Mỗi ngày trên thế giới có hàng tỷ email được gửi đi, bởi vậy chẳng có gì phải ngạc nhiên nếu như email của chúng ta không thể có tác dụng đúng như mong muốn ban đầu. Thư điện tử là một cách thông tin liên lạc mang lại rất nhiều lợi ích như nhanh chóng, thuận tiện và tất cả mọi người đều có thể truy cập được. Tuy nhiên việc sử dụng thư điện tử có thật sự hiệu quả hay không? Câu trả lời là có nếu bạn thực hiện đúng 9 quy tắc đơn giản của việc viết những email hiệu quả mà bài viết nêu ra dưới đây. Mời các bạn tham khảo!
1. Độ dài của thư
Không đề cập đến những gì bạn muốn viết trong email, độ dài của bức thư là một trong những lỗi cần phải tránh đầu tiên. Chắc hẳn nhiều người trong số chúng ta đã từng nhận được một loạt những email dài dòng, điều đó thường làm cho bạn cảm thấy ngao ngán trước khi bắt đầu đọc nó đúng không? Việc đưa quá nhiều thông tin vào một email sẽ nhận được những phản ứng tiêu cực từ người đọc ngay từ lúc ban đầu nhìn thấy nó. Vì vậy, hãy viết email một cách ngắn gọn nhất có thể. Nếu có nhiều ý chính cần thảo luận trong email, hãy chia nó ra làm nhiều email khác nhau. Điều này có thể làm cho người đọc dễ dàng chú ý đến trọng tâm và giải quyết thông tin trong thư một cách nhanh gọn nhất. Hơn nữa, việc làm này tốt hơn là nã một “đống bom” cho người đọc làm cho họ có cảm giác như đang bị điều tra hoặc tra tấn vậy.
2. Mọi thứ trong thư phải thật rõ ràng
Nắm rõ trọng điểm và giải thích một cách nhanh chóng. Hãy để cho người đọc biết được thứ mà bạn muốn nói đến trong email ngay từ khi đọc câu đầu tiên, đừng làm cho anh ấy/cô ấy phải chờ đợi. Việc đưa ra trọng điểm một cách nhanh chóng có thể lấy được sự chú ý của người đọc. Nếu như anh ấy/cô ấy có thể hiểu rõ ràng ý nghĩa và nội dung trong email mà bạn muốn truyền tải thì họ có thể hành động theo đúng như người gửi yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.
3. Tối ưu hóa câu chủ đề
Việc viết chủ đề một cách rõ ràng sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc truyền tải thông tin hiệu quả. Vậy làm cách nào để có thể gửi cho người đọc nội dung chính xác thông tin mà bạn viết trong email? Hãy nghĩ đến việc viết chủ đề email giống với tiêu đề của một bài báo – để thu hút sự chú ý của người đọc một cách nhanh chóng. Viết một chủ đề có ý nghĩa và đừng ngại thay đổi nếu như nội dung hoặc đối tượng tiếp theo mà bạn muốn truyền tải không còn phù hợp với tiêu đề đó nữa. Nếu một email được gửi lại với nội dung và thông tin liên quan đã được thay đổi, hãy nhớ thay đổi chủ đề của mình nhé. Nếu không làm như vậy, người nhận có thể sẽ cảm thấy bối rối khi đọc email và dẫn đến việc hiểu sai ý nghĩa của bức thư.
4. Đừng vội gửi email ngay lập tức
Nếu đang chuẩn bị gửi một email quan trọng, đừng vội nhấn nút gửi ngay tức thì khi vừa mới viết xong. Hãy dành thời gian đọc lại email vừa viết một lần nữa. Ngoài ra, sẽ tốt hơn nếu có một người khác đọc lại bức thư của bạn. Nếu email của bạn đang viết về một vấn đề tế nhị, hãy nhờ người khác tham gia ý kiến để chắc chắn rằng ngữ điệu trong email của bạn là đúng với ngữ điệu bạn muốn gửi đi. Và đừng quên một điều quan trọng nữa, nếu email của bạn là một mẫu chuẩn để gửi thông tin tới tất cả mọi người thì hãy cân nhắc thật kỹ trước khi gửi nó nhé.
