Về tác giả: Bài viết được dịch lại từ chia sẻ của tác giả Sarah Cooper – cựu nhân viên Google, nhà văn, nhà viết kịch, đồng thời là tác giả của một loạt các bài viết hấp dẫn trên trang Medium.
Giống như tất cả mọi người, việc đưa ra các ý kiến, quan điểm và ý tưởng của mình một cách thông minh, hay nói đúng hơn là thể hiện tiếng nói của bản thân trong các cuộc họp là ưu tiên hàng đầu của tôi. Mặc dù trước mỗi buổi họp quan trọng, tôi thường chuẩn bị rất cẩn thận các thông tin muốn trình bày, thậm chí là tưởng tượng về cách tôi sẽ phát biểu trước tất cả mọi người, tuy nhiên, không phải lúc nào mọi chuyện cũng dễ dàng. Tất nhiên, không chỉ có tôi, rất nhiều người đều đã, đang hoặc sẽ trải qua các tình huống tương tự.
Dưới đây là một vài mẹo nhỏ mà tôi thường áp dụng để thể hiện sự tự tin, lấy lại tập trung và phong độ trong các buổi họp, đặc biệt là các cuộc họp kéo dài – dễ gây nhàm chán và buồn ngủ! Một lưu ý nhỏ là 9 thủ thuật này cũng sẽ giúp bạn trở nên thông minh trong mắt mọi người, tuy nhiên, hãy sử dụng “đúng liều lượng” vì nếu như bạn “giả vờ” quá nhiều lần thì chúng có thể sẽ phản tác dụng đấy.
1. Vẽ một biểu đồ Venn
Phương pháp sơ đồ Venn sử dụng các hình tròn giao nhau để mô tả các đại lượng và mỗi quan hệ giữa chúng, cho phép chúng ta có góc nhìn trực quan hơn về mối quan hệ giữa các yếu tố, từ đó, dễ dàng phát hiện ra yếu tố tiềm ẩn.
Trong các cuộc họp, nếu cảm thấy không khí căn phòng ngột ngạt và căng thẳng thì bạn có thể đứng dậy, dùng bút vẽ một biểu đồ Venn lên bảng trắng và quay trở về chỗ ngồi của mình. Đây là cách thể hiện sự thông minh rất thú vị, giúp gây sự chú ý với mọi người và xóa tan không khí trầm lặng của buổi họp. Không quan trọng sơ đồ của bạn chính xác hay không, chỉ cần bạn có một ý tưởng và thể hiện nó ra để tất cả các thành viên còn lại cùng thảo luận. Họ sẽ bắt đầu tự hỏi bạn đang vẽ cái gì và từ biểu đồ đó có thêm ý tưởng nào mới mẻ hơn không?
2. Chuyển tỷ lệ phần trăm thành phân số
Nếu ai đó nói: “Khoảng 25% người dùng nhấp vào nút này”, ngay lập tức bạn hãy nói to: “Vậy là 1/4” và ghi chú nó vào. Tất cả mọi người đều sẽ gật đầu đồng ý, đồng thời rất ấn tượng và ghen tỵ khả năng toán học nhạy bén của bạn.
3. Khuyến khích mọi người “Lùi lại một bước”
Trong một cuộc họp, nếu một vấn đề chưa có kết luận cuối cùng và khi mọi người tạm thời chấp nhận với một lựa chọn nào đó thì thường bạn sẽ là người có ý kiến khác. Nếu vậy thì hãy mạnh dạn nói rằng: “Nào mọi người, chúng ta có thể xem lại bước này không?”. Chắc chắn là các thành viên khác sẽ quay đầu về phía bạn, ngạc nhiên và rất muốn lắng nghe những gì bạn sẽ nói. Lúc này,hãy tiếp tục: “Những vấn đề chúng ta thực sự cố gắng để giải quyết là gì?” và bạn sẽ thấy sự thay đổi rõ rệt.
4. Gật đầu liên tục trong khi vờ ghi chép
Luôn luôn mang theo một cuốn sổ bên cạnh thay vì “note” bằng smartphone, tablet hay iPad như mọi người. Đồng thời vừa ghi chú vừa gật đầu liên tục. Nếu ai đó hỏi khi bạn đang ghi chú, hãy nhanh nhẹn trả lời rằng đây là những ghi chú cá nhân của riêng bạn và ai cũng phải giữ một bản ghi chép các cuộc họp thay vì ngồi nghe không.
5. Lặp lại những điều mọi người nói một cách chậm rãi
Để sử dụng mẹo này, bạn buộc phải biết và nhớ tên của các thành viên trong phòng họp. Thông thường, mọi người sẽ yên tĩnh trong suốt thời gian họp diễn ra và khi phải phát biển, họ sẽ nói khá ngắn gọn.
Sau khi họ phát biểu xong, bạn hãy nhắc lại bằng cách: “Để tôi cần nhắc lại rằng…” và lặp lại chính xác những gì họ vừa nói nhưng thật chậm. Chắc chắn là sự chú ý sẽ dồn về phía bạn và họ còn thấy ấn tượng vì cách mà bạn nêu tên người khác khi đưa ra ý kiến.
6. Đưa ra câu hỏi “Với quy mô này ư?”
Có thể không ai thực sự hiểu ý của bạn là gì nhưng đây là một câu hỏi tốt nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của người khác. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với mẹo này vì nếu bạn không biết cách xử lý thông minh thì dễ khiến mọi người cho rằng bạn không tập trung vào nội dung cuộc họp.
7. Bước đi quanh phòng họp
Khi ai đó đứng lên và đi xung quanh phòng, bạn sẽ cảm thấy thế nào? Phải mất rất nhiều cố gắng nhưng một khi làm điều đó, bạn sẽ lập tức thể hiện được sự thông minh của mình. Khoanh tay lại, đi bộ xung quanh, đến một góc và tựa vào tường. Hít một hơi thật sâu và suy nghĩ thấu đáo. Tôi cá là tất cả mọi người trong phòng họp đều rất muốn biết được bạn đang suy nghĩ điều gì trong đầu đấy.
8. Yêu cầu người thuyết trình quay lại một slide
“Xin lỗi, bạn có thể quay trở lại một slide không?”
Đây là câu mà không một người thuyết trình nào muốn nghe. Nhưng điều này ngay lập tức sẽ khiến mọi người đổ dồn về phía bạn. Nếu bạn xem lại slide và không có bất cứ điều gì để thắc mắc? Có thể nói một câu như: “Tôi không chắc chắn những con số này có nghĩa là gì” và hướng ánh mắt về phía người trình bày như thể hiện rằng bạn mong muốn được giải thích kỹ hơn về điều đó.
9. Mỉm cười
Nếu trong một cuộc họp căng thẳng, khi có rất nhiều ý kiến trái chiều đưa ra và tất cả mọi người đều cố gắng bảo vệ quan điểm của mình mà bạn vẫn mỉm cười thì rõ ràng, bạn đã trở nên rất khác biệt đấy. Nếu có ai hỏi điều bạn nghĩ và bạn thực sự không nghe thấy bất kỳ điều gì trước đó thì chỉ cần nói rằng: “Thú thực mà nói, tôi không nghĩ gì cả”. Có thể họ sẽ khó chịu về sự bàng quan của bạn nhưng họ cũng sẽ cảm thấy bạn thật thú vị và có khiếu hài hước.
