Khó khăn khi thuyết trình là vấn đề nhiều người gặp phải. Dưới đây không chỉ có 10 lỗi khi thuyết trình phổ biến mà còn nhiều hơn nữa. Tất cả sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng thuyết trình ngày một tốt hơn.
Glossophobia là thuật ngữ được sử dụng để chỉ hội chứng sợ đứng trước đám đông mà hiện nay rất nhiều người mắc phải. Không chỉ bạn mà trên thế giới, hàng triệu người vẫn luôn có cảm giác tự ti như vậy.
Theo Học viện quốc gia về sức khỏe tâm lý thì có đến 74% số người đang trải qua nỗi sợ khi phải trình bày vấn đề trước đám đông. Và, như đa phần chúng ta đều biết, khi cảm thấy sợ hãi hoặc lo lắng, tâm trí và cơ thể có xu hướng sẽ “làm những điều dại dột”, kỳ lạ mà chúng ta không phải lúc nào cũng kiểm soát được.
Tuy nhiên, nếu nỗ lực có chủ đích thì có thể, bạn sẽ tránh được một số lỗi cơ bản khi thuyết trình mà mình vẫn thường mắc mà những sai lầm sau đây là vài trong số đó.
1. Thông điệp không hướng vào khán giả
Như Benjamin Disraeli đã từng nói: “Trò chuyện với một người đàn ông về anh ta thì anh ta sẽ ngồi nghe bạn hàng giờ”.
Mặt khác, nếu không nói với khán giả về chính họ thì nhiều khả năng, họ sẽ chẳng muốn nghe bạn nói. Đây chính là khẳng định của Darlene Price – chủ tịch của Well Said , đồng thời cũng là tác giả của cuốn Well Said! Presentations and Conversations That Get Results. “Các speaker thường mắc một thói quen xấu đó là trình bày vấn đề theo những thứ có sẵn rất giống nhau mà không thay đổi để hướng tới việc giải quyết những vấn đề mà người nghe đang gặp phải. Người nghe biết khi nào thì người nói không có sự chuẩn bị bài nói từ trước và phản ứng của họ sẽ đi từ thất vọng cho tới giận dữ và không thèm nghe nữa”.
Để tránh sai lầm này, hãy tự hỏi chính bạn: “Ai đang là khán giả của mình? Vấn đề cấp bách nhất của họ là gì? Những gì mình trình bày sẽ có ích cho họ như thế nào? Họ hiểu bao nhiêu về chủ đề mình sắp nói? Mình sẽ yêu cầu họ làm gì để tạo sự kết nối?” Tất cả những buổi diễn thuyết tuyệt vời nhất đều phụ thuộc vào nguyên lý đầu tiên này, đó chính là hiểu rõ khán giả.
2. Di chuyển mắt quá nhanh
Từ những người mới bắt đầu cho tới người nhiều kinh nghiệm, đa phần diễn giả đều không thể duy trì liên tục các cử chỉ giao tiếp bằng mắt có ý nghĩa đối với người nghe. “Mắt của họ đảo nhốn nháo một cách không có ý thức từ người này sang người khác, nhìn khắp phòng mà không hề dừng lại để thực sự chú ý vào những người đang lắng nghe họ trình bày”. Price nói, “thiếu đi giao tiếp bằng mắt sẽ cho thấy một loạt các thái độ khiến đối phương mất lòng như: không thành thật, không quan tâm, thờ ơ, thiếu tự tin, gian xảo và thậm chí là kiêu ngạo”.
Để kết nối về mặt thị giác thì các cử chỉ bằng mắt hướng đến từng người phải kéo dài ít nhất 2 đến 3 giây hoặc đủ lâu để nói một câu/một đoạn trọn vẹn. Giao tiếp bằng mắt hiệu quả là một kỹ năng phi ngôn ngữ quan trọng nhất trong “hộp công cụ” của một nhà diễn thuyết.
