Risk – rủi ro là gì?
Risk – rủi ro có thể là một sự kiện bất khả kháng (như hỏa hoạn, covid), hoặc nó có thể là một điều kiện được xác định trước nhưng chưa xảy ra (có thể xảy ra hoặc không xảy ra). Nếu nó xảy ra, nó có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến một hoặc nhiều mục tiêu của dự án. Project manager cần tập trung vào các mối nguy (negative risk – threat) – có thể xảy ra sai sót và tác động tiêu cực đến dự án, các mối nguy khi xảy ra sẽ gây ra nhiều sự cố/vấn đề (issue / problem) cho dự án. Và đừng quên rằng cũng có thể có những tác động tích cực (positive risk) – được gọi là cơ hội (opportunity); cơ hội khi xảy ra sẽ đem lại lợi ích cho dự án.
Định nghĩa về quản lý rủi ro – Risk management
Quản lý rủi ro là quá trình xác định, đánh giá, lập kế hoạch phản ứng và phản ứng với các sự kiện/điều kiện, cả tích cực và tiêu cực, có thể xảy ra trong suốt quá trình của một dự án. Mục tiêu của quản lý rủi ro dự án là gia tăng khả năng và/hoặc tác động của rủi ro tích cực (cơ hội) và giảm khả năng và/hoặc tác động của rủi ro tiêu cực (mối đe dọa), để tối ưu hóa cơ hội thành công của dự án.
Rủi ro cần được xác định và quản lý ngay từ khi bắt đầu dự án và được cập nhật thường xuyên trong khi dự án đang được tiến hành. Project manager và nhóm xem xét những gì đã xảy ra trong dự án, tình trạng hiện tại của dự án và những gì chưa xảy ra, sau đó đánh giá lại các mối nguy và cơ hội tiềm ẩn.
Những thuật ngữ quan trọng trong quản lý rủi ro
1. Uncertainty
Là sự không chắc chắn do sự thiếu hiểu biết, thiếu thông tin về một việc gì đó, làm giảm đi sự tin cậy của chúng ta về các kết luận đưa ra. Công việc cần phải thực hiện, chi phí, thời gian, yêu cầu chất lượng, yêu cầu thông tin,… có thể không chắc chắn. Việc tìm hiểu các yếu tố không chắc chắn này có thể giúp xác định các rủi ro trong dự án.
2. Individual project risk – rủi ro riêng lẻ của dự án và Overall project risk – rủi ro tổng thể của dự án
Individual project risk: là một sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn có thể xảy ra, nếu nó xảy ra, có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến một hoặc nhiều mục tiêu dự án. Project manager thường sẽ đi sâu đi sát vào từng rủi ro cụ thể, câu hỏi mà Project manager thường đặt ra là “Dự án của tôi có những rủi ro nào?” (What risks).
Overall project risk: Là ảnh hưởng của sự không chắc chắn đối với toàn bộ dự án, hơn cả sự ảnh hưởng từ tất cả những rủi ro riêng lẻ gộp lại, nó còn bao gồm tất cả các nguồn gây ra sự không chắc chắn của dự án. Từ đó cho các bên liên quan biết được các tác động khác nhau của kết quả dự án, cả tích cực và tiêu cực. Sponsor thường ít quan tâm được sâu sát tới từng rủi ro cụ thể, thay vào đó họ quan tâm tới bức tranh tổng thể hơn, câu hỏi họ đặt ra là “Dự án rủi ro như thế nào?” (How risky), họ quan tâm tới rủi ro ảnh hưởng tới tổng thể của dự án.
3. Risk Factors – các yếu tố của rủi ro
Khi đánh giá rủi ro, chúng ta cần xác định những điều sau:
- Khả năng xảy ra của rủi ro
- Phạm vi các kết quả có thể xảy ra (tác động, mức độ ảnh hưởng)
- Thời gian dự kiến xảy ra trong dự án (khi nào)
- Tần suất xảy ra (mức độ thường xuyên)
4. Khẩu vị rủi ro và ngưỡng rủi ro
Các thuật ngữ này đề cập đến mức độ rủi ro mà một cá nhân hoặc nhóm sẵn sàng chấp nhận, chúng khác nhau tùy thuộc vào cá nhân hoặc tổ chức và lĩnh vực. Các lĩnh vực rủi ro có thể bao gồm bất kỳ ràng buộc nào của dự án (phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng,…), cũng như rủi ro đối với hình ảnh của doanh nghiệp, sự hài lòng của khách hàng và các yếu tố vô hình khác.
- Risk Appetite (Khẩu vị rủi ro): còn được gọi là khả năng chấp nhận rủi ro. Là một mô tả chung, tổng quan về mức độ rủi ro có thể chấp nhận được đối với một cá nhân hoặc một tổ chức.
- Risk Thresholds (Ngưỡng rủi ro): đề cập đến điểm cụ thể mà tại đó rủi ro trở nên không thể chấp nhận được, phản ánh khẩu vị rủi ro của tổ chức và các bên liên quan. Ví dụ, sponsor sẽ không chấp nhận rủi ro tiến độ bị trễ 15 ngày hoặc lâu hơn.
5. Risk Averse & Risk Prone
- Risk Averse: Là những người không muốn bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các mối đe dọa, là người không thích rủi ro.
- Risk Prone: Hay còn có tên gọi là Risk takers / Risk taking / Risk seeker. Là những người thích rủi ro, họ tin rằng rủi ro cao sẽ đem lại lợi nhuận cao. Trái ngược với Risk averse.
6. Project resilience – tính bền, tính chịu đựng, khả năng phục hồi của dự án
Khi những rủi ro phát sinh dần trở nên rõ ràng, hay còn gọi là những unknown-unknowns (những sự việc/điều kiện chưa xảy ra và cũng không nhận diện được) dần dần lộ diện, những rủi ro này chỉ nhận biết được khi nó xảy ra. Những rủi ro này có thể được khắc phục bởi việc phát triển, gia tăng tính chịu đựng của dự án.
Xây dựng khả năng chịu đựng rủi ro bằng cách nào?
- Có một khoản dự phòng (tiền & thời gian) cho những rủi ro phát sinh (unknown-unknowns), và known-unknowns (chưa xảy ra nhưng nhận diện được).
- Có những quy trình linh hoạt.
- Chia sẻ quyền với những thành viên trong nhóm, rõ ràng về mục tiêu của dự án với mọi người, tin tưởng giao phó.
- Thường xuyên xem xét những tín hiệu mà có thể dẫn tới những rủi ro phát sinh, càng sớm càng tốt.
- Xây dựng phạm vi dự án hoặc chiến lược có thể dễ thay đổi để ứng phó với rủi ro phát sinh.
