Việc ước tính hiệu quả là một trong những thách thức khó khăn nhất mà mỗi nhóm Agile phải đối mặt trong quá trình làm dự án của họ. Bất kể quy mô nhóm lớn hay nhỏ, nhóm cần xác định, ước tính và phân phối công việc trong toàn nhóm sao cho phù hợp. Khi các nhóm có quy mô lớn, việc xây dựng thói quen tốt từ việc lập kế hoạch và ước tính công việc càng trở nên quan trọng hơn. Thiếu lập kế hoạch và ước tính sẽ làm các thành viên giảm niềm tin về tính khả thi, mức độ hoàn thành công việc, phá vỡ mối quan hệ giữa nhóm và khách hàng, đồng thời khiến cho mọi người khó phát triển hơn.
Trong một nghiên cứu về độ chính xác giữa việc cá nhân thực hiện ước tính và nhóm thực hiện ước tính, bao gồm 20 chuyên gia phần mềm từ cùng một công ty. Những người tham gia có nền tảng và vai trò khác nhau, mỗi người sẽ thực hiện ước tính riêng lẻ. Sau đó, họ thành lập năm nhóm, mỗi nhóm thống nhất một ước lượng bằng cách thảo luận và kết hợp kiến thức giữa các nhóm. Kết quả – Các ước tính dựa trên thảo luận nhóm chính xác hơn các ước tính riêng lẻ. Và kỹ thuật nhóm đã sử dụng để đưa ra ước tính đó có tên gọi là Planning Poker.
Planning Poker bắt nguồn từ đâu?
Theo một bài báo được viết cho Đại học Bang Sacramento, lịch sử của Planning Poker bắt nguồn từ một kỹ thuật ước tính khác có tên Wideband Delphi, được phát triển bởi RAND Corporation vào giữa thế kỷ XX.
Chuyên gia phần mềm James Grenning sau đó đã cải tiến kỹ thuật này vào năm 2002, gọi nó là Planning Poker và tinh chỉnh lại cho các nhóm Agile.
Cuối cùng, Mike Cohn của Mountain Goat Software đã phổ biến Planning Poker trong cộng đồng Scrum, cũng như một số kỹ thuật lập kế hoạch vào năm 2005 với cuốn sách “Agile estimating and planning”.
Planning Poker trong Agile là gì?
Planning Poker (còn được gọi là Scrum Poker) là một kỹ thuật dựa trên sự đồng thuận, kỹ thuật gamified để đưa ra con số ước tính, chủ yếu được sử dụng để ước tính nỗ lực hoặc quy mô tương đối của các hạng mục công việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm.
Planning Poker hoạt động như thế nào?
Để sắp xếp thứ tự ưu tiên của user stories trước khi bắt đầu thực hiện, nhóm Agile cần tìm hiểu xem sẽ mất bao nhiêu thời gian, cần nỗ lực bao nhiêu để xây dựng chúng. Thông thường nhóm sẽ nghiên cứu để biết story nào cần ưu tiên nhất bằng việc xem xét lại các hạng mục công việc trong Product backlog. Việc này thường được nhóm thực hiện trong buổi Backlog Grooming hoặc Iteration Planning. Việc ước tính thường dựa trên story points cần thiết để xây dựng từng story.
Planning Poker tập hợp tất cả thành viên trong nhóm (hoặc có thể mời thêm các chuyên gia từ phòng ban khác) để đạt được sự đồng thuận về nỗ lực cần thiết cho một số lượng hạng mục công việc. Đối với các nhóm phát triển phần mềm, các bên liên quan có thể tham gia bao gồm Product Owner, Scrum Master, Developers, UX designers, QA testers, Product Managers và một số thành viên khác.
Planning Poker hoạt động theo các bước sau:
1. Thiết lập
Mỗi thành viên trong nhóm đều được phát các thẻ bài giống hệt nhau với số lượng ước tính hợp lệ trên mỗi thẻ. Với một bộ thẻ bài thường được dùng, mỗi thẻ sẽ có giá trị tương ứng là các con số trong dãy Fibonacci (0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89); hay bộ thẻ bài sử dụng các giá trị theo chuỗi lũy thừa của 2 như 1, 2, 4, 8, v.v. Thông thường Scrum Master sẽ là người kiểm duyệt, chủ trì, điều phối cuộc họp.
2. Hiểu từng user story
Product Owner sẽ giải thích tổng quan ngắn gọn về nội dung của các user stories cần được ước tính. Nhóm sẽ xem từng story trong backlog theo thứ tự ưu tiên với Product Owner, sau đó nhóm sẽ đặt câu hỏi và thảo luận để làm rõ các yêu cầu cũng như những rủi ro có liên quan đến user story. Bảng tóm tắt của cuộc thảo luận được ghi lại bởi người điều phối, hoặc bởi một số thành viên của nhóm.
3. Gán story point cho từng user story
Khi nhóm đã thảo luận và hiểu về từng user story, lần lượt từng user story, mỗi người trong nhóm sẽ chỉ định story point dành cho user story này bằng cách chọn một thẻ bài đã được đánh số và úp thẻ xuống, đại diện cho ước tính của họ cho story đó. Sau đó, các thành viên sẽ chia sẻ giá trị đó với nhóm bằng cách đồng thời lật ngược thẻ bài lên cùng một lúc. Bằng cách này, những con số ước tính của mỗi người sẽ không bị ảnh hưởng từ người khác.
