Hoàn thiện hợp đồng (Contract Finalization) thực hiện gói thầu là gì?

Hoàn thiện hợp đồng (Contract Finalization) 

Hoàn thiện hợp đồng – danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Contract Finalization.

Sau khi đã lựa chọn được nhà thầu có hồ sơ dự thầu được đánh giá là tốt nhất, bên mời thầu và nhà thầu tiến hành hoàn thiện, đàm phán để đi đến sự thống nhất về hợp đồng thực hiện gói thầu.

Hoàn thiện hợp đồng là việc bắt buộc với tất cả các gói thầu, nhằm khắc phục những thiếu sót nhỏ không căn bản trong hồ sơ dự thầu, để hồ sơ dự thầu thực sự đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cùa hồ sơ mời thầu, tạo cơ sở cho việc kí kết và thực hiện hợp đồng.

Đối với những gói thầu lớn, phức tạp, luôn có sự không thống nhất giữa các nội dung của hợp đồng trong hồ sơ mời thầu. Do đó, để nội dung hợp đồng đủ rõ, đủ chi tiết về quyền và nghĩa vụ của từng bên, việc hoàn thiện hợp đồng giữa các bên sẽ khó khăn và mất nhiều thời gian hơn.

Nội dung hoàn thiện hợp đồng

Các nội dung còn chưa đủ chi tiết trong hồ sơ dự thầu

Nếu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu có những đề xuất chưa thật chi tiết về phạm vi, thời gian thực hiện công việc thì hoàn thiện hợp đồng phải làm rõ những nội dung này.

Việc áp giá trị cho sai lệch

Những nội dung trong hồ sơ dự thầu được nhà thầu chào nhiều hơn hoặc ít hơn so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu đều được hiệu chỉnh lại theo số lượng, khối lượng của hồ sơ mời thầu. Phần nào thừa thì phải giảm đi, phần nào thiếu thì phải bổ sung thêm.

Tuy nhiên, qui định của các tổ chức sở hữu vốn về áp dụng đơn giá khi hiệu chỉnh sai lệch trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu là rất khác nhau. Hoàn thiện hợp đồng giúp các bên thống nhất giá trị phần hiệu chỉnh này nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên.

Yêu cầu cam kết thực hiện những nội dung còn chưa nêu trong hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu dù đáp ứng các yêu cầu cơ bản của hồ sơ mời thầu, song có thể vẫn thiết một vài công việc nhỏ so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu, và điều này không làm ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện gói thầu. 

Tuy nhiên, để đảm bảo sự đáp ứng tuyệt đối các yêu cầu hợp lí của hồ sơ mời thầu, các bên cần hoàn thiện hợp đồng theo hướng bổ sung các công việc này, và không thay đổi giá chào thầu.

Về các điều kiện của hợp đồng

Thông thường, các điều kiện chung của hợp đồng trong hồ sơ mời thầu luôn cố định và nhà thầu có trách nhiệm tuân thủ. Tuy nhiên, đối với điều kiện cụ thể của hợp đồng tùy theo từng trường hợp, nhà thầu có thể đề xuất khác với nội dung nêu trong hồ sơ mời thầu.

Khi đó, việc hoàn thiện hợp đồng giúp hai bên khắc phục được sự khác biệt này để kí kết hợp đồng.

Điều chỉnh khối lượng công việc của gói thầu

Bản tiên lượng trong hồ sơ mời thầu xây lắp là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu, và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu, với kinh nghiệm của mình, nhà thầu có thể phát hiện ra những công việc sẽ có khối lượng thực hiện khác với khối lượng trong bản tiên lượng.

Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu có thể cùng nhau xem xét bản điều chỉnh này để thống nhất lại khối lượng công việc cần thực hiện, cũng như giá cả cụ thể. (Theo Giáo trình Đấu thầu, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)