Trước khi đi vào vấn đề chính, tôi muốn chia sẻ với bạn điều này.
Công cụ không cần thiết nhưng nếu sử dụng đúng công cụ thì cuộc sống của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn và tốt hơn rất nhiều.
Quan điểm chung của tôi về các ứng dụng, công cụ hay tài nguyên trên điện thoại là: chúng không quan trọng.
Tôi nói ra điều này bởi vì đa phần mọi người đều cố che đậy nó dù rằng họ vẫn cài đặt chúng. Chúng ta không ngừng tìm kiếm một ứng dụng mà có thể biến mình trở thành “một con quái vật” với năng suất làm việc khủng khiếp!
Hoặc chúng ta tin rằng các công cụ hoặc tài nguyên khác sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn.
Khi đề cập đến viết lách, Stephen King cũng có cách tiếp cận như vậy. Bất cứ khi nào được hỏi về các công cụ, ông thậm chí còn không còn trả lời. Nếu muốn trở thành một nhà văn giỏi hơn, ông đều khuyên: “Bạn học được nhiều nhất bằng cách đọc nhiều và viết nhiều, và các bài học giá trị nhất trong tất cả đó là những bài học mà bạn tự dạy cho chính bạn”.
Tôi chắc rằng bạn đều biết cách duy nhất để hoàn thành mọi thứ đó là: cúi đầu xuống và làm việc một cách điên cuồng. Nhưng thường, chúng ta vẫn có kiểu suy nghĩ:
Tất cả đều chỉ là những lý do cho sự trì hoãn.
Trong bài viết này, tôi có giới thiệu cho bạn 7 công cụ. Tuy nhiên, chúng không phải là nhân tố quyết định, mà đó chính là bạn.
Nếu sử dụng đúng cách thì chúng hoàn toàn có thể giúp bạn cắt giảm 10 giờ làm việc mỗi tuần đấy.
1. Grammarly
Grammarly là một trong những công cụ tuyệt vời giúp bạn kiểm tra ngữ pháp tiếng Anh. Tôi sử dụng nó hàng ngày để viết email trên Gmail, trả lời các bình luận và bất cứ website nào mà tôi phải viết thứ gì đó.
Không chỉ có add-on trên trình duyệt, bạn cũng có thể tải về phần mềm Grammarly cho máy tính để kiểm tra ngữ pháp khi viết trên MS Word, chẳng hạn như các cấu trúc câu bị động, đánh vần hay lỗi chấm câu.
Nói chung, Grammarly giúp tôi tiết kiệm 30 phút mỗi ngày. Thêm nữa, tôi cũng có thể tập trung hoàn toàn vào việc viết lách mà không cần phải lo lắng về việc soát lỗi ngữ pháp.
2. Blinkist
Đọc sách sẽ giúp bạn cải thiện sự tập trung, năng suất làm việc, sáng tạo và giảm stress. Những lợi ích đến từ thói quen này tuyệt vời đến mức mà nó khiến bạn nghĩ rằng mọi người nên đọc sách “như điên”.
Hoàn toàn không!
23% người Mỹ nói rằng họ không hề đọc cuốn sách nào trong năm vừa qua. Và số lượng cuốn sách họ đọc mỗi năm cũng rất ít. Chỉ có 28% đọc nhiều hơn 11 cuốn/năm mà thôi.
Tôi hiểu lý do. Đọc sách mất thời gian. Thêm nữa, một trong những khó khăn chính của tôi đó là chọn cuốn nào để đọc.
Ngày trước, tôi thường mua sách về đọc và bỏ giữa chừng vì thấy chúng chẳng có gì thú vị hoặc hữu ích. Chúng cũng tiêu tốn của tôi nhiều thời gian và năng lượng.
Nếu giống tôi, thì Reading list của bạn có khi còn tăng nhanh hơn cả số sách mà bạn có thể gạch bỏ khỏi danh sách này nữa và đó chính là vấn đề. Tại sao? Bạn muốn đọc những cuốn sách PHÙ HỢP. Bạn muốn đọc những cuốn sách giúp bạn phát triển cả về cuộc sống cá nhân, công việc lẫn tài chính.
Và cuối cùng, tôi đã tìm ra được giải pháp cho câu hỏi: “Tôi nên đọc cuốn sách nào tiếp theo?”. Đó chính là Blinkist.
Blinkist tạo ra các bản tóm tắt hết sức chất lượng về những cuốn sách “người thật, việc thật” (non-fiction). Mỗi ngày, tôi đọc tóm tắt của một cuốn và muốn đọc nhiều hơn, tôi sẽ mua sách thật. Nếu không, tôi chỉ cần gạt bỏ nó khỏi Reading list.
Thực tế đi bạn. Bạn không thể nào đọc tất cả các cuốn sách trên thế giới này được đâu. Và đó là điều quan trọng cần làm rõ đó là bạn phải quyết định được liệu bạn nên đọc cuốn gì.
Ngoài ra, tôi cũng không dựa vào các review để chọn sách bởi vì một cuốn sách “vô dụng” với người khác biết đâu với tôi lại rất giá trị.
3. Trello
“Tôi nên làm gì tiếp theo?”
“Tôi chán nản”
Bạn nên loại bỏ hai suy nghĩ này ra khỏi đầu. Tại sao? Bởi vì chúng gieo rắc vào trong đầu bạn “hạt giống” của thứ gọi là: lãng phí thời gian.
Tôi sử dụng Trello như là “đơn đặt hàng” các công việc mà tôi phải làm. Nếu chưa biết về Trello thì bạn có thể hiểu nôm na nó là một công cụ quản lý dự án toàn diện mà có thể được sử dụng theo nhiều cách.
