Chọn thời điểm vàng để gửi email marketing

Trong thời đại công nghệ ngày nay, hộp thư đến của mọi người chắc hẳn sẽ thường xuất hiện email marketing từ nhiều thương hiệu. Những email này có thể xuất hiện vào các khoảng thời gian không cố định trong ngày, cá biệt, có nhiều email còn được gửi vào sáng sớm hoặc tối muộn.

Tuy nhiên, bạn đã bao giờ nhận được nhiều email tiếp thị cùng một lúc? Bạn đã bao giờ thấy hộp thư đến của mình ping nhiều lần liên tiếp hoặc các thông báo trên điện thoại xuất hiện dồn dập? Một lời giải thích cho chuyện này chính là thời gian gửi email. Thông qua các phương pháp kiểm tra khác nhau, từ việc phân tích dữ liệu và trải nghiệm người dùng trước đó, các thương hiệu hoàn toàn có thể tìm ra những khoảng thời gian tốt nhất để gửi email.

Vậy tại sao biết thời điểm tốt nhất để gửi email marketing lại quan trọng? Các báo cáo cho thấy, thời gian gửi email sẽ đóng vai trò quan trọng, quyết định tới các yếu tố như: tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và hiệu suất tiếp thị tổng thể qua email. Do vậy, cần đặc biệt lưu ý một số yếu tố dưới đây để chọn được thời điểm vàng khi gửi email tiếp thị:

#1. Ngày trong tuần

Nhiều chuyên gia tiếp thị cho rằng: ngày nào trong tuần cũng đều có thể là ngày tốt để gửi email marketing, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Nếu phân tích cách mỗi ngày chúng ta và khách hàng thường làm việc như thế nào mỗi ngày có thể sẽ giúp thương hiệu quyết định xem ngày nào mới thực sự là ngày tốt nhất để gửi email tiếp thị. Dưới đây là bảng phân tích cụ thể các ngày trong tuần:

• Thứ Hai: Chúng ta thường bắt đầu tuần làm việc mới sau thời gian nghỉ cuối tuần. Do vậy, tốc độ xử lý công việc sẽ chậm hơn và mọi người cũng ưu tiên kiểm tra email từ đồng nghiệp và khách hàng vào thứ Hai. Điều này cũng lý giải tại sao nhiều email tiếp thị hoặc quảng cáo thường bị liếc qua, chưa mở hoặc xóa ngay lập tức. Tuy nhiên, dữ liệu gần đây cho thấy: Thứ Hai có thể không hẳn là một ngày tồi tệ vì tỷ lệ mở luôn khớp với các ngày khác trong tuần.
• Thứ 3 – Thứ 5: Các nhà tiếp thị có xu hướng coi những ngày này là tốt nhất để gửi email tiếp thị. Tại sao? Các cá nhân đã ổn định với công việc hàng tuần, do vậy, sẽ kiểm tra email ở tốc độ nhanh hơn, có nghĩa là họ có khả năng mở và nhấp vào bất kỳ email marketing nào được gửi.
• Thứ Sáu: Với nhiều người đã sẵn sàng cho ngày nghỉ cuối tuần, vì lẽ đó, một số nhiệm vụ hoặc dự án công việc không được bắt đầu vào ngày này. Nhiều người nghĩ Thứ Sáu là ngày để hoàn thành các nhiệm vụ hoặc công việc còn dang dở hay có thời gian làm việc thoải mái mà ít bị các cuộc họp làm gián đoạn. Dữ liệu gần đây cho thấy tỷ lệ mở và nhấp chuột trong ngày này vẫn nhất quán với tỷ lệ vào các ngày khác trong tuần.
• Thứ Bảy và Chủ Nhật: Trong nhiều trường hợp, mọi người không kiểm tra email vào cuối tuần và dành nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cá nhân hay gia đình. Tuy nhiên, tùy thuộc vào văn hóa làm việc, vị trí địa lý và loại hình công việc, thói quen này cũng có thể thay đổi.

#2. Thời gian trong ngày

Thời gian trong ngày là một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến việc chọn thời điểm tốt nhất để thực hiện các chiến dịch tiếp thị qua email. Trong nhiều trường hợp, gửi trong giờ làm việc đem lại hiệu quả cao nhất vì hầu hết các cá nhân đang trực tuyến nên họ cũng sẽ chủ động kiểm tra hộp thư đến hơn. Tuy nhiên, điều này cũng có thể phụ thuộc vào các ngày trong tuần.