3. Các cử chỉ xấu khiến người nghe mất tập trung
Có ít nhất 20 tật xấu cần phải loại bỏ, bao gồm: siết chặt hai bàn tay, đi đi lại lại, cho tay vào túi quần, xóc tiền xu hay chìa khóa khi đang nói, xoay nhẫn trên ngón tay, đứng yên một chỗ trên bục sân khấu, liếm môi, liên tục sờ vào tóc hoặc quần áo, xoay bút, lắc đầu, chắp tay sau lưng và sờ lên mặt. “Có một hoặc nhiều hơn các thói quen này có thể khiến khán giả mất chú ý vào những gì bạn nói và không còn tín nhiệm bạn nữa”, Price giải thích.
Việc ghi âm lại những gì bạn sẽ nói và xem lại chúng là giải pháp giúp bạn giải quyết rắc rối này. “Luyện tập thường sẽ giúp bạn thoải mái hơn và giảm lo lắng. Đồng thời, cũng nên tham gia một lớp học thuyết trình hoặc tận dụng các khóa huấn luyện để loại bỏ những thói quen xấu trên và hình thành những thói quen mới giúp bạn tự tin hơn khi diễn thuyết”.
4. Thiếu năng lượng
“Là người nắm giữ kỷ lục thế giới cho rất nhiều buổi biểu diễn thành công trong cùng một show diễn tại sân khấu Broadwar, George Lee Andrews nổi tiếng với vai diễn Monsieur André trong The Phantom of the Opera”. Price nói. “Chắc chắn ông ấy đã cảm thấy rất mệt trong ít nhất một hoặc hai buổi biểu diễn trong tổng số 9.382 show đã tham gia nhưng ông không bao giờ thể hiện điều đó ra bên ngoài. Hãy để ý tới việc hợp đồng của ông đã được gia hạn 45 lần trong hơn 23 năm là biết thôi”.
Nhiệt tình, được định nghĩa như là sự thích thú đến mức háo hức và quan tâm tích cực là thứ mà các khán giả mong muốn được nhìn thấy nhất ở mỗi bài thuyết trình. Trái lại, truyền tải sự nhàm chán với giọng đều đều, các biểu lộ trên khuôn mặt thiếu sức sống và thẫn thờ là điểm mà người nghe cực kỳ ghét ở các diễn giả.
Theo Price, để tránh tình trạng này, “hãy nói truyền cảm, nở nụ cười thân thiện, di chuyển một cách tự nhiên và tận hưởng từng khoảnh khắc mà bạn giao tiếp với khán giả”.
5. Không luyện tập trước
Những nhà diễn thuyết xuất sắc đều có sự chuẩn bị. “Cụ thể là, họ biết chủ đề cần nói, tổ chức nội dung, thiết kế slide ấn tượng và tìm hiểu kỹ các vấn đề trọng tâm muốn trình bày”.
Tuy nhiên, theo một cuộc điều tra mới được thực hiện gần đây thì Price nói rằng, chưa đầy 2% trong tổ sống hơn 5.000 doanh nhân tham gia trình bày tại chương trình Fortune 100 thực sự diễn tập trước các bài trình bày của họ. Thói quen xấu này dẫn tới việc khán giả chỉ nghe loáng thoáng và không thực sự hiểu rõ những gì được truyền đạt.
Để tối ưu hóa nhận thức của người nghe và có được kết quả mà bạn muốn sau buổi diễn thuyết thì hãy tập nói thật to ít nhất một lần trước khi đứng trên sân khấu.
Một số mẹo giúp bạn chuẩn bị bài thuyết trình tốt hơn:
6. Nội dung rối rắm
“Điều này rất dễ hiểu. Sau cùng, uy tín của chúng ta sẽ bắt đầu bị đánh giá khi chúng ta đứng dậy và bắt đầu nói. Thế nên, để an toàn, chúng ta thường tập trung gần như toàn bộ vào thứ mà Aristotle gọi là Logos bao gồm chức năng của lập luận logic, ngôn ngữ, phân tích, lý trí, tư duy phản biện và các con số”.
