Về tác giả: Bài viết được dịch lại từ chia sẻ của tác giả Jane Dizon đăng trên trang web Lifehack.
Đáng lẽ bạn định làm một khác hơn là đọc bài viết này. Tuy nhiên, do một điều gì đó “thần bí” không rõ, bạn đã quyết định chần chừ một chút. Bạn xứng đáng nhận được một lời khen vì đã chọn đúng nơi giúp bạn thay đổi. Tuy nhiên, tôi cũng muốn nhấn mạnh rằng ngay từ hành động này cũng đủ để nhận ra bạn rất dễ trì hoãn. Và có lẽ đúng hơn, bạn chưa thiết lập được công việc ưu tiên thật sự.
Sự trì hoãn (chây ì hoặc chần chừ là các cách gọi khác) không phải là một căn bệnh. Nó chỉ là một suy nghĩ đã được bạn gắn chặt vào tư duy nhưng nó có thể thay đổi. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu áp dụng các cách để “chữa” chây ì dưới đây thì tôi cũng muốn nhắc nhở một số thứ.
Bạn chấp nhận thỏa thuận chứ? Nếu đồng ý, chúng ta hãy cùng khám phá 15 cách để cải thiện năng suất và chấm dứt tình trạng trì hoãn trong công việc sau đây nhé.
1. Thử phương pháp (10+2)*5
Hãy bắt đầu với một mẹo quá quen thuộc nhưng rất hiệu quả có tên gọi (10+2)*5 được tạo ra bởi Merlin Mann – tác giả của 43Folders.com. Đừng lo lắng, đây không phải là một biểu thức toán học bạn cần tìm đáp số. (10+2)*5 đơn giản có nghĩa là: 10 phút làm việc + 2 phút nghỉ ngơi, tất cả nhân với 5, hoàn thành công việc trong 1 giờ đồng hồ. Mẹo này rất quan trọng trong việc ép bạn làm việc trong một thời gian giới hạn, không bỏ qua và phá vỡ lịch trình. Sau một thời gian áp dụng (10+2)*5, bạn sẽ dần tự đưa mình vào guồng quay của một kế hoạch làm việc hiệu quả.
2. Sử dụng màu đỏ và màu xanh thường xuyên
Dọn dẹp bàn làm việc và loại bỏ những thứ khiến bạn bị rối trí. Theo một nghiên cứu của Tạp chí Science Daily về màu sắc nào góp phần cải thiện hoạt động của não bộ thì màu đỏ được xác định sẽ giúp tăng sự tập trung vào các chi tiết, trong khi màu xanh giúp kích thích sự sáng tạo.
Tự “bao vây” mình bằng những màu sắc này không chỉ có lợi cho não bộ mà còn thu hút đôi mắt của bạn hơn đấy. Thế nên, bạn sẽ chẳng rời bàn làm việc đi được đâu.
3. Tạo một lịch trình nghỉ ngơi
Liệt kê tất cả những thứ bạn muốn làm vào ngày nghỉ, chẳng hạn như lướt web, kiểm tra email, thời gian ăn nhẹ, chụp ảnh tự sướng, lướt Facebook/Twitter – tất cả mọi thứ. Giống như công thức (10+2)*5, bạn cũng sẽ siết chặt thời gian làm những hoạt động này nhưng điểm khác ở chỗ, tổng thời gian chỉ là 20 phút (so với 1 giờ ở trên). Cuối cùng, bạn có khoảng thời gian nghỉ ngơi rất khôn ngoan. Bạn đang hoàn thành nhiêm vụ trong khi vẫn “đánh lạc hướng” là bạn đang làm những thứ bạn thích.
4. Thiết lập thời gian biểu cho công việc của bạn
Giống như những thói quen khác, trì hoãn là một bức tường rất khó phá vỡ. Do vậy, cách hiệu quả là thay thế thói quen này bằng một thói quen khác. Khi được giao một nhiệm vụ, bạn hãy nhanh chóng thiết lập thời gian cho từng bước thực hiện. Chẳng hạn, nếu bạn có một bài tập lớn cần nghiên cứu thì:
Deadline (hạn chót) là cách tốt nhất giúp bạn hoàn thành mọi thứ. Thiết lập thời gian cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ nghĩa là bạn đã tạo ra áp lực về thời gian ngay cả khi đã hết thời hạn.
5. Đi ra ngoài
Thay đổi môi trường làm việc cũng là cách để bạn tránh sự trì hoãn. Nếu cần hoàn thành một dự án căng thẳng, hãy đến thư viện hoặc quán cafe. Ghế sofa và chiếc giường ấm cúng trong nhà chỉ càng khiến bạn muốn nhảy lên giường mà thôi.
6. Hãy lười biếng…. một cách có ích
Thay vì tìm đủ mọi cách để chấm dứt tình trạng trì hoãn không hiệu quả thì bạn cũng có thể lợi dụng nó để tìm kiếm những con đường tắt và giải pháp mới nhằm hoàn thành công việc. Ghim nhiều tờ giấy cùng lúc hoặc học kỹ thuật gấp quần áo chỉ trong 3 giây. Động lực mạnh mẽ được kết hợp với sự lười biếng thi thoảng sẽ khiến bạn làm mọi thứ tốt hơn và trở nên sáng tạo hơn mà bạn chưa bao giờ nghĩ rằng bạn có thể như vậy đấy.
