Tất cả mọi người đều biết lãnh đạo một công ty không phải là công việc dễ dàng. Dù đang vận hành một doanh nghiệp nhỏ hay một công ty tầm cỡ quốc tế thì các CEO cũng phải quản lý thời gian, tài nguyên và hoàn thành một loạt các đòi hỏi khác trong khi vẫn liên tục tìm kiếm thời gian và không gian để cân nhắc các chiến thuật thúc đẩy hoạt đông kinh doanh của tổ chức.
Điều này đồng nghĩa với việc họ phải phát triển những hệ thống tinh vi và rất nhiều “kỹ xảo” khác để tối đa hóa năng suất làm việc của mình.
Dưới đây là 6 bí quyết làm việc hiệu quả từ đã được minh chứng bởi các CEO hàng đầu hiện nay mà bạn có thể tham khảo.
1. Nghỉ giải lao sau mỗi 90 phút
Tony Schwartz – chủ tịch hãng Energy Project cho rằng nên dành ra vài phút giải lao sau mỗi 90 phút làm việc để tối đa hóa hiệu suất của bạn. Lý do là gì? Cơ thể con người cũng như một cỗ máy năng lượng vận hành theo chu kỳ 90 phút suốt cả ngày. Khi chúng ta làm việc gì đó trong hơn 1 tiếng rưỡi đồng hồ, một điều tự nhiên xảy ra là mức độ tỉnh táo sẽ đi xuống và sự tập trung sẽ bị rời khỏi bạn hoặc chúng ta sẽ cảm thấy buồn ngủ. Điều này hoàn toàn đúng khi nói đến việc liên tục lướt mạng xã hội.
Một bí mật khá ngược đời nhằm duy trì mức độ hiệu suất tuyệt vời là sống như một người chạy nước rút. Áp dụng điều này đồng nghĩa với việc hãy làm việc với sự tập trung cao độ nhất vào buổi sáng, không quá 90 phút mỗi lần, sau đó dành ra 1 lần giải lao.
Thế nên, lần tới khi mắt của bạn bắt đầu có triệu chừng lờ đờ thì thay vì uống thêm một café, hãy đi bộ ra bên ngoài khoảng một vài phút. Có thể, bạn sẽ ngạc nhiên vì những tác động tích cực bất ngờ mà thói quen này mang đến đấy.
2. Tự tạo ra những khoảng thời gian không bị gián đoạn
Không có gì khó chịu hơn là vào những thời điểm bạn cần hoàn thành nhanh công việc trong một dự án lớn thì bị gián đoạn bởi một đồng nghiệp hay sếp đang tiến lại gần bàn làm việc của bạn. Một nghiên cứu chỉ ra rằng, cần tới 25 phút để trở lại lộ trình làm việc sau mỗi lần bị ngắt quãng.
Đây chính là lý do khiến Andrew Marsh – CEO hãng Fifth Column Games phát triển một hệ thống giúp mọi người trong công ty của mình có thể làm việc không bị gián đoán. Bằng việc đặt một “chiếc nón yên tĩnh” trên bàn làm việc, các nhân viên khác sẽ hiểu rằng người mình có ý định tiếp cận hiện đang không thể trò chuyện và họ có một công việc quan trọng hơn cần phải giải quyết.
Andrew Marsh cho biết: “Tôi sử dụng chiếc nón yên tĩnh khi tôi đang làm việc trong một dự án phức tạp mà cần sự tập trung. Có thể tập trung cao độ mà không bị gián đoạn là công cụ tăng năng suất giá trị dành cho tất cả mọi người tại Fifth Column Games”.
Vì vậy khi bạn cần tập trung vào những nhiệm vụ căng thẳng, hãy sử dụng một hệ thống hoặc một dấu hiệu nào đó để thông báo điều này với đồng nghiệp. Từ đó, dẫn dắt họ hình thành thói quen gửi email nếu đó là những nhiệm vụ không khẩn cấp thay vì ra tận bàn làm việc của bạn.
3. Quản lý nguồn năng lượng, không chỉ với thời gian của bạn
Bạn hiểu rằng điều quan trọng là sử dụng quỹ thời gian của mình một cách khôn ngoan, nhưng nó còn thực sự hiệu quả hơn khi bạn cũng quản lý cả nguồn năng lượng nữa. CEO tạp chí The Muse, Kathryn Minshew, người vốn rất yêu thích tối ưu hóa ngày làm việc của cô bằng cách thực hiện những nhiệm vụ cần sự tập trung lớn nhất trong suốt những giờ hiệu quả nhất của mình. Khoảng thời gian “vàng ngọc” này là lúc năng lượng của cô đạt mức cao nhất. Còn lại, các cuộc họp hay gặp gỡ kém quan trọng hơn, cô sẽ chuyển sang một giờ khác.