Tuy nhiên, khi sử dụng hết tất cả các loại nội dung này thì bài thuyết trình sẽ trở nên dài dòng, quá nhiều slide không cần thiết và hệ quả là bạn sẽ phải dành thời gian để đọc chữ và số trên slide mà bỏ qua phần quan trọng nhất đó là tập trung vào khán giả. Price nhấn mạnh: “hãy gạt bỏ thói quen sử dụng nội dung rối rắm”. Bởi vì, bạn sẽ đánh mất người nghe và làm thui chột khả năng thiên bẩm của bản thân là truyền cảm hứng, kết nối và thuyết phục.
7. Không truyền cảm hứng
Theo Aristotle, còn quan trọng hơn cả Logos đối với nghệ thuật thuyết phục đó chính là Pathos, bao gồm các hoạt động thiên về não phải như cảm xúc, hình ảnh, câu chuyện, ví dụ minh họa, sự đồng cảm, hài hước, tưởng tượng, màu sắc, âm thanh, tiếp xúc và tạo mối quan hệ.
“Hàng loạt nghiên cứu đã chỉ ra rằng con người đặc thù là ra quyết định dựa trên cảm xúc đầu tiên (Pathos), sau đó, chúng ta tìm kiếm các sự thật và con số để chứng minh cho điều đó (Logos). Khán giả cũng làm điều tương tự. Với những từ ngữ, hình ảnh và hành động của bạn, hãy bắt đầu tìm cách truyền cảm xúc tới họ (sự thích thú, bất ngờ, hy vọng, phấn khích, tình yêu, sự đồng cảm, tổn thương, nỗi buồn, sợ hãi, ghen tị, tội lỗi). Tiếp theo, hãy đưa ra những phân tích để làm rõ cho những cảm xúc đó”.
Một bài thuyết trình tạo dấu ấn, thuyết phục và có tính kết nối phải có sự cân bằng giữa thông tin và truyền cảm hứng. “Nó phải được “nói” bằng cả cái đầu và trái tim, có sự dung hòa cả sự kiện lẫn cảm xúc”.
8. Thiếu sự ngắt nghỉ
Nhiều speaker có thói quen xấu đó là nói liên tục không ngừng nghỉ. Giống như một chiếc tàu hỏa đang chạy, họ tăng tốc quá nhanh, dẫn tới mất phanh, không thể dừng lại và cũng không thể rẽ.
Những lý do cho tình trạng này thường xuất phát từ sự lo lắng, cơ thể tiết ra quá nhiều adrenaline hoặc cảm thấy căng thẳng do thời gian trình bày hạn chế. Theo Price: “Bất kể vì lý do gì, có 3 thời điểm mà bạn nên có sự ngắt nghỉ, bao gồm: trước và sau khi nói thứ gì đó quan trọng muốn khán giả nhớ; trước và sau khi có sự chuyển tiếp từ một điểm mấu chốt sang điểm tiếp theo và giữa 3 phần của bài: mở bài, thân bài và kết”.
Khi sử dụng sự im lặng có chủ ý như là một thuật hùng biện thì bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn, thông điệp truyền tải tạo hiệu ứng mạnh hơn và khán giả cũng sẽ ghi nhớ nhiều hơn những gì bạn nói.
9. Phần mở đầu thiếu hấp dẫn
“Theo triết gia Hy Lạp Plato thì mở đầu là phần quan trọng nhất của một công việc”. Tuy nhiên, “thói quen xấu rất phổ biến của các diễn giả đó là lãng phí những giây đầu quý giá này vào việc lảm nhảm những thứ chẳng có gì quan trọng, đùa cợt, đọc chương trình hay đưa ra lời xin lỗi chẳng cần thiết. Tất cả những thứ này không thể nào cuốn hút người nghe và tạo động lực để họ nghe bạn nói tiếp”.
Bạn, thông điệp của bạn và khán giả của bạn xứng đáng nhận được nhiều hơn thế.
