Hình minh họa. Nguồn: onesourcesoftware.com
Hình thức kế toán Nhật kí chung (General Journal)
Hình thức kế toán Nhật kí chung trong tiếng Anh là General Journal.
Hình thức kế toán Nhật kí chung là hình thức kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật kí (trọng tâm là sổ Nhật kí chung) theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
Kế toán lấy số liệu trên các sổ Nhật kí để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Các loại sổ sách kế toán sử dụng
Sổ Nhật kí
Sổ Nhật kí dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kì kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng với các tài khoản của nghiệp vụ đó
Các loại sổ Nhật kí
Thông thường, các nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ Nhật kí chung.
Với các mục đích riêng theo yêu cầu quản lí, kế toán sẽ thiết kế các sổ Nhật kí đặc biệt:
1. Nhật kí mua hàng: Ghi chép việc mua hàng chịu của sản phẩm hàng hóa dùng để bán
2. Nhật kí hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua: ghi chép việc mua hàng để bán nhưng trả lại cho nhà cung cấp hoặc giảm giá hàng mua do chất lượng kém, mất phẩm chất hay không đúng qui cách theo qui định trong hợp đồng kinh tế
3. Nhật kí bán hàng: Ghi chép việc bán chịu các sản phẩm hàng hóa
4. Nhật kí hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán: Ghi chép hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán do chất lượng kém, mất phẩm chất hay không đúng qui cách theo qui định trong hợp đồng kinh tế
5. Nhật kí thu tiền: Ghi chép tất cả các hợp đồng thu tiền
6. Nhật kí chi tiền: Ghi chép tất cả các hợp đồng chi tiền
Sổ Cái
Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kì kế toán và trong một niên độ kế toán theo tài khoản kế toán
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lí
Mối quan hệ giữa sổ Nhật kí và sổ Cái
Sau khi đã ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật kí chung, kế toán tiến hành chuyển số liệu từ sổ Nhật kí chung sang sổ Cái. Quá trình vào sổ cái được diễn ra theo 4 bước:
1. Tìm trong sổ cái cá tài khoản được ghi Nợ trong Nhật kí chung
2. Ghi chép ngày tháng phù hợp với Nhật kí chung vào cột ngày tháng
3. Ghi chép đối chiếu chuyển sổ
– Trên cột tham chiếu của sổ Nhật kí chung: Ghi số hiệu tài khoản vừa được chuyển sổ để tiếp tục công việc chuyển số nếu bị gián đoạn đột ngột
– Trên cột tham chiếu của sổ Cái: Ghi số trang nhật kí đã ghi chép nghiệp vụ để dễ dàng tham khảo khi cần thiết, vì trên sổ cái không có diễn giải chi tiết cho các số liệu này
4. Thực hiện tất cả các bước trên với tài khoản ghi Có
(Nguồn tham khảo: Kế toán Mỹ – Đối chiếu kế toán Việt Nam, TS. Phan Đức Dũng)
