Hãy suy nghĩ về cách một gói công việc (Work Package) được xác định trong WBS: nó thường được mô tả chỉ sử dụng một hoặc hai từ. Nhưng việc phân công một giao phẩm dự án (deliverable) với một mô tả ngắn gọn như vậy cho một thành viên trong nhóm dự án có thể tạo ra nhiều biến thể và nhiều cách hiểu khác nhau. Nói cách khác, nó có thể tạo ra “trượt phạm vi” – scope creep. Một từ điển WBS (WBS dictionary) là giải pháp cho vấn đề này. Tài liệu này cung cấp mô tả công việc cần thực hiện cho từng gói công việc trong WBS và nó liệt kê các tiêu chí chấp nhận cho từng giao phẩm, đảm bảo kết quả công việc phù hợp với những gì cần thiết. Do đó, giám đốc dự án có thể sử dụng từ điển WBS để ngăn chặn scope creep trước khi công việc bắt đầu, thay vì xử lý scope creep trong khi công việc đang được thực hiện.
Từ điển WBS là một đầu ra của quy trình Create WBS. Tài liệu này có thể được sử dụng như một phần của hệ thống ủy quyền công việc (work authorization system) để thông báo cho các thành viên trong nhóm thời điểm gói công việc của họ sẽ bắt đầu.
Từ điển WBS là một tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về giao phẩm, hoạt động và thông tin tiến độ về từng thành phần trong WBS. Từ điển WBS là một tài liệu hỗ trợ WBS. Hầu hết các thông tin có trong từ điển WBS được tạo bởi các quy trình khác và được thêm vào tài liệu này ở giai đoạn sau. Thông tin trong từ điển WBS có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
– Mã định danh tài khoản
– Mô tả công việc
– Giả định và ràng buộc
– Tổ chức có trách nhiệm
– Cột mốc tiến độ
– Hoạt động liên kết
– Nguồn lực cần có
– Những ước tính về chi phí
– Yêu cầu chất lượng
– Tiêu chí chấp nhận
– Tài liệu tham khảo kỹ thuật
– Thông tin thỏa thuận
Từ điển WBS mẫu
Giám đốc dự án cũng có thể sử dụng từ điển WBS để kiểm soát những công việc gì được thực hiện khi nào; để ngăn chặn trượt phạm vi và củng cố sự hiểu biết của các bên liên quan về nỗ lực cần thiết cho mỗi gói công việc. Từ điển WBS về cơ bản đặt các ranh giới xung quanh những gì được bao gồm trong gói công việc, tương tự như cách tuyên bố phạm vi dự án (project scope statement) đặt các ranh giới xung quanh những gì được bao gồm trong một dự án.
Sự tương đồng của WBS – WBS dictionary, Activity – Activity attributes, Duration estimates – Basis of estimates, Project schedule – Schedule data, Cost estimates – Basis of estimates