Do vậy, hãy mở đầu một cách thật ấn tượng. Đầu tư chất xám, thời gian và nỗ lực để mài giũa và luôn nhớ rằng mở đầu là “phần quan trọng nhất trong toàn bộ bài thuyết trình”. Chẳng hạn, bạn có thể kể một câu chuyện cảm động, có liên quan tới chủ đề muốn nói, đưa ra một con số bất ngờ hoặc đặt một câu hỏi mở để thách thức người nghe.
10. Sử dụng quá nhiều (hoặc quá ít) yếu tố hài hước
Thật khó để xác định được chính xác bao nhiêu thời gian trong một bài diễn thuyết mà bạn nên sử dụng cho những lời đùa cợt – đặc biệt nếu bạn chưa biết nhiều về khán giả.
Hiển nhiên, bạn không muốn bài nói của mình trở nên khô khan và nhàm chán nhưng bạn cũng không hề muốn trình bày theo kiểu như thể bạn đang cố gắng một cách khó khăn để trở thành một diễn viên hài .
Quy tắc ngón tay cái phù hợp nhất ở đây là hãy là chính mình và bạn có thể sử dụng một chút sự hài hước cho những thời điểm hợp lý.
Để cho khán giả cười (hoặc ít nhất là mỉm cười) ngay từ đầu bài thuyết trình là cách tuyệt vời nhất để phá vỡ không gian im lặng, căng thẳng và kết nối nhanh hơn với họ. Tuy nhiên, hãy thử kiểu đùa ấy với bạn bè trước để chắc chắn rằng nó sẽ tạo ra hiệu ứng tốt đẹp.
11. Đọc slide
Slide là công cụ hữu ích để “nhắc” bạn nội dung và củng cố lại những điểm quan trọng cho khán giả.
Tuy nhiên, theo tác giả Geoffrey James trên Tạp chí Inc thì những người mà xem bài thuyết trình của bạn hoàn toàn có thể tự đọc được thế nên nói ra đúng y những thông tin và hình ảnh đã có trên đó sẽ khiến họ cảm thấy nhàm chán và bị sỉ nhục!
“Sử dụng slide như là những tấm biển chỉ đường cho các điểm then chốt mà bạn muốn nhấn mạnh tốt hơn là bản mềm cho tất cả những gì bạn sẽ nói”.
12. Đưa ra lời bào chữa hoặc xin lỗi
Có thể bạn bị muộn giờ và muốn nói cho khán giả biết lý do tại sao. Hoặc có thể bạn vừa trải qua một chuyến bay dài và muốn họ thông cảm nếu bài thuyết trình không được tốt như mong đợi.
Dù gì đi nữa, đưa ra một lời bào chữa hoặc xin lỗi sẽ hình thành một giọng điệu tiêu cực và khiến cho khán giả có lý do để nghĩ rằng bài nói của bạn rồi sẽ không có gì ấn tượng. Thay vì như vậy, hãy tự vượt qua rủi ro đó và để cho khán giả tự đánh giá chất lượng buổi thuyết trình.
“Bất kể bạn có cảm thấy thế nào thì cũng hãy thể hiện sự nhiệt huyết của bạn ngay trên sâu khấu và nỗ lực hết sức có thể”.
13. Liên tục thể hiện sự lo lắng – hoặc không thừa nhận
Một trong những thứ tệ nhất bạn có thể làm là thu hút sự chú ý không cần thiết vào thực tế là bạn đang lo lắng. Liên tục thể hiện điều đó – hoặc đề cập đến nó nhiều lần trong suốt buổi thuyết trình có thể khiến cho người nghe cảm thấy một chút không thoải mái.
Tuy nhiên, bạn có thể – và nên – thừa nhận sự thiếu tự tin của mình một lần trước khi tiếp tục trình bày.