Dưới đây là bảng phân tích thời điểm tốt nhất trong ngày để gửi email:

• Sáng sớm (7 giờ sáng đến 10 giờ sáng): Thời gian này sẽ là tối ưu nếu thương hiệu đang muốn thu hút sự chú ý của một cá nhân khi họ bắt đầu ngày làm việc mới hoặc kiểm tra email từ tối hôm trước.
• Giữa trưa (11 giờ sáng đến 1 giờ chiều): Đây có thể là khoảng thời gian tối ưu vì mọi người đã nghỉ trưa. Tùy thuộc vào thói quen làm việc của khách hàng, sẽ có người tập trung ăn trưa và kiểm tra email khi họ quay lại làm việc vào buổi chiều; trong khi những người khác làm việc qua trưa và sẽ tiếp tục kiểm tra email đến. Bất kể thói quen nào, mọi người cũng sẵn sàng kiểm tra email marketing trong giờ nghỉ trưa.
• Buổi chiều (3 giờ chiều đến 5 giờ chiều): Thời gian này có thể là tối ưu nếu doanh nghiệp đang muốn thu hút sự chú ý của ai đó vào cuối ngày làm việc – khi mọi thứ đang dần ổn định. Nhiều người đã kết thúc công việc họ đang làm trong ngày hoặc bắt đầu lập kế hoạch cho ngày hôm sau, vì vậy, gửi email tiếp thị trong thời gian này có thể là một lựa chọn không tồi.
• Buổi tối/ ban đêm (6 giờ chiều đến 9 giờ tối): Thời gian này có thể là tối ưu nếu bạn đang muốn tiếp cận người đọc sau giờ làm việc. Mọi người vẫn có xu hướng kiểm tra email sau khi làm việc xong. Đây có thể là thời điểm tuyệt vời để gửi email tiếp thị nếu khách hàng có thói quen nhận email sau giờ làm việc.

#3. Nhân khẩu học và Hành vi của đối tượng mục tiêu

Mặc dù đã chọn được ngày trong tuần và thời gian trong ngày để gửi email tiếp thị, nhưng các thương hiệu vẫn cần nhớ: đây mới chỉ là các yếu tố riêng lẻ cần được thử nghiệm và chúng ta vẫn cần lưu ý tới yếu tố nhân khẩu học và hành vi của đối tượng mục tiêu.

Ví dụ: nếu tổ chức của bạn cung cấp dịch vụ SaaS cho lĩnh vực ngân hàng và đối tượng mục tiêu là thành viên nhóm điều hành và các cá nhân thuộc nhóm C, thì thời điểm tốt nhất để gửi email tiếp thị sẽ hoàn toàn khác với tổ chức có giải pháp công nghệ hàng không và phục vụ chủ yếu cho đối tượng là phi công và kỹ thuật viên máy bay.

Dưới đây là bảng phân tích lý do tại sao nhân khẩu học và hành vi của người đọc lại quan trọng khi chọn thời điểm tốt nhất để gửi email:

• Dữ liệu tương tác từ các chiến dịch cũ có thể cung cấp thông tin chi tiết về ngày nào trong tuần và thời gian mở trong ngày sẽ có tỷ lệ nhấp là cao nhất
• Nhóm đối tượng với vai trò và chức danh công việc khác nhau có hành vi mở và nhấp email khác nhau:

– Giám đốc điều hành và các thành viên thuộc nhóm C có thể không kiểm tra email thường xuyên do lịch họp bận rộn và sẽ ưu tiên kiểm tra email vào cuối tuần

– Các thành viên thuộc nhóm quản lý có thể kiểm tra email của họ nhiều hơn vì họ có lịch trình linh hoạt hơn. Tuy nhiên, nhóm này có thể không kiểm tra email sau giờ làm hoặc vào cuối tuần

• Các mục tiêu tiếp thị khác nhau dựa trên phân khúc đối tượng có thể ảnh hưởng đến thời gian gửi email: nếu mục đích để nâng cao nhận thức của khách hàng hay tập trung mở rộng danh sách khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp nên gửi vào ngày trong tuần và chọn thời điểm trong ngày mà trước đây đã ghi nhận tỷ lệ mở cao

Sử dụng dữ liệu tương tác trong quá khứ, kết hợp linh hoạt với hiểu biết đầy đủ về nhân khẩu học và hành vi của đối tượng mục tiêu có thể giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược email marketing hiệu quả. Bằng cách thu hẹp một ngày hoặc một vài ngày trong tuần – với khung giờ ngày hoạt động tốt nhất, phù hợp nhất với mục tiêu tiếp thị, bạn sẽ có được thành công trong hoạt động tiếp thị và kinh doanh một cách lâu dài.

Theo Christa Tuttle

Bài liên quan:

• 5 cách tối ưu quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
• Cách tốt nhất để viral cuộc thi và mở rộng danh sách nhận email