Với Trello, bạn có thể tạo ra “các bảng” (board) cho mỗi dự án cần thực hiện. Và trên mỗi tấm bảng, bạn có thể liệt kê danh sách tất cả các hoạt động mà bạn phải hoàn thành đối với dự án đó.
Mỗi tuần, tôi dành thời gian để cập nhật các dự án của tôi. Nhờ đó, tôi có thể cải thiện sự tập trung và cũng biết mình phải làm gì.
Bất cứ khi nào không biết mình phải làm gì, tôi lại mở Trello: LUÔN LUÔN có thứ gì đó để bạn làm đấy.
4. Feedly / Medium
Đọc blog là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian của đa phần chúng ta.
Tôi có một lời khuyên đơn giản cho bạn: Hãy dừng nhấp chuột vào các bài báo mà bạn nhìn thấy trên News Feed của Facebook hay các mạng xã hội khác.
Đa phần mọi người truy cập Facebook, Twitter hoặc thậm chí là các trang tin tức và họ click vào bất cứ thứ gì mà họ thấy có vẻ thú vị.
ĐỪNG LÀM NHƯ VẬY!
Thay vì thế, hãy tạo một danh sách gồm 5 – 10 blog/tác giả mà bạn hâm mộ/yêu mến/theo dõi. Sau đó, thêm họ vào Feedly hoặc “follow” các blogger/nhà xuất bản trên Medium. Mỗi ngày, chỉ cần đọc các bài báo trên hai site này là bạn cũng đã lĩnh hội được rất nhiều thứ thú vị.
Công cụ này đã giúp tôi tiết kiệm được ít nhất 1 giờ “lang thang” trên mạng xã hội mỗi tuần.
5. Office 365 / Google Docs
Tôi biết khá nhiều chủ kinh doanh và freelancer không biết cách sử dụng các dịch vụ đám mây. Nếu bạn là một trong số đó thì bạn đang lãng phí khá nhiều thời gian đấy.
Một vài phút mở các tập tin từ thư mục, lưu chúng vào bộ nhớ ngoài hoặc chia sẻ tài liệu sang các bộ nhớ khác. Một vài phút bây giờ nhưng tính cả một tuần, có thể sẽ lên đến 1 giờ, sau vài tháng sẽ là vài chục giờ và một năm thì con số sẽ rất đáng kể.
Tôi sử dụng Office 365 bởi vì tôi cũng thích làm việc ngoại tuyến. Ngoài ra, Google Docs cũng rất lý tưởng.
Hãy nhớ một điều là nếu không làm việc trên đám mây thì có lúc bạn sẽ phải chuyển sang đó.
Tôi tiết kiệm 1 giờ mỗi tuần nhờ việc truy cập dễ dàng mọi tài liệu (trên tất cả các thiết bị) trên đám mây. Tôi chỉ tập trung vào làm việc, chia sẻ tài liệu, file excel và bài thuyết trình cho bạn bè mà chẳng cần quan tâm tới việc phải lưu chúng vào USB hay ổ cứng. Thêm nữa, tôi cũng không sợ mất dữ liệu khi máy tính có vấn đề và có thể truy cập mọi thứ chỉ với một chiếc latop, bất kể trước đó, tôi làm việc trên thiết bị gì đi nữa.
6. Ứng dụng lịch (Calendar) trên smartphone
Hãy quên đi các danh sách công việc, các ứng dụng cải thiện năng suất công việc hay bất cứ thứ gì mà cho bạn lời hứa rằng sẽ giúp bạn hoàn thành thứ bạn muốn.
Chỉ có duy nhất một thứ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình đó chính là ứng dụng lịch trên điện thoại của bạn.
Điều này hiển nhiên tới mức mà đa phần chúng ta ai cũng bỏ qua nó. Chúng ta thích trang trí cho to-do list với các ghi chú “7 sắc cầu vồng” và hào hứng khi gạch bỏ được thứ gì đó đã hoàn thiện.
Thực tế, nghiên cứu đã khẳng định rằng, to-do list không tuyệt vời như bạn nghĩ nhưng phần lớn ai cũng bị “dính” vào nó.
Hãy sử dụng ứng dụng lịch trên điện thoại của bạn như là công cụ tăng năng suất làm việc số 1. Tận dụng ngay nó, dành thời gian lập kế hoạch cho cả tuần. Hãy tự hỏi “khi nào sẽ làm việc này?” và sau đó, đánh dấu thời điểm bắt đầu ngay trên lịch của bạn.
Tôi đảm bảo nó sẽ giúp bạn tiết kiệm ít nhất 15 phút mỗi ngày so với việc phải đi cập nhật to-do list đấy. Mỗi ngày, tôi đều làm như vậy.
7. Tomighty
Tôi rất thích làm việc theo phương pháp Pomodoro. Nghiên cứu chỉ rằng Pomodoro có thể cải thiện sự tập trung và hiệu quả công việc của bạn.
Bất cứ khi nào không sử dụng các app như Tomighty, mỗi ngày của tôi đều rất lãng phí. Nhưng nếu trở về với nó, tôi lại có thể tiết kiệm được 1 giờ.
Bằng cách nào? Khi bạn làm việc trong các quãng thời gian (chẳng hạn như làm 30 phút, nghỉ 5 phút), bạn sẽ hoàn thành công việc với ít thời gian hơn nhờ sự tập trung được cải thiện.
Tổng cộng, 7 ứng dụng này sẽ giúp bạn cắt giảm 10 giờ làm việc mỗi tuần và nếu kiên trì khai thác chúng, bạn có thể gấp đôi thời gian rảnh rỗi.