Nghiên cứu được thực hiện tại Đại học Boston cho thấy rằng che giấu cảm xúc lo lắng với khán giả – thứ mà họ gọi là sự kìm nén thực sự có thể khiến nỗi sợ đó tăng lên và tim cũng đập nhanh hơn. Hiển nhiên, điều này sẽ bất lợi cho chất lượng buổi diễn thuyết.
14. Kết thúc bài nói với câu hỏi Q&A
Chắc hẳn bạn đã từng nghe một diễn giả kết thúc bài diễn văn lẽ ra là hay bằng một câu nói cộc lốc: “Thế thôi. Có ai muốn đặt câu hỏi gì không?”.
Đối với người nghe, hành động này như thể một chiếc pháo hoa với một kíp nổ đã bị dính nước mà thường người ta gọi là “bom xịt” vậy. Theo Price: “Đoạn cuối hay nhất của bạn đó là cơ hội cuối cùng để củng cố lại các vấn đề quan trọng, đảm bảo rằng thông điệp đó sẽ được ghi nhớ và kích thích khán giả hành động”. Hãy tránh thói quen kết thúc bài nói với câu hỏi kiểu Q&A vì nó sẽ khiến cho những gì bạn đã trình bày chẳng để lại dấu ấn gì cả.
Không có vấn đề gì nếu mời khán giả đặt câu hỏi và đưa ra lời bình luận. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn có đoạn cuối thật mạnh mẽ: “Hãy kết thúc chủ đề với 3 phần như sau: tóm tắt nội dung ngắn gọn, đưa ra lời kêu gọi hành động và một câu kết hoàn hảo. Hãy xây dựng thói quen nói ra được câu cuối cùng bạn muốn khán giả ghi nhớ nhất”.
15. Sai lầm trong quản lý thời gian
Thời gian thuyết trình rất quan trọng. Vì thế, đừng quên bước này trong khâu chuẩn bị. Dù tham gia một cuộc họp, trình bày trên sân khấu hay hội nghị online, hãy cố gắng trình bày nội dung trong thời gian quy định để tránh lỗi. Tuy nhiên, đừng vì thế mà vội vàng, hay nói quá nhanh nội dung bởi điều đó không giúp người nghe nắm được vấn đề. Thay vào đó, bạn dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và chuẩn bị cẩu thả.
Thực tế, quản lý thời gian khi thuyết trình hay trình bày nội dung đủ ý, hấp dẫn trong thời gian có hạn không khó nếu bạn có sự chuẩn bị chu đáo từ trước. Hãy mở bài thuyết trình, bấm đồ hồ hẹn giờ và tập nói trước gương. Ban đầu, có thể bạn sẽ bị quá thời gian nhưng từ đó, dần dần bạn sẽ biết cân đối thời gian trình bày nội dung từng phần hợp lí.
16. Chia sẻ quá nhiều thông tin
Bạn có thể muốn chia sẻ rất nhiều thông tin trong bài thuyết trình. Ý định đó rất tốt nhưng lại là một lỗi phổ biến khi nói trước công chúng.
Nhiều người cảm thấy thiếu tự tin hay sợ uy tín bị giảm sút khi thuyết trình trước đám đông. Vì vậy, họ cố gắng đưa hàng núi thông tin vào trong bài thuyết trình của mình nhằm đảm bảo khán giả hiểu nội dung đang hướng tới và nội dung bài thuyết trình hữu ích để thảo luận.
Đây là một sai lầm và sẽ chỉ khiến khán giả của bạn choáng ngợp. Thay vào đó, hãy nghĩ về một số điều bạn thực sự cần cho họ biết vào cuối bài thuyết trình. Sau đó, hãy tập trung bài phát biểu vào những ý chính đó. Đừng quá tham thông tin, hãy để lại mọi thứ khác cho phần hỏi đáp nếu khán giả thực sự cần biết thêm chi tiết.
Trên đây là các lỗi thường gặp khi thuyết trình. Bạn có hay mắc phải điều nào ở trên không? Bạn thường chuẩn bị bài thuyết trình như thế nào? Hãy chia sẻ cùng độc giả Masterskills.com nhé!
