Nghiệp vụ kho (Warehouse Operation) là gì?

Nghiệp vụ kho (Warehouse Operation) (Nguồn: Handshake)

Nghiệp vụ kho (Warehouse Operation)

Nghiệp vụ kho – danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Warehouse Operation.

Nghiệp vụ kho là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hoá trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình trao đổi hàng hoá qua kho với chi phí thấp nhất.

Tuỳ thuộc vào sản phẩm, vật tư, hàng hóa bảo quản và loại hình kho mà quá trình nghiệp vụ kho khác nhau. Tuy nhiên bất kì quá trình nghiệp vụ kho nào cũng phải trải qua 3 công đoạn: Nhập hàng; tác nghiệp kho; và giao hàng. (Theo Small Business)

Các công đoạn của nghiệp vụ kho

Nghiệp vụ tiếp nhận hàng

Tiếp nhận là công đoạn trung gian giữa quá trình nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ vận chuyển, và nghiệp vụ kho. Do đó, tiếp nhận thể hiện mối quan hệ kinh tế – pháp lí giữa các đơn vị kinh tế: nguồn hàng, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, và doanh nghiệp thương mại. Chính vì vậy, tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng.

2. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên.

Tham khảo: Giao hàng tại nơi đến (Delivery at Place - DAP) là gì? Nghĩa vụ của các bên DAP

3. Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác.

Quá trình tác nghiệp trong kho

Đây là công đoạn cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho, thực hiện tốt chức năng của kho hàng hoá

1. Chất xếp hàng vào vị trí

Phân bố và chất xếp hàng hoá hợp lí ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá, tiếp nhận và phát hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và dung tích kho hàng hoá.

2. Bảo quản, chăm sóc hàng hóa

Hàng hoá trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng.

Để tạo nên điều kiện thích hợp bảo quản hàng hoá, phát hiện hàng hoá bị giảm sút chất lượng, đề phòng mất mát, phải sử dụng một hệ thống các mặt công tác: Quản lí nhiệt độ, độ ẩm (thông gió, hút ẩm); vệ sinh, sát trùng ở kho; phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật; giám sát chất lượng hàng hoá.

Bên cạnh đó, phải đảm bảo sao cho hao hụt ở mức thấp nhất.

3. Tổng hợp lô hàng

Tổng hợp lô hàng là quá trình biến đổi hình thức hàng hoá và hình thành lô hàng theo yêu cầu đơn hàng. Việc biến đổi hàng hoá là cần thiết, vì hàng hoá nhập kho là theo yêu cầu của kho và doanh nghiệp đã được ghi trong hợp đồng mua bán, còn hàng hoá giao từ kho là theo yêu cầu của khách hàng

Tham khảo: Chứng từ điện tử (Electronic Document) là gì?

4. Chuẩn bị gửi hàng

Sau khi đã tập hợp các đơn hàng theo đúng yêu cầu của khách, tác nghiệp tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển

Phát hàng

Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hoá. Phát hàng bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hoá cho các đối tượng nhận hàng. (Theo Giáo trình Quản trị Logistic, NXB Tài chính)