Tôi nhận thấy rằng vô cùng cùng hữu ích khi có thể dồn hết sự tập trung vào những thời điểm trong ngày mà tôi làm việc hiệu quả nhất (giờ nào, dưới những điều kiện nào) và chỉ dành khoảng thời gian đó cho công việc.
Nếu bạn là con người của buổi sáng, hãy làm những việc quan trọng trước, để dành những việc vụn vặt, ít tư duy sau khi năng lượng của bạn đang yếu dần. Nếu bạn không chắc mình làm việc tốt nhất thời điểm nào, hãy thử theo dõi 1 tuần làm việc của bạn để tìm ra quy luật.
4. Đừng trở thành “nô lệ” của email
Nhà sáng lập hãng ThinkUp, Gina Trapani có thói quen ưa thích là chỉ kiểm tra email vào một vài thời điểm nhất định trong ngày. Tại sao lại vậy? Thay vì cảm thấy bạn phải phản hồi email sau vài phút xuất hiện trong hộp thư đến, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc thiết lập một kế hoạch kiểm tra và trả lời email hiệu quả. Ví dụ, một lần vào buổi sáng và một lần vào cuối ngày.
Hãy đóng Outlook, tắt thông báo email trên BlackBerry và bất cứ thứ gì khác có thể khiến bạn bị ảnh hưởng.
Tuy nhiên phương pháp này phụ thuộc vào vị trí công việc, sẽ không phù hợp nếu sếp của bạn hay những đồng nghiệp thường muốn nhận được phản hồi một cách nhanh chóng. Nhưng bạn có thể ngạc nhiên khi không ít người ủng hộ chiến lược làm việc hiệu quả này.
Tim Ferriss, tác giả cuốn sách “The four hour work week” (Tuần làm việc 4h) cho rằng bạn nên gửi một email đến các đồng nghiệp để báo với họ về lịch kiểm tra email của mình, giải thích lý do phía sau nhằm tăng hiệu quả làm việc và đề nghị họ gọi trực tiếp bạn khi khẩn cấp. Bạn cũng có thể thiết lập cơ chế trả lời tự động với thông điệp lúc nào bạn sẽ lại kiểm tra mail và cách để tiếp cận bạn trong trường hợp khẩn cấp.
5. Giữ email ngắn và lịch sự
Các CEO không có thời gian để đọc những email dài tựa tiểu thuyết hoặc viết chúng. Andrew Torba, đồng sáng lập hãng Kuhcoon cho rằng, thậm chí ông còn thỉnh thoảng viết những email chỉ 1 từ và đề xuất rằng nên giữ email ngắn gọn, súc tích, giống như giới hạn 140 từ của Twitter.
Hãy tự thách thức mình để suy nghĩ nghiêm túc và hiệu quả khi kết nối thông qua email hay bất kỳ một dạng giao tiếp nào khác.
Bằng cách giữa email ngắn và có trọng tâm, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian viết chúng mà còn tiết kiệm thời gian của động nghiệp trong việc đọc nó. Nếu bạn thấy việc viết một email ngắn quá phức tạp, hãy lên kế hoạch cho 1 cuộc gọi ngắn (5-10 phút) hiệu quả thay vì một email dài tận 4 trang giấy.
6. Giao việc, giao việc và giao việc
Giao việc cho người khác không có nghĩa là để trốn tránh công việc. Tuy nhiên, trong trường hợp quá tải khi cảm thấy có quá nhiều việc phải hoàn thành thì giao việc là một trong những cách thức tốt nhất để quản lý thời gian của bạn. Hãy san sẻ dự án cho những thành viên khác trong nhóm và tập trung vào phần mình thực hiện tốt nhất.
Doanh nhân Daniel Tan Kh cho rằng không chỉ giao nhiệm vụ, việc thực sự tin tưởng rằng họ là những người chủ mới sẽ khiến họ có trách nhiệm trọn vẹn trong việc hoàn thành chúng. Sự giao phó công việc là nhiên liệu quan trọng nhất của cỗ máy hiệu suất.
Nếu không tìm được người trong nhóm phù hợp, hãy tìm đến sự trợ giúp từ bên ngoài như một người làm việc tự do (freelancer) hay dịch vụ outsource (thuê ngoài).