7. Nhờ ai đó giám sát bạn
Đó có thể là đồng nghiệp, người giám sát hoặc một người bạn khác, bất cứ ai có thể đưa ra những lời khiển trách khi bạn trì hoãn. Để tăng hiệu quả, bạn cũng có thể đặt ra quy định sẽ nộp tiền phạt cho mỗi lần không hoàn thành nhiệm vụ hay lướt Facebook, xem video hài trên YouTube trong khi làm việc. Hãy xem việc bị mất đi một số tiền mỗi lần chây ì sẽ khiến bạn thay đổi như thế nào nhé.
8. Không đặt các thiết bị điện tử trên bàn làm việc
Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Kleiner Perkins Caufield và Byers thì người dùng trung bình kiểm tra điện thoại 150 lần/ngày và các cảnh báo về triệu chứng “Cell phone elbow” (triệu chứng đau nhói hoặc bị tê ở khuỷu tay do dùng điện thoại quá lâu) dường như chỉ là lời nói sáo rỗng. Việc cất các thiết bị di động và tiện ích cho phép bạn tập trung vào công việc mà không bị gián đoạn liên tục bởi các thông báo, cuộc gọi và tin nhắn.
9. Chuẩn bị đồ đạc cho buổi sáng
Trước khi sắp đi ngủ, hãy chuẩn bị mọi thứ bạn cần cho ngày hôm sau. Điều này có thể sẽ khiến bạn mất tối đa khoảng 15 phút nhưng lại giúp bạn có nhiều thời gian hơn để uống cafe vào buổi sáng. Chẳng hạn, nếu học vào ca sáng, hãy để vào túi trang phục thể dục, giày, tất…. và tạo một checklist sẵn nên bạn sẽ không quên bất cứ thứ gì. Thậm chí, bạn cũng có thể để sẵn thức ăn vào hộp.
10. Tập thể dục 10 phút vào buổi sáng
Tập thể dục đã được chứng minh là tăng năng suất và kích thích quá trình giải phóng endorphin (hay còn được gọi là hormone hạnh phúc). Bạn có thể đi bộ ngoài trời và đón lấy những tia nắng đầu tiên trong ngày… Nếu không muốn ra ngoài, bạn cũng có thể rèn luyện sức khỏe bằng cách sử dụng máy chạy bộ hoặc áp dụng các động tác đơn giản để tập ở nhà.
11. Lên kế hoạch cho các nhiệm vụ nhỏ
Nếu được giao một dự án lớn, hãy chia nó thành nhiều nhiệm vụ nhỏ. Tạo một checklist và bắt đầu từ cái dễ nhất cho tới khi bạn hoàn thành. Chẳng hạn, bạn cần viết một bài báo, hãy bắt đầu với tiêu đề và câu đầu tiên. Nếu cần chuẩn bị slide cho bài thuyết trình, hãy dành 15 phút để lập dàn ý, nghỉ 5 phút và uống cafe, sau đó, lập 2 slide đầu tiên. Đạt được thứ gì đó, cho dù rất nhỏ bé, cũng sẽ mang đến cho bạn cảm giác về sự hoàn thành.
12. Thiết kế một khẩu hiệu truyền cảm hứng hoặc nhắc nhở
Bạn có thể in ra các câu trích dẫn và dán nó lên tường trước bàn làm việc. Hoặc để kích thích hơn, hãy trang trí nó bằng các nhãn dán và màu sắc bạn yêu thích, chẳng hạn như “Hãy làm ngay bây giờ” (Do it now), “Tôi có thể làm nó” (I can do it) hay Cố gắng nhiều hơn” (Try more)... Sau đó, mỗi lần bạn có ý định mở điện thoại lướt Facebook thì hãy nhìn lên những khẩu hiệu này nhé.
13. Trang trí lại phòng của bạn
Trang trí lại căn phòng theo ý thích cũng là một cách để tạo cảm hứng làm việc. Thói quen này sẽ giúp bạn rèn luyện khả năng sáng tạo, tạo cảm giác hoàn thành và có thêm động lực để làm thêm một điều gì đó thú vị nữa.
14. Chuẩn bị sẵn đồ ăn
Bạn có biết lúc đi từ bàn làm việc đến tủ lạnh, dù chỉ mất một vài phút nhưng bạn rất dễ dàng bị thu hút bởi những thứ khác không? Chẳng hạn như một chương trình TV, ai đó đang nói chuyện và vô số điều bất ngờ khác nữa. Do vậy, trước khi bắt đầu làm việc, hãy chuẩn bị một ít trái cây hoặc đồ ăn nhẹ trên bàn.
15. Lên kế hoạch để làm việc nhà
Ghi ra giấy những việc nhà phải làm hàng ngày, hàng tuần để khớp với thời gian làm việc của bạn. Bạn có thể tạo bảng với hình ảnh ngộ nghĩnh, dán chúng vào phòng tắm, cầu thang hoặc cửa ra vào. Bí quyết ở đây là hãy liệt kê càng nhiều càng tốt và bao gồm cả những việc cần hoàn thành của tuần tiếp theo. Chắc chắn là chẳng ai thích nhìn thấy một danh sách dài những việc chưa làm xong vào mỗi buổi sáng đúng không nào? Thế nên, bạn sẽ phải bắt tay vào làm ngay thôi!
Giờ thì bạn đã biết các mẹo nhỏ để chấm dứt bệnh ‘ì” của mình rồi đấy. Chúc bạn áp dụng thành công.
