Phỏng vấn xin việc đòi hỏi một sự đầu tư rất lớn cả về thời gian, trí tuệ và công sức. Bạn tìm hiểu về công ty, nghiên cứu bản mô tả công việc, trau chuốt từng câu chữ để có bản resume ấn tượng nhất và chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ trước buổi gặp gỡ chính thức với nhà tuyển dụng. Với tất cả những gì đã dành cho nó, bạn tự tin 110% mình sẽ được lựa chọn để ngồi trên “chiếc ghế nóng” và trở thành ứng viên sáng giá nhất cho lời đề nghị làm việc.
Tuy nhiên, đó chưa phải là tất cả.
Thực tế, vẫn còn một bước quan trọng cốt lõi mà bất cứ ứng viên nào cũng cần quan tâm nếu thực sự khao khát được trúng tuyển. Đó chính là gửi thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau buổi phỏng vấn.
Theo một cuộc điều tra được thực hiện bởi The Ladders – một công ty cung cấp dịch vụ đánh giá mức độ phù hợp với nghề nghiệp trực tuyến thì có tới 75% nhà tuyển dụng nói rằng nhận được một lá thư cảm ơn của ứng viên có tác động rất lớn tới quá trình ra quyết định cuối cùng của họ. Điều này có nghĩa rằng mặc dù có lẽ bạn đáp ứng đủ các yêu cầu đối với vị trí đang tuyển nhưng nếu không tăng thêm ấn tượng bằng một bức thư cảm ơn thì dường như bạn chưa thực sự khiến người phỏng vấn hài lòng ở mức cao nhất. Do đó, khả năng bạn bị “đánh bật” bởi một ứng viên khác tuy không nổi trội về mặt kinh nghiệm và kiến thức nhưng biết cách “lấy lòng” nhà tuyển dụng bằng một email cảm ơn sau buổi phỏng vấn là vô cùng lớn.
Theo Max Messmer – chủ tịch hội đồng quản trị và CEO của Accountemps (công ty chuyên cung cấp dịch vụ quản lý nhân sự), thể hiện tinh thần nhiệt huyết của bạn đối với vị trí ứng tuyển thông qua bức thư cảm ơn cũng là một cách để nhắc lại cho nhà tuyển dụng một lần nữa vì sao bạn là người tốt nhất cho công việc đó. Đồng thời, email cũng nên được gửi trong vòng 24 giờ sau khi buổi phỏng vấn kết thúc và trong giờ làm việc.
Thêm một lưu ý nữa đó là email cảm ơn nên ngắn gọn, không nên có quá nhiều đoạn và tốt nhất là tập trung vào những điểm trong buổi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã có những phản ứng hài lòng với bạn.
Đối với những ứng viên còn phân vân về việc liệu nên gửi một bức thư cảm ơn bằng tay hay email thì đây thực sự là một câu hỏi không dễ để trả lời. Mặc dù nhiều người cho rằng gửi thư tay sẽ tạo ra những hiệu ứng tốt hơn do có sự tiếp xúc (xét ở một vài khía cạnh nào đó), tuy nhiên, thực tế thì sẽ mất khá nhiều thời gian để nhà tuyển dụng có thể nhận được thư của bạn dẫn tới hiệu ứng tốt đó cũng giảm đi đáng kể.
Dưới đây là một bức thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn bằng tiếng Anh được cho là rất ấn tượng, xét cả về hình thức lẫn nội dung. Bạn có thể tham khảo phần nhận xét sau đây được đánh giá bởi giáo sư Deborah Good đến từ trường kinh doanh Katz thuộc Đại học Pittsburgh.
Dear Ms. Gamble,
I wanted to take a moment to thank you again for the time you spent with me this afternoon. Interviews can be stressful, so I am grateful for how comforatble you made me feel throughout the process. Your willingness to provide me with additional information on the Compensation Assistant position convinces me that this is a job I would enjoy, as well as one where I can be succesful and make a valuable contribution to Major Bank.
It was very helpful to understand how your compensation assistant duties are similar to tasks I fulfilled during my internship at XYZ Bank. Our conversation comparing the cultures of the two banks was most beneficial to me in recognizing the similarities and differences between the two, and convinced me that Major banks is the palce where I want to begin my career.