5. Chọn đúng thời điểm để gửi thư
Hãy luôn cân nhắc thời điểm gửi thư. Điều này còn phụ thuộc vào mục đích của email mà bạn muốn gửi. Chắc chắn rằng bạn không muốn email của mình bị lạc trong hộp thư đã quá tải của người nhận phải không? Vậy hãy nhớ thử cân nhắc xem: sáng thứ Hai đầu tuần luôn là thời điểm bận rộn vì mọi người phải bắt nhịp với công việc và giải quyết mọi thứ còn dang dở ở tuần trước nên rất khó dành thời gian kiểm tra kỹ càng hòm thư email được. Còn chiều thứ Sáu lại là thời điểm không tốt để gửi bởi vì mọi người thường về sớm hơn một chút để chuẩn bị cho kỳ nghỉ cuối tuần. Hãy nghĩ tới người nhận email của bạn và tìm hiểu xem thời điểm nào sẽ thích hợp cho anh ấy/cô ấy đọc nội dung email của bạn.
6. Đưa ra những thông tin liên quan
Hãy nhớ tới việc đưa ra những thông tin liên quan và mối liên kết đến nó. Nếu bạn đang yêu cầu ai đó làm điều gì cho bạn mà không đưa ra những thông tin liên quan đến nó thì nhiều khả năng họ sẽ không bận tâm đâu. Có nhiều người trong số chúng ta thường xuyên nhận được những email từ những người muốn kiểm tra thử phần mềm hoặc website của họ nhưng lại quên không gửi kèm link liên kết dẫn đến website đó. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, hầu hết mọi người đều cảm thấy thiếu thời gian, do đó, hãy làm cho nó trở nên dễ dàng tiếp nhận hơn.
7. Cho và nhận
Đừng chỉ gửi email khi muốn yêu cầu một điều gì đó. Hãy tìm hiểu thêm về những người khác. Nếu chỉ nghe một phía từ bạn khi bạn muốn người khác làm cho bạn một việc gì đó thì có thể người đó sẽ không đáp ứng được những yêu cầu mà bạn đưa ra đâu. Hãy xem làm cách nào để có thể giúp đỡ được những người khác nữa. Nếu bạn có nhiều khách hàng, hãy gửi đi những phân tích hoặc thông tin liên quan khi bạn bỏ qua khách hàng đó. Hãy giữ cho tâm trí của mình luôn tỉnh táo và tươi tỉnh. Nếu muốn bán một thứ gì đó cho khách hàng, bạn cần phải đưa ra cho họ những lợi ích mà khách hàng sẽ có được trước khi yêu cầu họ mua chúng. Tất cả mọi mối quan hệ đều liên quan đến việc cho và nhận.
8. Sử dụng thông điệp [EOM] – End of Message
Nếu có một tin nhắn ngắn muốn gửi tới người khác, vậy thì hãy cân nhắc đến việc sử dụng câu chủ đề (subject line) và thông điệp [EOM] viết tắt cho thông điệp “End of Message – Kết thúc một tin nhắn”. Nếu bạn chỉ muốn nói với người khác rằng bạn đã nhận được email của anh ta/cô ta hoặc hiểu rõ ràng về những việc bạn phải làm sau khi đọc email vậy hãy thử viết như sau:
SUBJECT: Tôi đã nhận được thư của bạn, tôi sẽ làm việc này [EOM].
Điều này sẽ giúp cho người nhận tiết kiệm thời gian khi không phải mở email mới. Mỗi giây phút tiết kiệm có thể gộp lại thành hàng phút, hàng giờ và hàng ngày, bạn có thể sử dụng chúng cho những việc khác có ích hơn.
9. Quản lý email cá nhân
Nếu bạn là người không thể kiểm soát được email của bạn, bạn sẽ nhận ra rằng những bức thư điện tử mà bạn gửi đi không có được câu trả lời như mong muốn. Nếu bạn không trả lời thư của người khác một cách kịp thời, họ sẽ không dành cho bạn sự tôn trọng hoặc bạn sẽ không có được thông tin mà bạn muốn.
Về bản chất, để sử dụng email một cách hiệu quả, bạn cần phải hiểu rõ rằng nó cũng giống như bất kỳ những hình thức liên lạc khác, mọi thứ đều phải rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự. Hãy giữ vững những quy tắc này trong tâm trí khi viết email bạn sẽ không đi sai đường.
Chúc các bạn vui vẻ!