4. Giải thích về những thẻ có giá trị ước tính cao và thấp
Nếu tất cả những người tham gia tiết lộ cùng một thẻ, thì số đó sẽ trở thành con số đồng thuận chung của cả nhóm, lúc này nhóm có thể chuyển sang user story tiếp theo.
Nhưng nếu các thẻ khác nhau, thì nhóm sẽ tiếp tục thảo luận về story đó. Những người có ước tính cao hơn (hoặc thấp hơn) so với các thành viên còn lại của nhóm sẽ đưa ra lý do cho ước tính của họ và sau đó cuộc thảo luận tiếp tục.
5. Điều chỉnh ước tính
Khi mọi người đã giải thích về sự lựa chọn cao hơn hoặc thấp hơn của mình, cả nhóm sẽ tiến hành chọn lại thẻ bài. Nếu nhóm không ở cùng một địa điểm, thay vì chia sẻ trực tiếp với nhau, có thể trao đổi thông tin thẻ bài của mình bằng email hoặc nhắn tin trực tiếp cho người điều phối.
6. Hội tụ ý kiến về con số ước tính
Lặp lại quá trình ước tính cho đến khi đạt được sự đồng thuận. Thường chỉ mất 2-3 lần thảo luận cho đến khi nhóm có thể thống nhất về story point cho một user story.
Lợi ích mong đợi
Planning Poker mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các nhóm khi áp dụng một cách thuần thục:
- Planning Poker khuyến khích sự hợp tác và xây dựng nhóm.
- Sử dụng định dạng có cấu trúc giống như trò chơi giúp mọi thứ diễn ra theo chiều hướng tích cực, thoải mái và tránh cho cuộc họp ước tính bị sa lầy vào các cuộc phản biện, tranh cãi.
- Định dạng của cuộc họp mang đến cơ hội tận dụng kiến thức cũng như khám phá những hiểu biết sâu sắc từ tất cả các thành viên của nhóm. Đồng thời giúp cho các thành viên, đặc biệt là những người ít sôi nổi sẽ có cơ hội chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của họ. Những thảo luận sau khi đưa ra các ước tính ban đầu là một cách tuyệt vời để thu thập thông tin chi tiết về user story và các rủi ro liên quan đến nó.
Những sai lầm phổ biến
Bên cạnh những lợi ích thì Planning Poker cũng có những mặt trái như:
- Một mặt trái của Planning Poker nằm ở chỗ nó khiến cho “sự hội tụ ý kiến về con số ước tính” trở thành một nghĩa vụ chứ không phải là kết quả tự nhiên của việc thảo luận của cả nhóm.
- Việc đạt được sự đồng thuận có thể tạo cho nhóm một cảm giác “tự tin giả”. Nghĩa là họ có thể vẫn còn thiếu những thông tin quan trọng chưa được thảo luận và ước tính có thể vẫn bị sai lệch.
- Một người có sức ảnh hưởng cao trong nhóm có thể ảnh hưởng quá mức đến những người tham gia khác. Nếu không cẩn thận, có thể dẫn đến ước tính không phải do sự đồng thuận của cả nhóm.
- Nghiên cứu cho thấy ước tính của nhóm có xu hướng lạc quan hơn so với ước tính của mỗi thành viên đưa ra một cách riêng lẻ. Từ đó, phần thảo luận của một cuộc họp Planning Poker có thể dẫn đến việc một nhóm tự tin rằng họ có thể hoàn thành nhiều việc hơn với ít thời gian hơn họ thực sự có thể, dẫn đến không thể hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
Tổng kết
Planning Poker có thể là một kỹ thuật ước tính hữu ích cho bất kỳ nhóm nào trong bất kỳ tổ chức nào. Nhưng phương pháp này đặc biệt hiệu quả đối với các tổ chức có quy mô nhỏ. Các tổ chức có quy mô lớn đòi hỏi phải lập thành nhiều nhóm. Càng nhiều người tham gia vào một buổi Planning Poker, thì càng mất nhiều thời gian để đạt được sự đồng thuận hoàn toàn về từng hạng mục công việc. Chính vì vậy, khi ứng dụng Planning Poker, các tổ chức cần xem xét kỹ và thống nhất thực hiện ngay từ ban đầu để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Kiến thức tổng hợp bởi Masterskills (PMP, PMI-ATP Instructor)
References: PMI-ACP Exam Prep by Mike Griffiths, Head First Agile, visual-paradigm, wikipedia, productplan, agilealliance
Product Backlog là gì? Có quan hệ như thế nào với WBS
Bản tuyên ngôn Agile – lịch sử hình thành Agile
12 nguyên tắc của Agile
Trong dự án Agile, công việc ước tính có thật sự cần thiết?
Quản lý dự án với Scrum
Scrum of Scrums
User stories – Công cụ lên kế hoạch của Agile
Story points – Công cụ ước lượng của Agile
Velocity là gì – Công cụ đo lường tốc độ hoàn thành công việc của nhóm Agile
Story Map – Lập kế hoạch tổng quát trong Agile
Agile Retrospectives – Nhìn lại và cải tiến hiệu quả công việc dự án
Kanban – phương pháp giúp cải tiến quy trình làm việc của dự án
PDCA – Chu trình cải tiến liên tục
Personas – Công cụ xây dựng hình tượng khách hàng trong Agile
Lean – Tinh gọn hóa quy trình một cách hiệu quả
Hướng Dẫn Scrum – The Scrum Guide
Bóng đá có 3-5-2, Scrum có 3-5-3
Bắt đầu với Scrum từ đâu đây ta?
Một số cách chạy Daily scrum hiệu quả