As a native Pittsburgher, the opportunity to begin my career at home is very exciting to me. The fact that I might begin that career at Major Bank makes this situation perfect.
Again, I appreciate the chance to interview with Major Bank, and the time you spent with me. You suggested that a decision on this position will be made next week. I look forward to hearing your choice. In the meantime, if there is any additional information you need from me, I will be ahppy to promptly provide it for you.
Sincerely,
John Doe.
1. Lời chào hết sức chuyên nghiệp
Dear Ms. Gamble,
Nếu chỉ nhìn vào tên Alice Gamble thì chúng ta không thể nào biết được liệu rằng cô đã kết hôn hay chưa nên việc sử dụng “Ms.” Rất an toàn. Đối với thư cảm ơn bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý rằng “Mrs.” dùng cho phụ nữ đã lập gia đình, “Miss.” dùng cho phụ nữ chưa lập gia đình và “Ms.” chỉ chung cho phụ nữ.
Đối với việc viết thư qua email thì xác định tiêu đề thư và lựa chọn danh xưng phù hợp là hai yếu tố căn bản nhất, đồng thời cũng quyết định liệu rằng nhà tuyển dụng có đọc tiếp thư của bạn hay không.
2. Đoạn mở đầu thư tạo được ấn tượng tốt
Interviews can be stressful, so I am grateful for how comforatble you made me feel throughout the process.
Lời mở đầu trong thư hướng tới việc gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng, không phải chỉ vì đã được mời đến phỏng vấn mà còn là bởi vì sự thoải mái, cởi mở mà John Doe đã được nhận. Những lời khen ngợi sẽ tăng sự tương tác với người đọc và kích thích họ đọc tiếp.
3. Ngôn từ được lựa chọn kỹ càng
I can be succesful and make a valuable contribution to Major Bank.
Bức thư trên không hề sử dụng tiếng lóng, tiếng địa phương hay các từ ngữ có cảm xúc quá mạnh.
Đối với email kiểu này, tốt nhất là ứng viên nên chú ý sử dụng câu chữ hay được dùng trong môi trường kinh doanh và phù hợp với vị trí đã ứng tuyển.
4. Đi thẳng vào nội dung chính
It was very helpful to understand how your compensation assistant duties are similar to tasks I fulfilled during my internship at XYZ Bank.
Mặc dù có ý gợi nhắc cho người phỏng vấn về những chủ đề cụ thể đã được thảo luận trong buổi phỏng vấn trước đó nhưng John Doe không hề quá tập trung vào một vấn đề nào cả.
Một bức thư cảm ơn nên tuân thủ hai nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh đó là chính xác và súc tích.
5. Tạo ấn tượng lâu dài bằng cách thể hiện một điểm đặc trưng
As a native Pittsburgher, the opportunity to begin my career at home is very exciting to me.
Trong cùng một buổi, nhà tuyển dụng có thể sẽ phỏng vấn rất nhiều ứng viên. Do vậy, để có thể gợi lại cho họ bạn là ai, đã thể hiện như thế nào trong buổi phỏng vấn và kéo dài hiệu ứng này ngay cả khi họ đã đọc xong email thì việc để lại một điểm đặc trưng về bạn là điều rất quan trọng
Nếu phát hiện ra rằng mình cùng quê với nhà phỏng vấn hay có bất kỳ một điểm tương đồng nào khác, hãy mạnh dạn đề cập đến trong bức thư cảm ơn này.
6. Câu kết khái quát lại toàn bộ ý của bức thư nhưng vẫn làm nổi bật được thời gian đưa ra kết quả phỏng vấn
Again, I appreciate the chance to interview with Major Bank, and the time you spent with me. You suggested that a decision on this position will be made next week
John Doe đã khéo léo tóm tắt lại tổng thể bức thư, đồng thời “nhắc nhở” nhà tuyển dụng về thời gian công bố kết quả buổi phỏng vấn.
Nếu như bạn đã làm nổi bật tính chuyên nghiệp của bản thân qua việc gửi thư cảm ơn, thì dĩ nhiên, nhà tuyển dụng cũng sẽ chứng minh cho bạn thấy tính chuyên nghiệp của họ qua việc trả lời kết quả trong khoảng thời gian đã hứa với bạn.
