tại Công ty Cổ Phần Dịch Vụ iERP - Tp.Hà Nội.	Khóa học Tinh Thần Đồng Đội & Làm Việc Nhóm. Tổ chức tại Công Ty Ant Farm VietNam - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Thuyết Trình. Tổ chức tại Công ty Thương Mại Đầu Tư Liên Á Châu - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Tư Duy Logic. Tổ chức tại Công Ty Cổ Phần TPL Shipping - Tp.HCM.
Khóa học Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề. Tổ chức tại Công ty CP Tuyển Dụng Nhân Tài (HR2B) – Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Giao Tiếp & Kiểm Soát Cảm Xúc. Tổ chức tại Cổ Phần Viễn Thông Tuổi Trẻ - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Viết Báo Cáo & Email. Tổ chức tại Công Ty Xi Măng Hà Tiên 1 - Tỉnh Long An.	Khóa học Kỹ Năng Làm Việc Nhóm. Tổ chức tại Công ty Cáp Điện Cadivi Miền Đông - Tp.Biên Hòa.
Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Căng Thẳng. Tổ chức tại Liên Hiệp HTX Tp.HCM (SaiGon Coop) Lớp 1 - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Viết Báo Cáo. Tổ chức tại Nhà Máy Xử Lý Khí Nam Côn Sơn - Tp.Vũng Tàu.	Khóa học Truyền Thông Nội Bộ. Tổ chức tại Công ty Điện Lực Dầu Khí Cà Mau  - Tp.Cà Mau.	Khóa học Kỹ Năng Đàm Phán Thuyết Phục Tổ chức tại Trung Tâm Viễn Thông MobiFone - Tp.HCM.
Khóa học Kỹ Năng Lắng Nghe Tích Cực. Tổ chức tại Công Ty BigTree Technology & Consulting - Tp.Hà Nội.	Khóa học Kỹ Năng Trao Quyền & Tạo Ảnh Hưởng. Tổ chức tại Công Ty Apparel Far Eastern VietNam - Tp.Bình Dương.	Khóa học Xây Dựng Hình Ảnh Cá Nhân. Tổ chức tại Công ty Standard Chem & Pharm - Tp.HCM.	Khóa học Tư Duy Tích Cực. Tổ chức tại Công Ty Behn Meyer Agricare VietNam - Tp.Vũng Tàu.
Khóa học Tác Phong Làm Việc Chuyên Nghiệp. Tổ chức tại Công ty Dongil Rubber Belt Vietnam - Tp.Bình Dương.	Khóa học Kỹ Năng Tư Duy Logic. Tổ chức tại Công Ty HaKuHoDo VietNam - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện. Tổ chức tại Công ty Murata Electronics VietNam - Tp.Hà Nội.	Khóa học Truy Tìm Nguyên Nhân Gốc Rễ. Tổ chức tại Công ty Toyotsu Safety & Automotive Components VietNam –  Bình Dương. .