Có một sự khác biệt lớn giữa một email được viết rất tốt và một email khiến người khác cảm thấy khó chịu muốn xóa ngay khi đọc xong. Email đã trở thành công cụ quá đỗi quen thuộc trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Đây là công cụ quan trọng nhất của truyền thông gần như được sử dụng trên toàn cầu.
Và cũng giống như tất cả những thứ khác, có một vài yếu tố người dùng nên lưu ý để không mắc phải. Nếu muốn viết một email thu hút sự chú ý và mong nhận được thư trả lời, hãy ghi nhớ 10 thói quen viết email dưới đây có thể khiến người khác cảm thấy khó chịu. Mời các bạn cùng tham khảo!
Gửi email không mục đích
Đừng chỉ gửi email vì bạn có thể làm điều đó. Hãy chỉ gửi email khi bạn có mục đích rõ ràng – có thông tin quan trọng cần chia sẻ, cập nhật thông tin hay trả lời một yêu cầu của người khác. Nếu bạn liên tục gửi những email không có mục đích, người nhận sẽ không đọc chúng. Hãy tôn trọng thời gian của người nhận.
Viết toàn bộ email trong một đoạn văn
Nếu chỉ là một email ngắn thì bạn hoàn toàn có thể làm như vậy, nhưng nếu bạn định viết một email dài hơn một ý, hãy chia nó ra thành nhiều đoạn.
Email cũng cần có bố cục rõ ràng giống như những lá thư thương mại khác; cần có phần mở, thân và kết luận rõ ràng. Nếu viết email chỉ trong một đoạn sẽ gây khó khăn cho người nhận khi đọc và mắt cũng không được nghỉ ngơi.
Không trả lời những email cần trả lời
Không có gì bực bội hơn khi hỏi ai đó một câu hỏi mà không nhận được câu trả lời phải không? Người đó rõ ràng cần biết một thông tin nào đó và khi bạn không trả lời, vô tình gây bối rối và căng thẳng cho họ, điều mà không ai muốn cả.
Nếu ai đó hỏi bạn một câu hỏi và mong nhận được câu trả lời qua email, hãy vui lòng trả lời họ. Bạn chỉ mất một, hai phút để trả lời và mọi người đều hài lòng vì điều đó hơn là im lặng. Nếu bạn đang có vấn đề với việc kiểm soát hộp thư đến của mình, hãy tham khảo những mẹo hữu ích này.
: Làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày với 3 hành động đơn giản
Nội dung không liên quan đến tiêu đề email
Điều này chứng tỏ bạn là một người có kỹ năng viết thư tồi và kỹ năng tổ chức yếu. Hãy thử nghĩ xem nếu bạn đặt tiêu đề email là “Cập nhật dự án” nhưng trong phần nội dung lại không hề đề cập chút nào đến chủ đề đó thì sao? Điều đó chắc chắn sẽ gây hoang mang và bực bội cho người nhận.
Do đó, nếu không chắc chắn về tiêu đề, hãy đợi đến khi bạn viết xong thư, khi đó bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về việc nên viết gì ở dòng tiêu đề.
Bỏ trống dòng tiêu đề email
Sự phiền toái này cũng giống với sự phiền toái do lỗi vừa đề cập ở trên gây ra. Khi bạn để trống tiêu đề email, người đọc sẽ không hiểu lý do tại sao bạn gửi email và trong môi trường công sở bận rộn như hiện nay thì điều đó chỉ khiến bạn nhận được những lời chỉ trích và người nhận có khả năng sẽ xóa thư của bạn vì cho rằng đó là thư rác.
Đánh dấu “khẩn cấp” khi không cần thiết
Hãy nhớ bạn chỉ nên đánh dấu cờ đỏ cho email khi nó thực sự khẩn cấp. Bạn vẫn nhớ câu chuyện chú bé chăn cừu chứ? Đó chính là điều sẽ xảy ra với bạn khi liên tục gửi những email đánh dấu “khẩn cấp” trong khi chúng thực sự không khẩn cấp đến vậy. Người nhận sẽ không để tâm đến bạn khi bạn liên tục gửi những email đánh dấu “khẩn” mà thực tế chúng không hề khẩn cấp.
Email đầy lỗi chính tả
Việc gửi một email mà không kiểm tra chính tả hay đọc lại những gì bạn đã viết trước khi nhấn nút gửi là một lỗi lớn. Email nói lên rất nhiều điều về bạn – nếu bạn gửi những email đầy lỗi chính tả, câu không hoàn chỉnh hay sai ngữ pháp thì bạn đang khiến người đọc thấy rằng bạn không tôn trọng họ hay tệ hơn, bạn là một kẻ bất lịch sự.
: 9 lời khuyên hữu ích để viết email hiệu quả
VIẾT CHỮ IN HOA TOÀN BỘ
Bằng mọi giá bạn cần tránh lỗi này; việc sử dụng chữ in hoa chính là gửi thông điệp đến cho người đọc rằng bạn đang giận dữ hay đang mắng chửi họ đó. Hãy lưu ý nhé!
Sử dụng từ lóng và từ viết tắt
Email không phải tin nhắn trên điện thoại, vì thế không nên dùng những cách viết như LOL (Laugh out loud – cười ầm ĩ), BTW (By The Way – tiện đây) hay các từ lóng, từ viết tắt khác mà bạn thường dùng khi nhắn tin. Hãy nhớ, email cũng giống như thư thương mại và viết tắt kiểu trẻ con là thứ không cần thiết.
Nhấn nút “trả lời tất cả” khi không cần thiết
Thói quen sử dụng email này không chỉ khiến người khác coi thường bạn mà có thể khiến bạn gặp rắc rối. Trước tiên, cần tránh việc nhấn nút “Reply all – trả lời tất cả” nếu bạn chỉ trả lời một người bởi những bức thư không mong muốn có thể làm đầy hộp thư đến của người nhận và không ai thích điều đó cả. Thứ hai, khi nhấn nút “trả lời tất cả” trong khi bạn chỉ muốn trả lời một người sẽ khiến bạn gặp rắc rối nếu động chạm đến một người khác có trong danh sách người nhận.
Hãy tránh xa những thói quen xấu này và chắc chắn bạn sẽ không bị người khác chỉ trích khi nhìn thấy tên bạn trong trường “người gửi” lúc kiểm tra email.
: 13 thói quen xấu cần loại bỏ để làm việc hiệu quả hơn vào
Chúc các bạn vui vẻ!
